Bilan de l'année 2018 de l'OFCCP : un nouveau partenariat

Lorsque nous prenons du recul pour examiner ce qui s'est passé en 2018, il est naturel de simplement répertorier les nombreux changements qui ont eu lieu au sein du Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère américain du Travail. L'agence a adopté plusieurs nouvelles directives, lancé de nouvelles initiatives et recruté de nouveaux collaborateurs. Elle a pris des mesures sans précédent, notamment la publication d'informations sur la manière dont elle sélectionne les organisations soumises à un contrôle de conformité. Des programmes visant à reconnaître les efforts volontaires des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ont été réintroduits, et les questions qui préoccupaient la communauté des entrepreneurs fédéraux ont été abordées.

Le thème commun qui unifie l'approche actuelle de l'OFCCP en matière d'application de ses mandats réglementaires pourrait être résumé par l'expression « un nouveau partenariat ». L'OFCCP modifie sa manière d'interagir avec les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. En contrepartie, ces derniers sont invités à modifier leur approche vis-à-vis de leurs obligations réglementaires.

Le rôle de l'OFCCP dans le nouveau partenariat

Sous l'administration Obama, l'OFCCP considérait son rôle comme celui d'un défenseur des travailleurs. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux étaient considérés avec suspicion, l'agence estimant qu'il existait une discrimination généralisée dans le secteur privé. Cette hypothèse de discrimination était particulièrement évidente dans les différentes initiatives de l'OFCCP en matière de rémunération. L'agence publiait régulièrement des statistiques proclamant que les femmes et les employés issus de minorités étaient moins bien rémunérés que leurs homologues masculins et blancs, et élaborait des politiques et des programmes visant à corriger ce déséquilibre avéré. Les contrôles de conformité sont devenus un long processus fastidieux au cours duquel l'OFCCP examinait en profondeur les politiques et les décisions d'une organisation afin d'éradiquer la discrimination en matière d'emploi.

En 2018, l'OFCCP a décidé de tendre la main aux employeurs et de tenter d'établir une relation plus positive avec la communauté réglementée. La volonté de l'OFCCP d'établir un nouveau partenariat avec les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux a été clairement démontrée par les présentations faites par le directeur par intérim de l'OFCCP, Craig Leen, lors de la conférence nationale de l'Industry Liaison Group (ILG) cet été. Le directeur par intérim Leen a souligné que l'agence intégrerait quatre principes dans son processus décisionnel. Ces principes sont la transparence, la certitude, l'efficacité et la reconnaissance.

Le nouveau partenariat entre l'OFCCP et la communauté des entrepreneurs fédéraux, ainsi que l'engagement de l'OFCCP envers les quatre principes susmentionnés, sont clairement illustrés dans trois documents publiés par l'agence.

• • Méthodologie de planification – En avril 2018, l'OFCCP a publié un document expliquant comment les organisations étaient sélectionnées pour recevoir des avis les informant qu'elles feraient l'objet d'un contrôle de conformité en matière d'action positive. Alors que le public savait que l'OFCCP disposait d'un système appelé « Federal Contractor Selection System » (FCSS) utilisé pour sélectionner les organisations devant faire l'objet d'un contrôle, l'OFCCP s'était traditionnellement montré réticent à divulguer des informations sur les facteurs particuliers utilisés dans le FCSS. En avril, l'OFCCP a discuté de ces facteurs de manière assez détaillée, fournissant des informations sur les raisons pour lesquelles certaines organisations étaient plus susceptibles d'être choisies et sur le nombre de contrôles de conformité auxquels une organisation donnée pouvait s'attendre. Il s'agissait là d'un exemple important de la décision de l'OFCCP d'être plus transparent avec la communauté des entrepreneurs fédéraux.

• • « Ce à quoi les entrepreneurs peuvent s'attendre » – En août 2018, l'OFCCP a publié un document intitulé « Ce à quoi les entrepreneurs fédéraux peuvent s'attendre ». Ce document est souvent qualifié par l'OFCCP de « charte des droits » des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Il stipule que les organisations peuvent s'attendre à ce que l'OFCCP fournisse une aide à la conformité à la communauté des entrepreneurs et qu'il s'efforce de mener des contrôles de conformité de manière opportune, efficace et raisonnable.

• « Transparence dans les activités de conformité de l'OFCCP » – En septembre 2018, l'OFCCP a publié la directive 2018-08 intitulée « Transparence dans les activités de conformité de l'OFCCP ». Cette directive fournit des informations sur la manière dont l'OFCCP prévoit de travailler avec les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux de manière transparente et collaborative lors d'un contrôle de conformité. La directive passe en revue les directives supplémentaires publiées par l'OFCCP, y compris les deux documents mentionnés ci-dessus. Elle aborde ensuite les mesures que l'agence prévoit de prendre à toutes les étapes du processus de contrôle de conformité afin de travailler efficacement avec les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux.

Ces documents, ainsi que diverses autres publications et déclarations de l'OFCCP, établissent que l'OFCCP a l'intention de traiter les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux comme des partenaires importants dans la promotion de l'égalité des chances pour les candidats et les employés.

