Ron MacInnis est un entrepreneur chevronné dans le domaine de l'automatisation des documents. Il est le fondateur et PDG de Document Agility. Ron avait auparavant fondé et dirigé AccuDraft, une société de génération de documents au service des organismes de services financiers, qui a été rachetée par Thomson Reuters.
Document Agility est une application SaaS conçue pour faciliter la création collaborative de documents pour les organisations de toutes tailles. Document Agility s'appuie sur HotDocs Cloud Services, une plateforme hébergée de création de documents.
La difficulté de créer efficacement des documents transactionnels
Presque toutes les transactions commerciales initiées par une entreprise nécessitent des documents pour consigner ce qui a été convenu et les modifications éventuelles. Bien que certains de ces documents soient des formulaires, des listes de contrôle et de simples communications, la plupart d'entre eux sont des accords rédigés sous forme de paragraphes, complexes, hautement personnalisés et souvent réglementés.
Les organisations avec lesquelles nous discutons nous indiquent qu'elles sont confrontées à trois défis majeurs lors de la création de ce type de documents transactionnels :
- Processus de création inefficaces, longs et coûteux
- Exactitude incertaine du document
- Accès limité aux données contenues dans les documents
La main-d'œuvre mobile et dispersée d'aujourd'hui représente un défi majeur
Dans le monde actuel, où les travailleurs sont dispersés et mobiles, la plupart des processus métier nécessitent une collaboration entre les équipes. Cela est particulièrement vrai pour la génération de documents transactionnels. Considérons les deux étapes fondamentales du processus : la collecte des données transactionnelles auprès des personnes et des systèmes qui les détiennent, et la conversion de ces données en documents requis. Le processus de collecte des données est hautement collaboratif, mais le langage utilisé dans les documents transactionnels est beaucoup trop complexe et réglementé pour être créé par les utilisateurs qui fournissent le texte. La génération de documents transactionnels nécessite plutôt que les utilisateurs collaborent à la collecte des données, qui sont ensuite converties en documents requis.
Ce processus de coordination des contributions de données de plusieurs équipes s'est avéré extrêmement difficile pour la plupart des organisations, notamment en raison du nombre de contributeurs impliqués, qu'il s'agisse de groupes internes ou de clients. Les documents transactionnels sont véritablement « crowdsourcés » et les contributeurs se trouvent souvent à plusieurs endroits différents et utilisent divers appareils pour effectuer leur travail.
Dans cet environnement de travail distribué, les données sont le plus souvent intégrées au processus documentaire de manière non structurée, par e-mail, via des feuilles de calcul, voire des listes de contrôle papier. Ces méthodes sont très inefficaces. Elles ne sont pas intégrées aux systèmes qui créent la documentation, de sorte que les informations doivent être copiées manuellement dans d'autres systèmes. Étant donné que des études montrent un taux d'erreur de frappe de 1 % et un taux d'erreur de 1,7 % dans les cellules des feuilles de calcul, les informations recopiées sont susceptibles de contenir des erreurs. De plus, avec autant de bruit dans la boîte de réception, les informations transmises par e-mail risquent toujours d'être perdues ou tout simplement de ne jamais être traitées.
La perte d'efficacité causée par des processus manuels et disparates de saisie des données coûte très cher aux entreprises. Le cabinet d'analystes Aberdeen Group estime que les processus contractuels inadéquats dans le cycle « du contrat à l'achat » coûtent en moyenne 5 % de leur chiffre d'affaires aux entreprises du Global 2000.
Une nouvelle approche
Document Agility aide les organisations à surmonter ces défis en modifiant leur approche de la génération de documents. Prenons deux technologies courantes qui ont bouleversé le secteur lors de leur apparition. Au début des années 1990, la technologie d'assemblage de documents a été introduite et a considérablement amélioré la création de documents juridiques. En 2006, avec l'introduction de Google Docs™, les utilisateurs ont pu collaborer à la création de documents statiques. Bien qu'aucune de ces technologies ne permette à elle seule de relever les défis critiques inhérents à la génération de documents transactionnels, Document Agility a combiné des éléments des deux dans une approche unifiée que nous appelons la génération collaborative de documents.
La génération collaborative de documents exige tout d'abord que les organisations repensent leur processus de collecte de données auprès de leurs contributeurs dispersés et mobiles. Pour ce faire, nous avons développé une approche que nous appelons « assemblage distribué de données », une technologie qui permet aux équipes de collaborer pour contribuer à la génération de documents. Chaque contributeur de données (une équipe de personnes ou un système d'entreprise) ajoute séquentiellement ses informations uniques à un ensemble de données accumulées qui peuvent être transférées efficacement entre les équipes de l'ensemble de l'organisation. Au fur et à mesure, les données sont « assemblées » pour former une représentation cumulative et précise d'une transaction donnée.
La génération collaborative de documents exige également que les organisations repensent leur manière de créer des documents à partir des données collectées. Dans la plupart des organisations, une fois les données transactionnelles collectées, les documents requis sont créés lorsque le personnel juridique interprète les données et crée les documents en les traitant manuellement ou en sélectionnant des clauses dans un système de gestion des contrats. Mais le processus d'interprétation, de par sa nature même, ouvre la voie à des erreurs et place la partie la plus longue et la plus difficile du processus de création de documents entre les mains du service juridique, le groupe le plus coûteux et le moins nombreux.
Document Agility enseigne aux organisations une nouvelle approche de la génération de documents transactionnels que nous appelons la création de documents basée sur des règles. Ce processus utilise des règles métier pour générer des documents directement à partir des données transactionnelles elles-mêmes en intégrant l'assemblage de données distribuées à l'assemblage de documents, à l'aide de la plateforme HotDocs™, leader du secteur. Cette approche élimine le goulot d'étranglement du service juridique, garantit l'uniformité et la conformité des documents et permet aux ressources juridiques de se concentrer sur des activités à plus forte marge.
Document Agility permet la création collaborative de documents dans le cloud
Document Agility permet aux organisations de mettre en œuvre immédiatement la génération collaborative de documents. Il s'agit d'une application cloud prête à l'emploi qui peut être hautement personnalisée, mais qui ne nécessite aucun projet informatique pour être mise en œuvre. Les organisations peuvent capturer les données de leurs équipes mobiles et dispersées, les transformer rapidement en documents précis et personnalisés, et utiliser les données collectées pour gérer leurs activités.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
