Al tomar distancia y examinar lo que sucedió durante 2018, es natural simplemente catalogar los numerosos cambios que se produjeron en la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos. Hubo múltiples directivas nuevas, iniciativas nuevas y personal nuevo en la agencia. Se tomaron medidas que nunca antes habíamos visto por parte de la agencia, incluida la divulgación pública de información sobre cómo la agencia elige a las organizaciones para la revisión del cumplimiento. Se reintrodujeron programas para reconocer los esfuerzos voluntarios de los contratistas y subcontratistas federales, y se abordaron cuestiones que preocupaban a la comunidad de contratistas federales.
Un tema común que unifica el enfoque actual de la OFCCP para hacer cumplir sus mandatos reglamentarios podría resumirse con la etiqueta «Una nueva asociación». La OFCCP está cambiando la forma en que interactúa con los contratistas y subcontratistas federales. A cambio, se pide a los contratistas y subcontratistas federales que cambien la forma en que abordan sus obligaciones reglamentarias.
El papel de la OFCCP en la nueva asociación
Durante la administración Obama, la OFCCP consideraba que su función era la de defender a los trabajadores. Los contratistas y subcontratistas federales eran objeto de sospecha, ya que la agencia creía que existía una amplia discriminación en el sector privado. Esta suposición de discriminación se reconoció de forma más explícita en las diversas iniciativas de compensación de la OFCCP. La agencia publicaba habitualmente estadísticas en las que se afirmaba que las mujeres y los empleados pertenecientes a minorías cobraban menos que los hombres y los empleados blancos, y formulaba políticas y programas que intentaban corregir este desequilibrio declarado. Las revisiones de cumplimiento se convirtieron en un largo proceso en el que la OFCCP analizaba en profundidad las políticas y decisiones de las organizaciones con el fin de erradicar la discriminación en el empleo.
En 2018, la OFCCP decidió ponerse en contacto con los empleadores e intentar establecer una relación más positiva con la comunidad regulada. El deseo de la OFCCP de establecer una nueva asociación con los contratistas y subcontratistas federales quedó claramente demostrado en las presentaciones realizadas por el director en funciones de la OFCCP, Craig Leen, en la Conferencia Nacional del Grupo de Enlace con la Industria (ILG) celebrada este verano. El director en funciones Leen destacó que la agencia incorporaría cuatro principios en su toma de decisiones. Estos principios son la transparencia, la certeza, la eficiencia y el reconocimiento.
La nueva colaboración entre la OFCCP y la comunidad de contratistas federales, así como el compromiso de la OFCCP con los cuatro principios mencionados anteriormente, quedan bien reflejados en tres documentos elaborados por la agencia.
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- Metodología de programación: en abril de 2018, la OFCCP publicó un documento en el que explicaba cómo se seleccionaban las organizaciones para recibir notificaciones en las que se les informaba de que iban a ser sometidas a revisiones de cumplimiento de la acción afirmativa. Aunque el público sabía que la OFCCP contaba con un sistema denominado Sistema Federal de Selección de Contratistas (FCSS) que se utilizaba para seleccionar a las organizaciones que iban a ser sometidas a revisión, la OFCCP se había mostrado tradicionalmente reacia a divulgar información sobre los factores concretos utilizados en el FCSS. En abril, la OFCCP analizó esos factores con cierto detalle, proporcionando información sobre por qué determinadas organizaciones eran más propensas a ser elegidas y cuántas revisiones de cumplimiento podía esperar una organización determinada. Este fue un ejemplo importante de la decisión de la OFCCP de ser más transparente con la comunidad de contratistas federales.
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- «Qué pueden esperar los contratistas»: en agosto de 2018, la OFCCP publicó un documento titulado «Qué pueden esperar los contratistas federales». La OFCCP suele referirse a este documento como una «declaración de derechos» para los contratistas y subcontratistas federales. El documento establece que las organizaciones deben poder esperar que la OFCCP proporcione asistencia en materia de cumplimiento a la comunidad de contratistas y que la OFCCP intente llevar a cabo revisiones de cumplimiento de manera oportuna, eficiente y razonable.
- «Transparencia en las actividades de cumplimiento de la OFCCP»: en septiembre de 2018, la OFCCP publicó la Directiva 2018-08, titulada «Transparencia en las actividades de cumplimiento de la OFCCP». La Directiva proporciona información sobre las formas en que la OFCCP espera trabajar con los contratistas y subcontratistas federales de manera transparente y colaborativa durante una revisión de cumplimiento. La directiva revisa las orientaciones adicionales que ha publicado la OFCCP, incluidos los dos documentos mencionados anteriormente. A continuación, analiza las medidas que la agencia espera tomar durante todas las fases del proceso de revisión de cumplimiento para trabajar de manera eficaz con los contratistas y subcontratistas federales.
Estos documentos, junto con otras publicaciones y comunicados de la OFCCP, establecen que la OFCCP tiene la intención de tratar a los contratistas y subcontratistas federales como socios significativos a la hora de proporcionar igualdad de oportunidades a los solicitantes y empleados.
