OFCCP-Jahresrückblick 2018: Eine neue Partnerschaft

Wenn wir einen Schritt zurücktreten und die Ereignisse des Jahres 2018 betrachten, liegt es nahe, einfach die zahlreichen Veränderungen aufzulisten, die im Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums stattgefunden haben. Es gab mehrere neue Richtlinien, neue Initiativen und neues Personal in der Behörde. Es wurden Maßnahmen ergriffen, die wir von der Behörde noch nie zuvor gesehen hatten, darunter die Veröffentlichung von Informationen darüber, wie die Behörde Organisationen für die Überprüfung der Compliance auswählt. Programme zur Anerkennung freiwilliger Bemühungen von Bundesauftragnehmern und Subunternehmern wurden wieder eingeführt, und Probleme, die die Gemeinschaft der Bundesauftragnehmer beschäftigten, wurden angegangen.

Ein gemeinsames Thema, das den aktuellen Ansatz der OFCCP zur Durchsetzung ihrer regulatorischen Vorgaben vereint, lässt sich unter dem Begriff „Eine neue Partnerschaft“ zusammenfassen. Die OFCCP verändert die Art und Weise, wie sie mit Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes zusammenarbeitet. Im Gegenzug werden Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes aufgefordert, ihre Herangehensweise an ihre regulatorischen Verpflichtungen zu ändern.

Die Rolle der OFCCP in der neuen Partnerschaft

Während der Amtszeit von Obama sah sich die OFCCP in der Rolle eines Fürsprechers für Arbeitnehmer. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer standen unter Verdacht, da die Behörde davon ausging, dass es im privaten Sektor zu weitreichender Diskriminierung kam. Diese Annahme der Diskriminierung kam am deutlichsten in den verschiedenen Vergütungsinitiativen der OFCCP zum Ausdruck. Die Behörde veröffentlichte regelmäßig Statistiken, aus denen hervorging, dass weibliche und minderheitliche Mitarbeiter weniger verdienten als männliche und weiße Mitarbeiter, und formulierte Richtlinien und Programme, mit denen versucht wurde, dieses festgestellte Ungleichgewicht zu beseitigen. Compliance-Prüfungen wurden zu einem langwierigen Prozess, bei dem die OFCCP die Richtlinien und Entscheidungen einer Organisation „gründlich unter die Lupe nahm”, um Diskriminierung am Arbeitsplatz auszumerzen.

Im Jahr 2018 beschloss die OFCCP, auf Arbeitgeber zuzugehen und zu versuchen, eine positivere Beziehung zu den regulierten Unternehmen aufzubauen. Der Wunsch der OFCCP, eine neue Partnerschaft mit Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes aufzubauen, wurde durch die Präsentationen des amtierenden OFCCP-Direktors Craig Leen auf der nationalen Konferenz der Industry Liaison Group (ILG) in diesem Sommer deutlich. Der amtierende Direktor Leen betonte, dass die Behörde vier Grundsätze in ihre Entscheidungsfindung einbeziehen werde. Diese Grundsätze sind Transparenz, Sicherheit, Effizienz und Anerkennung.

Die neue Partnerschaft zwischen der OFCCP und den Auftragnehmern des Bundes sowie das Bekenntnis der OFCCP zu den vier oben genannten Grundsätzen werden durch drei von der Behörde erstellte Dokumente anschaulich dargestellt.

• • Methodik der Terminplanung – Im April 2018 veröffentlichte die OFCCP ein Dokument, in dem erläutert wurde, wie Organisationen ausgewählt wurden, um Benachrichtigungen zu erhalten, dass sie einer Überprüfung der Einhaltung der Affirmative Action unterzogen werden. Obwohl der Öffentlichkeit bekannt war, dass die OFCCP über ein System namens Federal Contractor Selection System (FCSS) verfügte, mit dem die zu überprüfenden Organisationen ausgewählt wurden, war die OFCCP traditionell nicht bereit, Informationen über die spezifischen Faktoren zu veröffentlichen, die im FCSS verwendet wurden. Im April erörterte die OFCCP diese Faktoren ausführlich und lieferte Informationen darüber, warum bestimmte Organisationen eher ausgewählt wurden und mit wie vielen Compliance-Prüfungen eine bestimmte Organisation rechnen musste. Dies war ein wichtiges Beispiel für die Entscheidung der OFCCP, gegenüber den Auftragnehmern des Bundes transparenter zu sein.

