许多联邦承包商借助外部人力资源机构满足其工作场所的劳动力需求——无论是临时人员配置还是正式员工的招聘。虽然这是组织人员配置的有效途径，但对于必须遵守各类记录保存要求的联邦承包商而言，此类做法可能带来多重挑战。由于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的法规并未直接涉及此类实践，导致众多承包商在确保合规性方面感到困惑和不确定。下面我们将探讨此类情境中常见的若干问题。
临时雇佣转为长期雇佣
在制定平权行动计划时，不难发现那些惯于从临时工群体中招聘员工的承包商。您知道我在说什么——就是那个令人头疼的100%录用率！当您对比应聘者与录用者时，尤其在入门级岗位上，会发现所有应聘者都被录用了。 这通常意味着三种情况之一：(1) 承包商未完整记录所有申请者，或数据未涵盖全部申请者；(2) 承包商未有效开展岗位招聘；(3) 承包商用临时工填补岗位。前两项问题另文详述，本文聚焦第三种情况。
首先，雇佣临时工本身并无不妥。雇主使用临时工的原因之一，正是为了在节省成本、降低风险的同时，考察其胜任岗位的能力。承包商需要思考的问题是："该职位的申请者是谁？"尽管答案可能因具体情况而异，但通常而言，申请者群体应涵盖所有正在接受考核或被考虑转为正式员工的临时工。这些人员往往正是雇佣方"考虑录用"的对象。 因此，在影响比率分析中将这些临时工计入申请者范围或许合理。但实施前需考量诸多因素，例如是否纳入未正式提交求职申请者，建议咨询法律顾问以确定最适合贵机构的操作方案。承包商最好尽早关注此问题，确保按需妥善保存临时工的相关记录。
招聘义务
假设这些临时工是贵公司的应聘者，那么下一个问题往往是"他们是如何被招募的？"劳务派遣机构是否努力为这些临时岗位招募女性、少数族裔、残障人士及受保护的退伍军人？这些职位是否在当地州失业办公室进行了公示？若未履行上述义务，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）可能认定承包商未尽到招聘责任——毕竟这些岗位的填补者正是承包商永久职位的候选人。 此外，若您正用临时工填补永久职位，且劳务派遣机构已完成必要招聘程序，那么当您无意考虑外部申请者时，便无需面临是否应开展外部招聘的两难困境。
另一个问题是，外部招聘机构在为贵组织招募正式员工时，是否有效地招募了女性、少数族裔、残障人士及受保护的退伍军人，并向州失业机构登记了职位空缺。承包商应知悉，在这些情况下，招募女性、少数族裔、残障人士及受保护退伍军人并向州政府登记职位的义务依然适用。因此，他们应确保此类招聘工作由招聘机构或其内部员工完成。 （但需注意：若职位通过内部晋升填补、工作时长不足3天，或属于高管/高级管理岗位，则无需向州失业机构申报。）
申请者追踪
第三个常见问题是：是否需要追踪那些被猎头公司推荐或考虑录用到贵公司职位的个人，以及具体追踪方式。例如，若某招聘机构（在为贵公司进行善意招聘后）收到25名应聘者，并向贵公司推荐其中5人参加面试，那么哪些应聘者必须被追踪和计数？需要保留哪些记录？
假设互联网申请者定义适用，通常情况下，在符合该定义的25名候选人中，所有人员均应视为申请者，并必须纳入您的影响比率分析。这意味着应要求他们提供关于种族、性别、残疾状况及受保护退伍军人身份的自我识别信息。 此外，您必须为所有被考虑的个人保留记录，即使他们不符合互联网申请者定义的所有要素。因此，您需要了解所有候选人未被录用的原因，必须为每位个人应用相应的处置代码。无论此信息由招聘机构还是贵组织收集保存均无妨，关键在于必须完成记录工作。
建议
在委托招聘公司为贵机构招募和筛选候选人之前，以及在未通过竞争性选拔流程而常规性雇佣临时工之前，您应当审慎考量若干问题，并制定一套确保满足所有记录保存要求的操作规程。
- 我们的职位申请者是谁？
- 哪些人正在被考虑担任我们的职位？
- 谁负责积极招募女性、少数族裔、残障人士和受保护的退伍军人？
- 谁将负责维护招聘工作的记录？
- 谁在征集自愿提供的自我识别信息并保存这些记录？
- 谁将保存所有被考虑候选人的记录？
- 谁将记录不选定候选人的理由？
- 如果将上述任何任务委托给外部机构，您是否需要定期报告以确保记录完整？
正如联邦合同合规计划办公室（OFCCP）多次重申，承包商可自由将全部或部分监管义务委托给其他实体；但合规责任与法律责任最终仍由承包商承担。 受委托方任何失职行为均应由承包商承担责任。因此，承包商应确保其合作的劳务派遣或招聘机构明确理解具体委托事项。这需通过书面协议实现，协议应明确列明各项任务，例如跟踪应聘者信息、征集自我认同信息、记录招聘工作等。
本文仅供参考之用，不构成法律建议。请根据您的具体情况咨询律师，以确定最佳行动方案。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
