De nombreux entrepreneurs fédéraux font appel à des agences de recrutement externes pour répondre aux besoins en main-d'œuvre de leurs lieux de travail, qu'il s'agisse de personnel temporaire ou de recruteurs pour des employés permanents. Bien qu'il s'agisse d'un moyen valable et utile de doter une organisation en personnel, cette pratique peut présenter plusieurs défis pour les entrepreneurs fédéraux qui doivent se conformer à diverses exigences en matière de tenue de registres. Les réglementations de l'OFCCP ne traitent pas directement de cette pratique, ce qui laisse de nombreux entrepreneurs confus et incertains quant à la manière de garantir la conformité. Abordons quelques questions qui se posent fréquemment dans ce scénario.
Embauche temporaire à permanente
Lors de la préparation d'un plan d'action positive, il n'est pas difficile de repérer un entrepreneur qui embauche régulièrement des employés parmi un groupe de travailleurs temporaires. Vous voyez de quoi je parle : le redoutable taux d'embauche de 100 % ! Vous comparez les candidats aux personnes embauchées et vous constatez, en particulier pour les postes de débutants, que tous ceux qui ont postulé ont été embauchés. Cela signifie souvent l'une des trois choses suivantes : (1) le sous-traitant ne conservait pas les dossiers de tous les candidats ou tous les candidats ne sont pas inclus dans les données ; (2) le sous-traitant n'a pas recruté efficacement pour le poste ; ou (3) le sous-traitant a pourvu le poste avec des travailleurs temporaires. Les deux premières questions font l'objet d'un autre article, nous allons donc nous concentrer sur la troisième.
Tout d'abord, il n'y a rien de mal à embaucher des travailleurs temporaires. L'une des raisons pour lesquelles les employeurs ont recours à des intérimaires est de vérifier leur capacité à accomplir le travail tout en réalisant des économies potentielles et en limitant leur responsabilité. La question qui se pose aux entrepreneurs est la suivante : « Qui sont les candidats à ce poste ? » Bien que la réponse puisse varier en fonction des circonstances, le vivier de candidats est généralement constitué de tous les travailleurs temporaires qui sont évalués ou pris en considération pour passer du statut temporaire au statut permanent. Il s'agit souvent des personnes « envisagées » pour un emploi. Il peut donc être approprié de compter ces travailleurs temporaires comme candidats dans votre analyse du ratio d'impact. Cependant, de nombreux facteurs doivent être pris en compte avant de le faire, comme la question de savoir s'il faut inclure les personnes qui n'ont pas techniquement postulé à un emploi. Il est conseillé de consulter un conseiller juridique afin de déterminer la meilleure ligne de conduite pour votre organisation. Les entrepreneurs auraient toutefois tout intérêt à se pencher tôt sur cette question afin de s'assurer que les dossiers appropriés sont conservés sur les travailleurs temporaires, si nécessaire.
Obligations en matière de recrutement
En supposant que ces travailleurs temporaires soient vos candidats, la question suivante est souvent « comment ont-ils été recrutés ? » L'agence de recrutement s'est-elle efforcée de recruter des femmes, des minorités, des personnes handicapées et des vétérans protégés pour ces emplois temporaires ? Les emplois ont-ils été publiés auprès de l'agence locale pour l'emploi ? Si ce n'est pas le cas, l'OFCCP pourrait conclure que le sous-traitant n'a pas respecté ses obligations en matière de recrutement pour ces postes, car ce sont ces personnes qui occupent les emplois permanents du sous-traitant. De plus, si vous pourvoyez des postes permanents avec des travailleurs temporaires et que l'agence de recrutement a déjà procédé au recrutement requis, vous n'êtes pas confronté au dilemme de savoir si vous devez procéder à un recrutement externe alors que vous n'avez pas l'intention de prendre en considération des candidats externes pour ces postes.