• • „Was Auftragnehmer erwarten können“ – Im August 2018 veröffentlichte die OFCCP ein Dokument mit dem Titel „Was Auftragnehmer der Bundesregierung erwarten können“. Dieses Dokument wird von der OFCCP oft als „Grundrechtecharta“ für Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes bezeichnet. In dem Dokument heißt es, dass Unternehmen davon ausgehen können, dass die OFCCP den Auftragnehmern Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften bietet und dass die OFCCP versucht, die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften zeitnah, effizient und in angemessener Weise durchzuführen.

• „Transparenz bei den Compliance-Aktivitäten der OFCCP“ – Im September 2018 veröffentlichte die OFCCP die Richtlinie 2018-08 mit dem Titel „Transparenz bei den Compliance-Aktivitäten der OFCCP“. Die Richtlinie enthält Informationen darüber, wie die OFCCP bei der Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften auf transparente und kooperative Weise mit Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes zusammenarbeiten möchte. Die Richtlinie gibt einen Überblick über weitere von der OFCCP veröffentlichte Leitlinien, darunter die beiden oben genannten Dokumente. Anschließend werden die Maßnahmen erläutert, die die Behörde in allen Phasen des Compliance-Prüfungsprozesses ergreifen möchte, um effektiv mit Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes zusammenzuarbeiten.

Diese Dokumente sowie verschiedene andere Veröffentlichungen und Erklärungen der OFCCP belegen, dass die OFCCP beabsichtigt, Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes als wichtige Partner bei der Gewährleistung der Chancengleichheit für Bewerber und Mitarbeiter zu behandeln.

Die Rolle des Bundesauftragnehmers in der neuen Partnerschaft

In jeder guten Partnerschaft wird von beiden Partnern erwartet, dass sie etwas beitragen. Dies ist auch bei der neuen Partnerschaft zwischen der OFCCP und den Auftragnehmern des Bundes der Fall. Die OFCCP hat darauf hingewiesen, dass Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes bestimmte Erwartungen an die Behörde haben sollten; die OFCCP hat auch darauf hingewiesen, dass die Behörde bestimmte Erwartungen an Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes hat.

 Der amtierende Direktor Leen hat erklärt, dass 100 % der Organisationen, die zur Erstellung von AAPs verpflichtet sind, dies auch tun sollten.

Die Rolle von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes in der neuen Partnerschaft wird durch drei Dokumente, die die OFCCP veröffentlicht hat, gut veranschaulicht.

• • „Initiative zur Überprüfung von Förderprogrammen für benachteiligte Gruppen“ – Im August 2018 veröffentlichte die OFCCP die Richtlinie 2018-07 mit dem Titel „Initiative zur Überprüfung von Förderprogrammen für benachteiligte Gruppen“. Die Richtlinie macht deutlich, dass die OFCCP von Bundesauftragnehmern und Subunternehmern, die unter die Vorschriften des Affirmative Action Program der Behörde fallen, erwartet, dass sie ihre Affirmative Action Plans (AAPs) jährlich fertigstellen. Der amtierende Direktor Leen hat erklärt, dass 100 % der Organisationen, die zur Fertigstellung von AAPs verpflichtet sind, dies auch tun sollten. Die Richtlinie 2018-07 kündigt an, dass es eine Art Überprüfungsverfahren geben wird, um sicherzustellen, dass dies auch geschieht. Obwohl die konkrete Form des Überprüfungsverfahrens nicht bekannt gegeben wurde, warnt die Richtlinie 2018-07 Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes fairerweise davor, dass eine Form der Zertifizierung für die Erfüllung der AAPs bevorsteht.

