Ron MacInnis ist ein langjähriger Unternehmer im Bereich Dokumentenautomatisierung. Er ist Gründer und CEO von Document Agility. Zuvor hatte Ron das Unternehmen AccuDraft gegründet und geleitet, einen Anbieter von Dokumentenerstellungslösungen für Finanzdienstleister, der von Thomson Reuters übernommen wurde.
Document Agility ist eine SaaS-Anwendung, die die gemeinsame Erstellung von Dokumenten für Unternehmen jeder Größe erleichtern soll. Document Agility basiert auf HotDocs Cloud Services, einer gehosteten Plattform zur Dokumentenerstellung.
Der Kampf um die effiziente Erstellung von Transaktionsdokumenten
Nahezu alle Geschäftsvorgänge eines Unternehmens erfordern Dokumente, in denen die getroffenen Vereinbarungen und etwaige Änderungen festgehalten werden. Obwohl es sich bei einigen dieser Dokumente um Formulare, Checklisten und einfache Mitteilungen handelt, sind die meisten davon komplexe, stark individualisierte und oft regulierte Vereinbarungen im Absatzstil.
Die Organisationen, mit denen wir sprechen, berichten uns, dass sie bei der Erstellung dieser Art von Transaktionsdokumenten mit drei großen Herausforderungen konfrontiert sind:
- Ineffiziente, langwierige und kostspielige Erstellungsprozesse
- Ungewisse Dokumentgenauigkeit
- Eingeschränkter Zugriff auf die Daten in Dokumenten
Die heutige verteilte, mobile Belegschaft ist die zentrale Herausforderung
In der heutigen Welt mit verteilten und mobilen Mitarbeitern erfordern die meisten Geschäftsprozesse die Zusammenarbeit zwischen Teams. Dies gilt insbesondere für die Erstellung von Transaktionsdokumenten. Betrachten wir die beiden grundlegenden Phasen des Prozesses: das Sammeln von Transaktionsdaten von den Personen und Systemen, die über diese Daten verfügen, und die Übersetzung dieser Daten in die erforderlichen Dokumente. Der Prozess der Datenerfassung ist in hohem Maße kooperativ, aber die Sprache in Transaktionsdokumenten ist viel zu komplex und reguliert, als dass sie von Benutzern, die Textbeiträge leisten, erstellt werden könnte. Stattdessen erfordert die Erstellung von Transaktionsdokumenten, dass Benutzer bei der Datenerfassung zusammenarbeiten, die dann in die erforderlichen Dokumente übersetzt werden.
Dieser Prozess der Koordinierung der Datenbeiträge mehrerer Teams hat sich für die meisten Unternehmen als unglaublich schwierig erwiesen – insbesondere angesichts der Anzahl der beteiligten Mitwirkenden, zu denen neben internen Gruppen auch Kunden gehören. Transaktionsdokumente sind echte „Crowdsourcing“-Produkte, und die Mitwirkenden befinden sich oft an verschiedenen Standorten und verwenden unterschiedliche Geräte, um ihre Arbeit zu erledigen.
In dieser verteilten Arbeitsumgebung werden Daten meist auf unstrukturierte Weise in den Dokumentationsprozess eingebracht – per E-Mail, Tabellenkalkulationen und sogar Papierchecklisten. Diese Methoden sind äußerst ineffizient. Sie sind nicht in Systeme integriert, die Dokumentationen erstellen, sodass Informationen manuell in andere Systeme kopiert werden müssen. Da Studien eine Fehlerquote von 1 % bei der Eingabe und 1,7 % bei Tabellenkalkulationen zeigen, besteht bei erneut kopierten Informationen ein Fehlerrisiko. Darüber hinaus besteht aufgrund der vielen Störfaktoren im Posteingang immer die Gefahr, dass per E-Mail übermittelte Informationen verloren gehen oder einfach nie bearbeitet werden.
Die durch unzusammenhängende, manuelle Datenerfassungsprozesse verursachten Effizienzverluste kosten Unternehmen viel Geld. Die Analystenfirma Aberdeen Group schätzt, dass schlechte Vertragsprozesse im Vertrags- und Beschaffungszyklus Global-2000-Unternehmen durchschnittlich 5 % ihres Umsatzes kosten.