Une autre question est de savoir si les recruteurs externes qui recherchent des employés permanents pour votre organisation recrutent efficacement des femmes, des minorités, des personnes handicapées et des anciens combattants protégés, et s'ils publient les offres d'emploi auprès de l'agence nationale pour l'emploi. Les entrepreneurs doivent savoir que l'obligation de recruter des femmes, des minorités, des personnes handicapées et des anciens combattants protégés, et de publier les offres d'emploi auprès de l'agence nationale s'applique dans ces circonstances. Ils doivent donc s'assurer que ce recrutement est effectué soit par l'agence de recrutement, soit par leur propre personnel interne. (Notez toutefois que les postes ne doivent pas être enregistrés auprès de l'agence pour l'emploi de l'État s'ils sont pourvus en interne, s'ils sont d'une durée inférieure à 3 jours ou s'il s'agit d'un poste de direction ou de cadre supérieur).
Suivi des candidats
Une troisième question qui se pose souvent est de savoir s'il faut suivre les personnes recrutées ou prises en considération par une agence de recrutement pour des postes vacants au sein de votre organisation, et comment procéder. Par exemple, si une agence de recrutement (après avoir mené de bonne foi des efforts de recrutement en votre nom) reçoit 25 candidatures pour un poste au sein de votre organisation et vous envoie 5 d'entre elles pour un entretien, quels sont les candidats qui doivent être suivis et comptabilisés ? Quels documents doivent être conservés ?
En supposant que la définition du candidat Internet s'applique, en général, tous les candidats parmi les 25 personnes qui répondent à la définition du candidat Internet seraient considérés comme des candidats et doivent être inclus dans votre analyse du ratio d'impact. Cela signifie qu'il faut leur demander de fournir des informations d'auto-identification sur leur race, leur sexe, leur handicap et leur statut de vétéran protégé. En outre, vous êtes tenu de conserver les dossiers de toutes les personnes prises en considération, même si elles ne répondent pas à tous les critères de la définition d'un candidat Internet. Vous devrez donc connaître la raison pour laquelle tous les candidats n'ont pas été embauchés, afin d'attribuer à chacun d'entre eux un code de disposition approprié. Peu importe que ces informations soient collectées et conservées par l'agence de recrutement ou par votre organisation, tant que cela est fait.
Recommandations
Avant de faire appel à une agence de recrutement pour solliciter et sélectionner des candidats pour votre organisation, et avant d'embaucher systématiquement des travailleurs temporaires sans processus de sélection concurrentiel, vous devez vous poser diverses questions et élaborer un protocole afin de vous assurer que toutes les exigences en matière de tenue de registres sont respectées.
- Qui sont les candidats à nos postes ?
- Qui est pris en considération pour nos postes ?
- Qui est chargé de recruter activement des femmes, des personnes issues de minorités, des personnes handicapées et des anciens combattants protégés ?
- Qui conservera les dossiers relatifs aux efforts de recrutement ?
- Qui sollicite les informations d'auto-identification volontaires et conserve ces dossiers ?
- Qui conservera les dossiers de tous les candidats qui ont été pris en considération ?
- Qui consignera les raisons pour lesquelles les candidats n'ont pas été sélectionnés ?
- Si l'une de ces tâches est déléguée à un organisme externe, souhaitez-vous recevoir des rapports périodiques afin de vous assurer que les registres sont suffisants ?
Comme l'OFCCP l'a souvent répété, les entrepreneurs sont libres de déléguer tout ou partie de leurs obligations réglementaires à une autre entité ; toutefois, la responsabilité et l'obligation de conformité incombent en dernier ressort à l'entrepreneur. Tout manquement de la part du délégataire sera de la responsabilité du sous-traitant. Ainsi, un sous-traitant doit s'assurer que l'agence de recrutement ou de placement avec laquelle il travaille comprend clairement ce qui lui est délégué. Cela doit se faire par le biais d'un accord écrit qui définit explicitement ces tâches, telles que le suivi des candidats, la collecte d'informations d'auto-identification, la documentation des efforts de recrutement, etc.
Cet article a été rédigé à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Veuillez consulter un avocat afin de déterminer la meilleure ligne de conduite à adopter en fonction de votre situation particulière.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