Le rôle des entrepreneurs fédéraux dans le nouveau partenariat

Dans tout partenariat fructueux, les deux partenaires sont censés apporter leur contribution. C'est le cas du nouveau partenariat entre l'OFCCP et la communauté des entrepreneurs fédéraux. L'OFCCP a indiqué que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux devaient avoir certaines attentes vis-à-vis de l'agence ; l'OFCCP a également indiqué que l'agence avait certaines attentes vis-à-vis des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux.

 Le directeur par intérim Leen a déclaré que 100 % des organisations tenues de remplir un AAP devraient le faire.

Le rôle des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux dans le nouveau partenariat est bien illustré par trois documents publiés par l'OFCCP.

• • « Initiative de vérification du programme d'action positive » – En août 2018, l'OFCCP a publié la directive 2018-07, intitulée « Initiative de vérification du programme d'action positive ». Cette directive indique clairement que l'OFCCP attend des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux soumis à la réglementation de l'agence en matière de programmes d'action positive qu'ils réalisent leurs plans d'action positive (AAP) sur une base annuelle. Le directeur par intérim Leen a déclaré que 100 % des organisations tenues de réaliser des AAP devraient le faire. La directive 2018-07 annonce qu'un processus de vérification sera mis en place pour s'assurer que cela est bien le cas. Bien que la forme spécifique que prendra ce processus de vérification n'ait pas été annoncée, la directive 2018-07 avertit clairement les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qu'une forme de certification de la mise en œuvre des AAP est à prévoir.

• • « Analyse des pratiques de rémunération des entrepreneurs lors d'une évaluation de conformité » – En août 2018, l'OFCCP a également publié la directive 2018-05, intitulée « Analyse des pratiques de rémunération des entrepreneurs lors d'une évaluation de conformité ». La directive 2018-05 abroge la précédente directive de l'OFCCP en matière de rémunération et offre une plus grande transparence quant à l'approche de l'OFCCP en matière d'évaluation des politiques, des pratiques et des décisions en matière de rémunération. La directive 2018-05 réaffirme également le fait que l'OFCCP attend des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qu'ils déploient des efforts directs et concertés pour prévenir toute discrimination en matière de rémunération au sein de leurs organisations.

• « Transparence dans les activités de conformité de l'OFCCP » – La majeure partie de la directive 2018-08 est consacrée à fournir des informations sur la manière dont l'OFCCP entend être un partenaire efficace des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Cependant, la directive 2018-08 stipule clairement que la communauté des entrepreneurs fédéraux a des responsabilités dans ce partenariat. Outre la mise en œuvre de plans d'action positive, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux sont tenus (1) de prévenir toute discrimination à l'encontre des catégories couvertes par les lois fédérales sur l'action positive, (2) de soumettre les plans d'action positive et autres informations en temps opportun lors d'un contrôle de conformité, et (3) d'autoriser l'OFCCP à accéder à leurs établissements et à leurs dossiers lors d'un contrôle de conformité.

Conséquences du nouveau partenariat

Au cours de l'année à venir, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux peuvent s'attendre à un certain nombre de retombées importantes de ce nouveau partenariat avec l'OFCCP, notamment les suivantes :

• • L'OFCCP aidera les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux à respecter leurs obligations fédérales en matière d'action positive. L'OFCCP fournira une aide à la conformité avant que les organisations ne se soumettent à un contrôle de conformité, et l'OFCCP fournira des informations sur ce à quoi les organisations peuvent s'attendre lors d'un contrôle de conformité afin que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux puissent se préparer en conséquence.

• • L'OFCCP fournira davantage d'informations aux organisations sur les conclusions de l'agence au cours des contrôles de conformité afin que celles-ci puissent répondre aux questions et prendre les mesures correctives nécessaires.

• La direction de l'OFCCP répondra aux préoccupations soulevées par les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux concernant la manière dont les contrôles de conformité sont effectués si les agents de conformité de l'OFCCP n'agissent pas conformément à la nouvelle approche de l'OFCCP.

Si ces évolutions positives devraient profiter aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux, les employeurs doivent également comprendre leur rôle dans ce nouveau partenariat.

• • L'OFCCP attendra des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qui ont l'obligation de mettre en œuvre des plans d'action positive qu'ils préparent effectivement des AAP chaque année.

• • L'OFCCP s'attend à ce que des efforts soient déployés pour prévenir la discrimination dans tous les aspects de l'emploi, y compris le recrutement, la sélection, la promotion, la fidélisation et la rémunération.

• L'OFCCP s'attend à ce qu'une meilleure connaissance des obligations en matière d'action positive conduise à une mise en œuvre plus efficace de toutes les parties de la réglementation relative à l'action positive.

Le directeur par intérim Leen a félicité la communauté des entrepreneurs fédéraux pour leurs efforts visant à offrir des opportunités à tous les employés, soulignant que la plupart des contrôles de conformité de l'OFCCP se terminent par un avis de conformité. Cependant, il a également déclaré qu'il ne pouvait y avoir de « resquilleurs » dans la communauté des entrepreneurs et que l'OFCCP appliquerait de manière stricte les règles établies. Le nouveau partenariat établi en 2018 devrait porter ses fruits en 2019.

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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.