Ein neuer Ansatz
Document Agility hilft Unternehmen dabei, diese Herausforderungen zu bewältigen, indem es ihre Herangehensweise an die Dokumentenerstellung verändert. Betrachten wir zwei gängige Dokumententechnologien, die bei ihrer Einführung bahnbrechend waren. Anfang der 1990er Jahre wurde die Technologie zur Dokumentenzusammenstellung eingeführt, die die Erstellung von Rechtsdokumenten erheblich verbessert hat. Seit der Einführung von Google Docs™ im Jahr 2006 können Nutzer gemeinsam an der Erstellung statischer Dokumente arbeiten. Keine dieser Technologien allein löst jedoch die kritischen Herausforderungen, die mit der Erstellung von Transaktionsdokumenten verbunden sind. Document Agility hat Elemente beider Technologien zu einem einheitlichen Ansatz kombiniert, den wir als „kollaborative Dokumentenerstellung” bezeichnen.
Die kollaborative Dokumentenerstellung erfordert zunächst, dass Unternehmen den Prozess der Datenerfassung von ihren verteilten und mobilen Mitwirkenden neu überdenken. Zu diesem Zweck haben wir einen Ansatz entwickelt, den wir „Distributed Data Assembly“ nennen – eine Technologie, mit der Teams bei der Bereitstellung von Daten für den Dokumentenerstellungsprozess zusammenarbeiten können. Jeder Datenlieferant – ein Team von Personen oder ein Geschäftssystem – fügt seine einzigartigen Informationen nacheinander zu einem wachsenden Datensatz hinzu, der effizient zwischen Teams innerhalb einer Organisation ausgetauscht werden kann. Dabei werden die Daten zu einer genauen, kumulativen Darstellung einer bestimmten Transaktion „zusammengesetzt”.
Die kollaborative Dokumentenerstellung erfordert auch, dass Unternehmen anders darüber nachdenken, wie sie Dokumente aus den gesammelten Daten erstellen. In den meisten Unternehmen werden nach der Erfassung der Transaktionsdaten die erforderlichen Dokumente erstellt, indem juristische Mitarbeiter die Daten interpretieren und Dokumente manuell mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen oder Klauseln in einem Vertragsmanagementsystem auswählen. Der Interpretationsprozess birgt jedoch naturgemäß die Möglichkeit von Fehlern und legt den zeitaufwändigsten und schwierigsten Teil des Dokumentenerstellungsprozesses direkt in die Hände der Rechtsabteilung – der Gruppe mit den höchsten Kosten und den wenigsten Mitgliedern.
Document Agility vermittelt Unternehmen einen neuen Ansatz für die Erstellung von Transaktionsdokumenten, den wir als regelbasierte Dokumentenerstellung bezeichnen. Bei diesem Verfahren werden Geschäftsregeln verwendet, um Dokumente direkt aus den Transaktionsdaten selbst zu generieren, indem die Verteilung von Daten mit der Dokumentenerstellung integriert wird. Dazu kommt die branchenführende Plattform HotDocs™ zum Einsatz. Dieser Ansatz beseitigt Engpässe in der Rechtsabteilung, garantiert einheitliche und konforme Dokumente und ermöglicht es den Rechtsabteilungen, sich auf margenstärkere Aktivitäten zu konzentrieren.
Dokumentenagilität ermöglicht die gemeinsame Erstellung von Dokumenten in der Cloud
Mit Document Agility können Unternehmen sofort mit der kollaborativen Dokumentenerstellung beginnen. Es handelt sich um eine cloudbasierte, sofort einsatzbereite Anwendung, die in hohem Maße anpassbar ist und dennoch keine IT-Projekte zur Implementierung erfordert. Unternehmen können Daten von ihren verteilten, mobilen Mitarbeitern erfassen, diese Daten schnell in genaue, maßgeschneiderte Dokumente umwandeln und die gesammelten Daten für ihre Geschäftsabläufe nutzen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