El papel del contratista federal en la nueva asociación
En cualquier buena asociación, se espera que ambas partes aporten algo. Tal es el caso de la nueva asociación entre la OFCCP y la comunidad de contratistas federales. La OFCCP ha indicado que hay expectativas que los contratistas y subcontratistas federales deben tener respecto a la agencia; la OFCCP también ha indicado que hay expectativas que la agencia tiene respecto a los contratistas y subcontratistas federales.
El director interino Leen ha declarado que el 100 % de las organizaciones obligadas a completar los AAP deberían hacerlo. 
El papel de los contratistas y subcontratistas federales en la nueva asociación queda bien ilustrado en tres documentos publicados por la OFCCP.
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- «Iniciativa de verificación del programa de acción afirmativa»: en agosto de 2018, la OFCCP publicó la Directiva 2018-07, titulada «Iniciativa de verificación del programa de acción afirmativa». La directiva deja claro que la OFCCP espera que los contratistas y subcontratistas federales cubiertos por las regulaciones del programa de acción afirmativa de la agencia completen sus planes de acción afirmativa (AAP) anualmente. El director en funciones, Leen, ha declarado que el 100 % de las organizaciones obligadas a completar los AAP deben hacerlo. La Directiva 2018-07 anuncia que habrá algún tipo de proceso de verificación para garantizar que esto se cumpla. Aunque no se ha anunciado la forma específica que adoptará el proceso de verificación, la Directiva 2018-07 advierte a los contratistas y subcontratistas federales de que se avecina algún tipo de certificación de la finalización de los AAP.
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- «Análisis de las prácticas de remuneración de los contratistas durante una evaluación de cumplimiento»: en agosto de 2018, la OFCCP también publicó la Directiva 2018-05, titulada «Análisis de las prácticas de remuneración de los contratistas durante una evaluación de cumplimiento». La Directiva 2018-05 deroga la anterior directiva de remuneración de la OFCCP y proporciona una mayor transparencia en cuanto al enfoque de la OFCCP para evaluar las políticas, prácticas y decisiones en materia de remuneración. La Directiva 2018-05 también reafirma el hecho de que la OFCCP espera que los contratistas y subcontratistas federales realicen esfuerzos directos y concertados para prevenir la discriminación salarial dentro de sus organizaciones.
- «Transparencia en las actividades de cumplimiento de la OFCCP»: la mayor parte de la Directiva 2018-08 se dedica a proporcionar información sobre cómo la OFCCP pretende ser un socio eficaz de los contratistas y subcontratistas federales. Sin embargo, la Directiva 2018-08 establece claramente que la comunidad de contratistas federales tiene responsabilidades en esta asociación. Además de completar los planes de acción afirmativa, se espera que los contratistas y subcontratistas federales (1) eviten la discriminación contra las clases cubiertas por las leyes federales de acción afirmativa, (2) presenten los AAP y otra información de manera oportuna durante una revisión de cumplimiento, y (3) permitan a la OFCCP acceder a sus establecimientos y registros durante una revisión de cumplimiento.
Resultados de la nueva asociación
En el próximo año, los contratistas y subcontratistas federales pueden esperar una serie de importantes consecuencias de esta nueva asociación con la OFCCP, entre las que se incluyen las siguientes:
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- La OFCCP ayudará a los contratistas y subcontratistas federales a cumplir con sus obligaciones federales en materia de acción afirmativa. La OFCCP proporcionará asistencia en materia de cumplimiento antes de que las organizaciones se sometan a una revisión de cumplimiento, y proporcionará información sobre lo que las organizaciones pueden esperar durante una revisión de cumplimiento, de modo que los contratistas y subcontratistas federales puedan prepararse adecuadamente.
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- La OFCCP proporcionará más información a las organizaciones sobre lo que la agencia está encontrando durante el curso de las revisiones de cumplimiento, de modo que las organizaciones puedan responder a las preguntas y tomar las medidas correctivas necesarias.
- La dirección de la OFCCP responderá a las inquietudes que planteen los contratistas y subcontratistas federales sobre la forma en que se llevan a cabo las revisiones de cumplimiento si los funcionarios de cumplimiento de la OFCCP no actúan de manera coherente con el nuevo enfoque de la OFCCP.
Si bien estos avances positivos deberían beneficiar a los contratistas y subcontratistas federales, los empleadores también deben comprender su papel en la nueva asociación.
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- La OFCCP esperará que los contratistas y subcontratistas federales que tienen la obligación de completar planes de acción afirmativa estén, de hecho, preparando AAP anualmente.
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- La OFCCP esperará que se realicen esfuerzos para prevenir la discriminación en todos los aspectos del empleo, incluyendo la contratación, la selección, la promoción, la retención y la remuneración.
- La OFCCP espera que un mayor conocimiento de las obligaciones en materia de acción afirmativa conduzca a una aplicación más eficaz de todas las partes de la normativa sobre acción afirmativa.
El director en funciones Leen ha elogiado a la comunidad de contratistas federales por sus esfuerzos para brindar oportunidades a todos los empleados, y ha señalado que la mayoría de las revisiones de cumplimiento de la OFCCP concluyen con una notificación de cumplimiento. Sin embargo, también ha declarado que no puede haber «aprovechados» en la comunidad de contratistas, y que la OFCCP aplicará de manera agresiva las normas que se han establecido. Es probable que la nueva asociación establecida en 2018 dé frutos interesantes durante 2019.
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
