Viele Auftragnehmer der US-Bundesregierung greifen auf externe Personalagenturen zurück, um den Personalbedarf ihrer Arbeitsstätten zu decken – sei es für Zeitarbeitskräfte oder für die Rekrutierung von Festangestellten. Diese Praxis ist zwar eine sinnvolle und nützliche Möglichkeit, um eine Organisation mit Personal auszustatten, kann jedoch für Auftragnehmer der US-Bundesregierung, die verschiedene Aufzeichnungspflichten erfüllen müssen, mehrere Herausforderungen mit sich bringen. Die Vorschriften der OFCCP gehen nicht direkt auf diese Praxis ein, was bei vielen Auftragnehmern zu Verwirrung und Unsicherheit hinsichtlich der Einhaltung der Vorschriften führt. Lassen Sie uns einige Probleme ansprechen, die in diesem Zusammenhang häufig auftreten.
Befristete Anstellung mit Option auf Festanstellung
Bei der Erstellung eines Affirmative Action Plans ist es nicht schwer, einen Auftragnehmer zu erkennen, der regelmäßig Mitarbeiter aus einem Pool von Zeitarbeitskräften einstellt. Sie wissen, wovon ich spreche – die gefürchtete 100-prozentige Einstellungsquote! Sie vergleichen die Bewerber mit den eingestellten Mitarbeitern und stellen fest, dass insbesondere bei den Einstiegsjobs alle Bewerber eingestellt wurden. Dies bedeutet oft eines von drei Dingen: (1) Der Auftragnehmer hat nicht alle Bewerber erfasst oder nicht alle Bewerber sind in den Daten enthalten; (2) der Auftragnehmer hat die Stelle nicht effektiv besetzt; oder (3) der Auftragnehmer hat die Stelle mit Zeitarbeitskräften besetzt. Die ersten beiden Punkte sind Themen für einen anderen Artikel, daher konzentrieren wir uns auf Punkt 3.
Zunächst einmal ist es völlig in Ordnung, Zeitarbeitskräfte einzustellen. Ein Grund, warum Arbeitgeber Zeitarbeitskräfte einsetzen, ist, dass sie deren Fähigkeiten für die Ausübung der Tätigkeit überprüfen und gleichzeitig möglicherweise Kosten sparen und ihre Haftung begrenzen können. Die Frage für Auftragnehmer lautet: „Wer sind die Bewerber für diese Stelle?“ Die Antwort kann je nach den Umständen variieren, aber im Allgemeinen umfasst der Bewerberpool alle Zeitarbeitskräfte, die überprüft oder für einen Wechsel vom Zeitarbeitsverhältnis in ein festes Arbeitsverhältnis in Betracht gezogen werden. Das sind oft die Personen, die für eine Anstellung „in Betracht gezogen“ werden. Daher kann es sinnvoll sein, diese Zeitarbeitskräfte in Ihrer Impact-Ratio-Analyse als Bewerber zu berücksichtigen. Bevor Sie dies tun, sollten Sie jedoch viele Faktoren berücksichtigen, z. B. ob Sie Personen einbeziehen möchten, die sich technisch gesehen nicht um eine Anstellung beworben haben. Es empfiehlt sich, mit einem Rechtsberater zu sprechen, um die beste Vorgehensweise für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Auftragnehmer sollten dieses Thema jedoch frühzeitig berücksichtigen, um sicherzustellen, dass bei Bedarf geeignete Unterlagen über die Zeitarbeitskräfte geführt werden.
Einstellungspflichten
Angenommen, diese Zeitarbeitskräfte sind Ihre Bewerber, dann lautet die nächste Frage oft: „Wie wurden sie rekrutiert?“ Hat sich die Personalvermittlungsagentur bemüht, Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderung und geschützte Veteranen für diese Zeitarbeitsstellen zu rekrutieren? Wurden die Stellen beim örtlichen Arbeitsamt ausgeschrieben? Wenn nicht, könnte die OFCCP zu dem Schluss kommen, dass der Auftragnehmer seinen Rekrutierungspflichten für diese Positionen nicht nachgekommen ist, da es sich um Personen handelt, die die Festanstellungen des Auftragnehmers besetzen. Wenn Sie darüber hinaus feste Stellen mit Zeitarbeitskräften besetzen und die Personalvermittlungsagentur bereits die erforderliche Rekrutierung durchgeführt hat, stehen Sie nicht vor dem Dilemma, ob Sie eine externe Rekrutierung durchführen sollten, obwohl Sie nicht die Absicht haben, externe Bewerber für die Stellen in Betracht zu ziehen.