• • „Analyse der Vergütungspraktiken von Auftragnehmern während einer Konformitätsbewertung“ – Im August 2018 veröffentlichte die OFCCP außerdem die Richtlinie 2018-05 mit dem Titel „Analyse der Vergütungspraktiken von Auftragnehmern während einer Konformitätsbewertung“. Die Richtlinie 2018-05 hebt die vorherige Vergütungsrichtlinie der OFCCP auf und sorgt für mehr Transparenz hinsichtlich des Ansatzes der OFCCP bei der Bewertung von Vergütungsrichtlinien, -praktiken und -entscheidungen. Die Richtlinie 2018-05 bekräftigt außerdem, dass die OFCCP von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes erwartet, dass sie direkte und konzertierte Anstrengungen unternehmen, um Vergütungsdiskriminierung innerhalb ihrer Organisationen zu verhindern.

• „Transparenz bei den Compliance-Aktivitäten der OFCCP“ – Der Großteil der Richtlinie 2018-08 befasst sich mit Informationen darüber, wie die OFCCP eine effektive Partnerschaft mit Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes aufbauen will. Die Richtlinie 2018-08 stellt jedoch klar, dass auch die Auftragnehmer des Bundes in dieser Partnerschaft Verantwortung tragen. Neben der Umsetzung von Fördermaßnahmenplänen wird von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes erwartet, dass sie (1) Diskriminierung der durch die Fördermaßnahmen des Bundes geschützten Personengruppen verhindern, (2) Fördermaßnahmenpläne und andere Informationen während einer Compliance-Prüfung rechtzeitig einreichen und (3) der OFCCP während einer Compliance-Prüfung Zugang zu ihren Einrichtungen und Unterlagen gewähren.

Auswirkungen der neuen Partnerschaft

Im kommenden Jahr können Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes mit einer Reihe wichtiger Auswirkungen dieser neuen Partnerschaft mit der OFCCP rechnen, darunter die folgenden:

• • Die OFCCP unterstützt Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes dabei, ihre Verpflichtungen im Rahmen der Affirmative Action zu erfüllen. Die OFCCP bietet Compliance-Unterstützung, bevor Organisationen einer Compliance-Prüfung unterzogen werden, und informiert sie darüber, was sie während einer Compliance-Prüfung erwartet, damit sich Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes entsprechend vorbereiten können.

• • Die OFCCP wird Unternehmen mehr Einblick in die Ergebnisse der Konformitätsprüfungen geben, damit diese auf Fragen reagieren und gegebenenfalls erforderliche Korrekturmaßnahmen ergreifen können.

• Die Leitung der OFCCP wird auf Bedenken reagieren, die Bundesauftragnehmer und Subunternehmer hinsichtlich der Art und Weise der Durchführung von Compliance-Prüfungen äußern, wenn die Compliance-Beauftragten der OFCCP nicht im Einklang mit dem neuen Ansatz der OFCCP handeln.

Diese positiven Entwicklungen sollten zwar Bundesauftragnehmern und Subunternehmern zugutekommen, aber Arbeitgeber sollten auch verstehen, ihre Rolle in der neuen Partnerschaft

• • Die OFCCP erwartet von Bundesauftragnehmern und Subunternehmern, die zur Umsetzung von Fördermaßnahmen verpflichtet sind, dass sie tatsächlich jährlich Fördermaßnahmenpläne (AAPs) erstellen.

• • Die OFCCP erwartet, dass Anstrengungen unternommen werden, um Diskriminierung in allen Bereichen der Beschäftigung zu verhindern, einschließlich der Einstellung, Auswahl, Beförderung, Bindung und Vergütung.

• Die OFCCP geht davon aus, dass ein besseres Verständnis der Verpflichtungen im Rahmen der Affirmative Action zu einer effektiveren Umsetzung aller Teile der Affirmative-Action-Vorschriften führt.

Der amtierende Direktor Leen hat die Gemeinschaft der Bundesauftragnehmer für ihre Bemühungen gelobt, allen Mitarbeitern Chancen zu bieten, und darauf hingewiesen, dass die meisten OFCCP-Konformitätsprüfungen mit einer Konformitätsbescheinigung enden. Er hat jedoch auch erklärt, dass es in der Gemeinschaft der Auftragnehmer keine „Trittbrettfahrer” geben darf und dass die OFCCP die festgelegten Regeln konsequent durchsetzen wird. Die 2018 gegründete neue Partnerschaft dürfte 2019 interessante Früchte tragen.

Bitte beachten Sie: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihres Unternehmens. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © HR Analytical Services Inc.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.