罗恩-麦金尼斯（Ron MacInnis）是一位资深的文档自动化企业家。他是 Document Agility 公司的创始人兼首席执行官。罗恩曾创建并领导 AccuDraft 公司，这是一家为金融服务机构服务的文档生成公司，后被汤森路透收购。
Document Agility 是一款 SaaS 应用程序，旨在为各种规模的企业提供协作式文档生成服务。Document Agility 基于托管文档生成平台 HotDocs Cloud Services 构建。
为高效创建事务性文件而奋斗
公司发起的几乎所有商业交易都需要文件来记录协议内容，并在发生任何变化时进行修订。虽然这些文件中有些是表格、核对表和简单的沟通方式，但大多数都是段落式协议，内容复杂、高度定制化，而且经常受到监管。
与我们交流过的机构告诉我们，在创建这类交易文件时，他们面临着三大挑战：
- 创建过程效率低、时间长、成本高
- 文件准确性不确定
- 对文件内数据的访问受限
当今的分布式移动员工是核心挑战
在当今分布式和移动办公的世界里，大多数业务流程都需要团队之间的协作。在生成交易文档时尤其如此。考虑一下流程的两个基本阶段：从拥有数据的人员和系统中收集交易数据，以及将数据转化为所需文档。数据收集过程具有高度协作性，但交易文档中的语言过于复杂和规范，无法由提供文本的用户创建。相反，生成事务性文档需要用户合作收集数据，然后将数据转化为所需文档。
事实证明，对于大多数组织而言，协调多个团队的数据贡献是一项极具挑战性的工作，尤其是考虑到所涉及的贡献者数量（从内部团队到客户）。事务性文档是真正的 "众包"，贡献者通常在多个地点使用各种设备开展工作。
在这种分布式工作环境中，数据通常是通过电子邮件、电子表格甚至纸质清单等非结构化方式提供给文档流程的。这些方法效率极低。它们没有与创建文档的系统集成，因此必须手动将信息复制到其他系统中。研究表明，按键错误率为 1%，电子表格单元格错误率为 1.7%，因此，重新复制的信息存在出错的风险。此外，由于收件箱中存在大量噪音，通过电子邮件传递的信息随时都有可能丢失或根本无法执行。
脱节的人工数据贡献流程导致效率下降，使企业损失惨重。据分析机构 Aberdeen Group 估计，在从合同到采购的周期中，糟糕的合同流程使全球 2000 强企业平均损失 5%的收入。
新方法
文档敏捷性（Document Agility）通过改变文档生成方式，帮助企业克服这些挑战。请看两种常见的文档技术，它们在出现之初都是颠覆性的力量。20 世纪 90 年代初，文档组装技术问世，极大地改进了法律文档的创建。2006 年，随着 Google Docs™ 的推出，用户可以合作创建静态文档。虽然这两种技术都不能单独解决生成事务性文档所面临的关键挑战，但文档敏捷公司将这两种技术的元素融合在一起，形成了一种统一的方法，我们称之为协作式文档生成技术。
协作式文档生成首先要求企业以不同的方式思考从分布式和移动式贡献者那里收集数据的过程。为此，我们开发了一种称为分布式数据组装的方法--一种使团队能够协作为文档生成流程提供数据的技术。每个数据贡献者--团队人员或业务系统--都会将其独特的信息添加到不断累积的数据集中，这些数据可以在整个组织的团队之间高效移动。在此过程中，数据被 "组装 "成一个准确、累积的特定事务表述。
协作式文档生成还要求企业以不同的方式思考如何根据收集到的数据创建文档。在大多数组织中，交易数据收集完毕后，法律人员会对数据进行解释，并通过手动文字处理或在合同管理系统中选择条款来创建文档，从而创建所需的文档。但是，解释过程本身就存在出错的可能性，而且它将文档创建过程中最耗时、最困难的部分完全交给了法律部门--成本最高、成员最少的部门。
Document Agility 向企业传授了一种新的事务性文档生成方法，我们称之为基于规则的文档创建（Rules-Based Document Creation）。该流程通过使用行业领先的 HotDocs™ 平台，将分布式数据组装与文档组装整合在一起，利用业务规则直接从交易数据本身生成文档。这种方法消除了法律部门的瓶颈，保证了文档的统一性和合规性，并使法律资源能够专注于利润更高的活动。
文档敏捷性实现云协作文档生成
Document Agility 允许企业立即实施协作式文档生成。它是一款基于云计算的即用型应用软件，可高度定制，但无需实施任何 IT 项目。企业可以从分布式、移动式的员工中获取数据，快速将数据转化为准确的定制文档，并利用收集到的数据开展业务。
编者按 本文最初发表于 HotDocs.com.2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
