Muchos contratistas federales recurren a agencias de empleo externas para satisfacer las necesidades laborales de sus lugares de trabajo, ya sea para contratar personal temporal o reclutadores para empleados fijos. Aunque se trata de una forma válida y útil de dotar de personal a una organización, esta práctica puede plantear varios retos a los contratistas federales, que deben cumplir diversos requisitos de mantenimiento de registros. Las normas de la OFCCP no abordan directamente esta práctica, lo que deja a muchos contratistas confundidos e inseguros sobre cómo garantizar el cumplimiento. Veamos algunas cuestiones que suelen surgir en este contexto.
Contratación temporal con posibilidad de conversión a indefinido
Al preparar un plan de acción afirmativa, no es difícil detectar a un contratista que contrata habitualmente a empleados de una bolsa de trabajadores temporales. Ya sabes a qué me refiero: ¡la temida tasa de contratación del 100 %! Comparas a los solicitantes con los contratados y ves, especialmente en los puestos de nivel inicial, que todos los que solicitaron el puesto fueron contratados. Esto suele significar una de estas tres cosas: (1) el contratista no llevaba un registro de todos los solicitantes o no todos los solicitantes están incluidos en los datos; (2) el contratista no reclutó eficazmente para el puesto; o (3) el contratista cubrió el puesto con trabajadores temporales. Las dos primeras cuestiones son temas para otro artículo, así que centrémonos en la tercera.
En primer lugar, no hay nada malo en contratar a trabajadores temporales. Una de las razones por las que los empleadores recurren a los trabajadores temporales es para evaluar su capacidad para realizar el trabajo, al tiempo que se ahorra dinero y se limita la responsabilidad. La pregunta para los contratistas es «¿quiénes son los candidatos para este puesto?». Aunque la respuesta puede variar en función de las circunstancias, por lo general, el grupo de candidatos está formado por todos los trabajadores temporales que están siendo evaluados o considerados para pasar de la condición de temporales a la de fijos. A menudo, se trata de personas que están siendo «consideradas» para el empleo. Por lo tanto, puede ser apropiado contar a esos trabajadores temporales como candidatos en su análisis de la ratio de impacto. Sin embargo, hay muchos factores que deben tenerse en cuenta antes de hacerlo, como si se debe incluir a personas que técnicamente no han solicitado el empleo, y se recomienda consultar con un asesor legal para determinar el mejor curso de acción para su organización. No obstante, se recomienda a los contratistas que consideren esta cuestión con antelación para garantizar que se mantengan los registros adecuados sobre los trabajadores temporales, según sea necesario.
Obligaciones de contratación
Sin embargo, suponiendo que esos trabajadores temporales sean sus candidatos, la siguiente pregunta suele ser «¿cómo se les contrató?». ¿La agencia de empleo se esforzó por contratar a mujeres, minorías, personas con discapacidad y veteranos protegidos para esos puestos temporales? ¿Se publicaron los puestos en la oficina local de desempleo del estado? Si no es así, la OFCCP podría concluir que el contratista no cumplió con sus obligaciones de contratación para esos puestos, ya que son las personas que ocupan los puestos permanentes del contratista. Además, si está cubriendo puestos permanentes con trabajadores temporales y la agencia de empleo ya ha llevado a cabo la contratación necesaria, entonces no se enfrenta al dilema de si debe realizar una contratación externa cuando no tiene intención de considerar a candidatos externos para los puestos.
Otra cuestión es si los reclutadores externos que buscan empleados fijos para su organización están reclutando efectivamente a mujeres, minorías, personas con discapacidad y veteranos protegidos, y publicando los puestos de trabajo en la agencia estatal de desempleo. Los contratistas deben ser conscientes de que la obligación de reclutar a mujeres, minorías, personas con discapacidad y veteranos protegidos, y de publicar los puestos de trabajo en la agencia estatal, se aplica en estas circunstancias. Por lo tanto, deben asegurarse de que dicho reclutamiento lo realice la agencia de reclutamiento o su propio personal interno. (Sin embargo, tenga en cuenta que los puestos no tienen que registrarse en la agencia estatal de desempleo si se cubren internamente, tienen una duración inferior a tres días o se trata de puestos ejecutivos o de alta dirección).
Seguimiento de los solicitantes
Una tercera pregunta que suele surgir es si se debe realizar un seguimiento de las personas que son contratadas o consideradas por una empresa de selección de personal para puestos vacantes en su organización, y de qué manera. Por ejemplo, si una agencia de contratación (tras realizar esfuerzos de reclutamiento de buena fe en su nombre) recibe 25 candidatos para un puesto en su organización y le envía a 5 de ellos para que los entreviste, ¿quiénes son los solicitantes que deben ser objeto de seguimiento y recuento? ¿Qué registros deben conservarse?
Suponiendo que se aplique la definición de solicitante por Internet, en general, todos los candidatos de las 25 personas que cumplen la definición de solicitante por Internet se considerarían solicitantes y deben incluirse en su análisis de la tasa de impacto. Esto significa que se les debe pedir que proporcionen información de autoidentificación sobre raza, género y discapacidad, así como sobre su condición de veterano protegido. Además, se le exige que mantenga registros de todas las personas consideradas, incluso si no cumplen todos los elementos de la definición de solicitante por Internet. Por lo tanto, deberá conocer el motivo por el que no se contrató a todos los candidatos, por lo que se deben aplicar los códigos de disposición adecuados a cada persona. No importa si esta información la recopila y mantiene la agencia de contratación o su organización, siempre y cuando se haga.
Recomendaciones
Antes de contratar a una empresa de selección de personal para buscar y evaluar candidatos para su organización, y antes de contratar habitualmente a trabajadores temporales sin un proceso de selección competitivo, debe plantearse varias cuestiones y desarrollar un protocolo para garantizar que se cumplan todos los requisitos de mantenimiento de registros.
- ¿Quiénes son los candidatos a nuestros puestos?
- ¿A quiénes se está considerando para nuestros puestos?
- ¿Quién es responsable de contratar activamente a mujeres, minorías, personas con discapacidad y veteranos protegidos?
- ¿Quién llevará un registro de las actividades de reclutamiento?
- ¿Quién solicita información voluntaria de identificación personal y mantiene esos registros?
- ¿Quién mantendrá los registros de todos los candidatos que fueron considerados?
- ¿Quién registrará los motivos por los que no se ha seleccionado a los candidatos?
- Si alguna de estas tareas se delega a una agencia externa, ¿desea recibir informes periódicos para asegurarse de que los registros son suficientes?
Como ha reiterado con frecuencia la OFCCP, los contratistas son libres de delegar cualquiera o todas sus obligaciones reglamentarias a otra entidad; sin embargo, la responsabilidad y la obligación de cumplir con la normativa recae en última instancia en el contratista. Cualquier incumplimiento por parte del delegado será responsabilidad del contratista. Por lo tanto, el contratista debe asegurarse de que la agencia de contratación o selección de personal con la que trabaja comprenda claramente qué es lo que se le delega. Esto debe hacerse mediante un acuerdo por escrito que establezca explícitamente esas tareas, como el seguimiento de los solicitantes, la solicitud de información de identificación personal, la documentación de los esfuerzos de contratación, etc.
Este artículo ha sido elaborado con fines meramente informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Consulte a un abogado sobre sus circunstancias particulares para determinar cuál es la mejor forma de proceder.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