Eine weitere Frage ist, ob externe Personalvermittler, die reguläre Mitarbeiter für Ihr Unternehmen suchen, tatsächlich Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderung und geschützte Veteranen rekrutieren und die Stellen bei der staatlichen Arbeitsagentur ausschreiben. Auftragnehmer sollten sich bewusst sein, dass die Verpflichtung, Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderung und geschützte Veteranen zu rekrutieren und Stellen bei der staatlichen Arbeitsagentur auszuschreiben, unter diesen Umständen gilt. Daher sollten sie sicherstellen, dass eine solche Rekrutierung entweder durch die Personalvermittlungsagentur oder durch ihre eigenen internen Mitarbeiter erfolgt. (Beachten Sie jedoch, dass Stellen nicht bei der staatlichen Arbeitsagentur gemeldet werden müssen, wenn sie intern besetzt werden, weniger als drei Tage dauern oder es sich um eine Führungs- oder leitende Position handelt.
Bewerber verfolgen
Eine dritte Frage, die häufig auftaucht, ist, ob und wie Personen nachverfolgt werden sollen, die von einer Personalvermittlungsagentur für offene Stellen in Ihrem Unternehmen rekrutiert oder in Betracht gezogen werden. Wenn beispielsweise eine Personalvermittlungsagentur (nachdem sie in Ihrem Namen in gutem Glauben Rekrutierungsbemühungen unternommen hat) 25 Bewerber für eine Stelle in Ihrem Unternehmen erhält und Ihnen 5 davon zum Vorstellungsgespräch schickt, welche Bewerber müssen dann nachverfolgt und gezählt werden? Welche Aufzeichnungen müssen geführt werden?
Unter der Annahme, dass die Definition des Internetbewerbers zutrifft, würden im Allgemeinen alle 25 Personen, die die Definition des Internetbewerbers erfüllen, als Bewerber gelten und müssen in Ihre Wirkungsquotenanalyse einbezogen werden. Das bedeutet, dass sie gebeten werden sollten, Angaben zu ihrer ethnischen Zugehörigkeit, ihrem Geschlecht, einer Behinderung und ihrem Status als geschützter Veteran zu machen. Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, Aufzeichnungen über alle in Betracht gezogenen Personen zu führen, auch wenn diese nicht alle Elemente der Definition eines Internetbewerbers erfüllen. Daher müssen Sie den Grund kennen, warum nicht alle Kandidaten eingestellt wurden, sodass für jede Person entsprechende Dispositionscodes verwendet werden müssen. Es spielt keine Rolle, ob diese Informationen von der Personalvermittlungsagentur oder Ihrer Organisation erfasst und gespeichert werden, solange dies geschieht.
Empfehlungen
Bevor Sie eine Personalvermittlungsagentur mit der Suche und Vorauswahl von Bewerbern für Ihr Unternehmen beauftragen und bevor Sie regelmäßig Zeitarbeitskräfte ohne ein wettbewerbsorientiertes Auswahlverfahren einstellen, sollten Sie verschiedene Fragen berücksichtigen und ein Protokoll entwickeln, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen erfüllt werden.
- Wer sind die Bewerber für unsere Stellen?
- Wer kommt für unsere Stellen in Frage?
- Wer ist für die aktive Anwerbung von Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderung und geschützten Veteranen verantwortlich?
- Wer wird die Aufzeichnungen über die Rekrutierungsbemühungen führen?
- Wer fordert freiwillige Angaben zur Selbstidentifizierung an und verwaltet diese Aufzeichnungen?
- Wer führt Aufzeichnungen über alle in Betracht gezogenen Kandidaten?
- Wer wird die Gründe für die Nichtberücksichtigung der Kandidaten dokumentieren?
- Wenn eine dieser Aufgaben an eine externe Agentur delegiert wird, möchten Sie dann regelmäßige Berichte erhalten, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen ausreichend sind?
Wie die OFCCP wiederholt betont hat, steht es Auftragnehmern frei, ihre regulatorischen Verpflichtungen ganz oder teilweise an ein anderes Unternehmen zu delegieren; die Verantwortung und Haftung für die Einhaltung der Vorschriften liegt jedoch letztendlich beim Auftragnehmer. Jedes Versäumnis seitens des Beauftragten liegt in der Verantwortung des Auftragnehmers. Daher sollte ein Auftragnehmer sicherstellen, dass die Personalvermittlungs- oder Rekrutierungsagentur, mit der er zusammenarbeitet, genau versteht, was übertragen wird. Dies sollte durch eine schriftliche Vereinbarung erfolgen, in der diese Aufgaben ausdrücklich festgelegt sind, z. B. die Verfolgung von Bewerbern, die Einholung von Angaben zur Selbstidentifizierung, die Dokumentation von Rekrutierungsbemühungen usw.
Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Bitte konsultieren Sie einen Anwalt unter Berücksichtigung Ihrer individuellen Sachlage, um die beste Vorgehensweise zu bestimmen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
