Al mirar hacia atrás y examinar lo que sucedió durante 2018, es natural simplemente catalogar los numerosos cambios que ocurrieron en la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos. Hubo múltiples nuevas directivas, nuevas iniciativas y nuevo personal en la agencia. Se adoptaron medidas que nunca antes habíamos visto por parte de la agencia, incluida la divulgación pública de información sobre el modo en que la agencia elige a las organizaciones para la revisión del cumplimiento. Se reintrodujeron programas para reconocer los esfuerzos voluntarios de los contratistas y subcontratistas federales, y se abordaron cuestiones que preocupaban a la comunidad de contratistas federales.
Un tema común que unifica el enfoque actual de la OFCCP para hacer cumplir sus mandatos reglamentarios podría resumirse con la etiqueta "Una nueva asociación". La OFCCP está cambiando su forma de interactuar con los contratistas y subcontratistas federales. A cambio, se pide a los contratistas y subcontratistas federales que cambien su forma de abordar sus obligaciones reglamentarias.
El papel de la OFCCP en la nueva asociación
Durante el gobierno de Obama, la OFCCP veía su papel como el de un defensor de los trabajadores. Se sospechaba de los contratistas y subcontratistas federales, ya que la agencia creía que en el sector privado se producía una discriminación generalizada. Esta suposición de discriminación se reconoció de forma más explícita en las diversas iniciativas de compensación de la OFCCP. La agencia publicaba habitualmente estadísticas que proclamaban que las mujeres y los empleados pertenecientes a minorías cobraban menos que los hombres y los empleados blancos, y formulaba políticas y programas que intentaban corregir este desequilibrio declarado. Las revisiones de cumplimiento se convirtieron en un largo trabajo en el que la OFCCP realizaba una "inmersión profunda" en las políticas y decisiones de una organización con el fin de erradicar la discriminación en el empleo.
En 2018, la OFCCP decidió que se acercaría a los empleadores e intentaría establecer una relación más positiva con la comunidad regulada. El deseo de la OFCCP de establecer una nueva asociación con los contratistas y subcontratistas federales se evidenció claramente en las presentaciones realizadas por el Director Interino de la OFCCP, Craig Leen, en la Conferencia Nacional del Grupo de Enlace de la Industria (ILG) este verano. El Director en funciones Leen subrayó que la agencia incorporaría cuatro principios en su toma de decisiones. Estos principios son la transparencia, la certeza, la eficacia y el reconocimiento.
La nueva asociación entre la OFCCP y la comunidad de contratistas federales, así como el compromiso de la OFCCP con los cuatro principios señalados anteriormente, quedan bien ilustrados en tres documentos elaborados por la agencia.
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- Metodología de programación - En abril de 2018, la OFCCP publicó un documento que explicaba cómo se seleccionaban las organizaciones para recibir avisos que les informaban que se someterían a revisiones de cumplimiento de acción afirmativa. Si bien el público sabía que la OFCCP tenía un sistema llamado Sistema de Selección de Contratistas Federales (FCSS) que se utilizaba para seleccionar la organización que se sometería a una revisión, la OFCCP tradicionalmente no había querido divulgar información sobre los factores particulares utilizados en el FCSS. En abril, la OFCCP abordó esos factores con cierto detalle, facilitando información sobre los motivos por los que determinadas organizaciones tenían más probabilidades de ser elegidas y el número de revisiones de cumplimiento que podía esperar una organización determinada. Este fue un ejemplo importante de la decisión de la OFCCP de ser más transparente con la comunidad de contratistas federales.
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- "Lo que los contratistas pueden esperar" - En agosto de 2018, la OFCCP publicó un documento titulado "Lo que los contratistas federales pueden esperar". Este documento es a menudo referido por la OFCCP como una "declaración de derechos" para los contratistas y subcontratistas federales. El documento establece que las organizaciones deben poder esperar que la OFCCP proporcione asistencia de cumplimiento a la comunidad de contratistas y que la OFCCP intente realizar revisiones de cumplimiento de manera oportuna, eficiente y razonable.
- "Transparencia en las actividades de cumplimiento de la OFCCP" - En septiembre de 2018, la OFCCP publicó la Directiva 2018-08, que se titula "Transparencia en las actividades de cumplimiento de la OFCCP". La Directiva proporciona información sobre las formas en que la OFCCP espera trabajar con los contratistas y subcontratistas federales de manera transparente y colaborativa durante una revisión de cumplimiento. La directiva revisa la orientación adicional que la OFCCP ha publicado, incluidos los dos documentos mencionados anteriormente. A continuación, analiza las medidas que la agencia espera adoptar durante todas las fases del proceso de revisión del cumplimiento para trabajar eficazmente con los contratistas y subcontratistas federales.
Estos documentos, junto con otras publicaciones y pronunciamientos de la OFCCP, establecen que la OFCCP tiene la intención de tratar a los contratistas y subcontratistas federales como socios significativos a la hora de ofrecer igualdad de oportunidades a los solicitantes y empleados.
El papel del contratista federal en la nueva asociación
En toda buena asociación, se espera que ambos socios aporten algo. Tal es el caso de la nueva asociación entre la OFCCP y la comunidad de contratistas federales. La OFCCP ha indicado que hay expectativas que los contratistas y subcontratistas federales deben tener de la agencia; la OFCCP también ha indicado que hay expectativas que la agencia tiene de los contratistas y subcontratistas federales.
El Director en funciones Leen ha declarado que el 100% de las organizaciones obligadas a completar los PAA deberían estar haciéndolo. 
El papel de los contratistas y subcontratistas federales en la nueva asociación queda bien ilustrado en tres documentos que la OFCCP ha hecho públicos.
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- " Iniciativa de verificación del programa de acción afirmativa" - En agosto de 2018, la OFCCP publicó la Directiva 2018-07, que se titula "Iniciativa de verificación del programa de acción afirmativa". La directiva deja claro que la OFCCP espera que los contratistas y subcontratistas federales cubiertos por las regulaciones del programa de acción afirmativa de la agencia estén completando sus planes de acción afirmativa (AAP) anualmente. El Director Interino Leen ha declarado que el 100% de las organizaciones obligadas a completar los AAP deben estar haciéndolo. La Directiva 2018-07 anuncia que habrá algún tipo de proceso de verificación para asegurar que esto está ocurriendo. Aunque no se ha anunciado la forma específica que adoptará el proceso de verificación, la Directiva 2018-07 advierte a los contratistas y subcontratistas federales de que se avecina algún tipo de certificación de la realización de los PAA.
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- "Análisis de las Prácticas de Compensación del Contratista Durante una Evaluación de Cumplimiento" - En agosto de 2018, la OFCCP también publicó la Directiva 2018-05, que se titula "Análisis de las Prácticas de Compensación del Contratista Durante una Evaluación de Cumplimiento." La Directiva 2018-05 anula la anterior directiva de compensación de la OFCCP y proporciona una mayor transparencia con respecto al enfoque de la OFCCP para evaluar las políticas, prácticas y decisiones de compensación. La Directiva 2018-05 también restablece el hecho de que la OFCCP espera que los contratistas y subcontratistas federales realicen esfuerzos directos y concertados para prevenir la discriminación en la compensación dentro de sus organizaciones.
- "Transparencia en las actividades de cumplimiento de la OFCCP " - La mayor parte de la Directiva 2018-08 está dedicada a proporcionar información sobre cómo la OFCCP pretende ser un socio eficaz de los contratistas y subcontratistas federales. Sin embargo, la Directiva 2018-08 establece claramente que la comunidad de contratistas federales tiene responsabilidades en esta asociación. Además de completar los planes de acción afirmativa, se espera que los contratistas y subcontratistas federales (1) eviten la discriminación contra las clases cubiertas por las leyes federales de acción afirmativa, (2) presenten los AAP y otra información de manera oportuna durante una revisión de cumplimiento, y (3) permitan el acceso de la OFCCP a sus establecimientos y registros durante una revisión de cumplimiento.
Resultados de la nueva asociación
En el próximo año, los contratistas y subcontratistas federales pueden esperar una serie de importantes resultados de esta nueva asociación con la OFCCP, entre los que se incluyen los siguientes:
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- La OFCCP ayudará a los contratistas y subcontratistas federales a cumplir con sus obligaciones federales de acción afirmativa. La OFCCP proporcionará asistencia para el cumplimiento antes de que las organizaciones se sometan a una revisión de cumplimiento, y la OFCCP proporcionará información sobre lo que las organizaciones pueden esperar durante una revisión de cumplimiento para que los contratistas y subcontratistas federales puedan prepararse en consecuencia.
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- La OFCCP proporcionará más información a las organizaciones sobre lo que la agencia está encontrando durante el curso de las revisiones de cumplimiento para que las organizaciones puedan responder a las preguntas y tomar las medidas correctivas necesarias.
- La dirección de la OFCCP responderá a las inquietudes que los contratistas y subcontratistas federales planteen sobre la manera en que se están realizando las revisiones de cumplimiento si los oficiales de cumplimiento de la OFCCP no están actuando de manera coherente con el nuevo enfoque de la OFCCP.
Si bien estos avances positivos deberían beneficiar a los contratistas y subcontratistas federales, los empresarios también deberían comprender su papel en la nueva asociación.
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- La OFCCP espera que los contratistas y subcontratistas federales que tienen la obligación de elaborar planes de acción afirmativa preparen dichos planes anualmente.
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- La OFCCP esperará que se realicen esfuerzos para evitar la discriminación en todas las facetas del empleo, incluidos el reclutamiento, la selección, la promoción, la retención y la compensación.
- La OFCCP espera que un mayor conocimiento de las obligaciones en materia de discriminación positiva conduzca a una aplicación más eficaz de todas las partes de la normativa sobre discriminación positiva.
El Director en funciones Leen ha elogiado a la comunidad de contratistas federales por sus esfuerzos para ofrecer oportunidades a todos los empleados, señalando que la mayoría de las revisiones de cumplimiento de la OFCCP terminan con una notificación de cumplimiento. Sin embargo, también ha declarado que no puede haber "beneficiarios gratuitos" en la comunidad de contratistas, y que la OFCCP hará cumplir agresivamente las normas establecidas. Es probable que la nueva alianza establecida en 2018 dé frutos interesantes durante 2019.
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
