Este artículo es el primero de una serie de dos partes. En este artículo, proporcionaremos información general sobre cómo establecer prioridades en preparación para una revisión de la OFCCP. En el artículo siguiente, analizaremos una serie de aspectos específicos que deberían ser prioritarios para todos los contratistas y subcontratistas federales.

La carta de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos que inicia una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa provoca pánico en muchas empresas. Existe preocupación sobre qué se debe presentar y cuándo, cómo prepararse para las preguntas que puedan surgir y cómo lidiar con las consultas inesperadas que pueden formar parte de la revisión. Muchas de estas cuestiones pueden resolverse antes de que comience la revisión si la empresa da prioridad a los aspectos que pueden ser más importantes durante una revisión de cumplimiento.

Las prioridades deben estar relacionadas con las áreas de interés de la OFCCP.

Con tantas iniciativas nuevas en la OFCCP y tantos posibles temas de investigación durante las revisiones de la OFCCP, ¿cómo deben las empresas establecer prioridades a la hora de prepararse para una revisión de cumplimiento? Hay una respuesta sencilla a esta pregunta: determinar cuáles son las áreas de interés actuales de la OFCCP y establecer las prioridades en consecuencia. Como es lógico, esta respuesta se complica por el hecho de que la OFCCP puede tener, en un momento dado, una variedad de áreas de interés. Por ejemplo, en este momento, la OFCCP se centra en todo lo siguiente:

• Compensación
• Cuestiones relativas a los veteranos cubiertos por las normas de acción afirmativa.
• Cuestiones relativas a las personas con discapacidad
• Esfuerzos de divulgación y documentación de dichos esfuerzos.

Incluso en un momento en el que la OFCCP tiene muchas áreas de interés diferentes, la agencia ofrece pistas sobre las áreas que considera más críticas. Estas pistas se pueden encontrar en las acciones formales de la agencia, como la publicación de nuevas regulaciones o nuevas directivas. También se pueden encontrar en declaraciones públicas de funcionarios de la OFCCP, comunicados de prensa de la agencia y tendencias de la agencia, tal y como se desprende de un examen de las revisiones de cumplimiento cerradas y los acuerdos de conciliación emitidos.

Cuestiones relacionadas con la acción afirmativa y la discriminación

Al establecer las prioridades para una revisión de cumplimiento, los contratistas y subcontratistas federales deben comprender que hay dos componentes fundamentales en una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa. Está el componente de acción afirmativa de la revisión, en el que el gobierno intenta determinar si una empresa ha realizado esfuerzos suficientes para reclutar, contratar, ascender y retener a las clases que protegen las regulaciones de la OFCCP (es decir, minorías, mujeres, ciertas clases de veteranos y personas con discapacidades). Esta es la parte de la revisión en la que la OFCCP hará preguntas sobre los esfuerzos de divulgación, los programas destinados a ayudar y apoyar a los grupos protegidos por la OFCCP y los progresos realizados para alcanzar los objetivos de colocación y otros objetivos positivos.

El otro componente de una revisión del cumplimiento de la acción afirmativa es el componente de discriminación de la revisión. En este caso, la OFCCP intenta determinar si ha habido discriminación contra algún solicitante o empleado por motivos de raza/etnia, género, condición de veterano o discapacidad. La OFCCP examinará los datos relativos a la contratación, los ascensos, los despidos y la remuneración con el fin de encontrar cualquier indicio que sugiera que determinadas personas o un grupo de personas parecen haber sido víctimas de discriminación. Tradicionalmente, la OFCCP se centraba en si las minorías y las mujeres habían sido víctimas de discriminación, y la agencia buscaba principalmente situaciones que involucraran a un grupo de solicitantes o empleados que, según las estadísticas, eran víctimas potenciales de discriminación. Sin embargo, ahora la OFCCP buscará casos de discriminación que afecten a personas, grupos pequeños o grupos grandes de solicitantes o empleados. La agencia también investigará posibles casos de discriminación por motivos de raza/etnia o género, incluidos los blancos y los hombres, y investigará posibles casos de discriminación que afecten a veteranos o personas con discapacidad.

Comprender las sanciones de la OFCCP y cómo deben afectar a las prioridades de los contratistas

Muchas revisiones de cumplimiento de la OFCCP concluyen con una notificación que indica que la empresa objeto de revisión cumple con las regulaciones de la agencia. Si bien el porcentaje de empresas que reciben una notificación de cumplimiento ha disminuido durante los últimos años, una mayoría significativa de empresas aún recibe dicha notificación al final de una revisión de cumplimiento. Las empresas que no reciben una notificación de cumplimiento generalmente reciben un acuerdo de conciliación por parte de la OFCCP. Dicho acuerdo puede exigir a la empresa que adopte diversas medidas en función de los problemas detectados durante la revisión de la OFCCP. En muy raras ocasiones, la OFCCP puede actuar para suspender los contratos federales actuales de una empresa y/o su capacidad para participar en futuros trabajos federales. Esta sanción, denominada inhabilitación, se reserva generalmente para los contratistas y subcontratistas federales más recalcitrantes.

Aunque es poco habitual que la OFCCP intente inhabilitar a una empresa, no es raro que la agencia exija a una empresa que firme un acuerdo de conciliación. Al igual que una revisión del cumplimiento de la acción afirmativa tiene dos componentes básicos, los acuerdos de conciliación contienen dos tipos básicos de medidas que las empresas pueden verse obligadas a tomar.

• Es posible que se exija a las empresas que realicen determinados esfuerzos relacionados con la acción afirmativa. Por ejemplo, se puede exigir a una empresa que realice esfuerzos adicionales de divulgación o que desarrolle programas de formación para determinados grupos de empleados.
• Es posible que se exija a las empresas que adopten determinadas medidas para rectificar lo que la OFCCP considera discriminación. Por ejemplo, es posible que se exija a una empresa que abone salarios atrasados y ofrezca puestos de trabajo a determinados grupos de solicitantes que sean presuntas víctimas de discriminación en la contratación, o que se exija a una empresa que ajuste los salarios y abone salarios atrasados a determinados empleados que sean presuntas víctimas de discriminación en la remuneración.

Al considerar cómo establecer prioridades para una revisión de la acción afirmativa, está claro que las empresas deben dar prioridad a las situaciones en las que pueda haber un hallazgo de discriminación. El número de dólares y el daño asociado a los comunicados de prensa y otra publicidad derivada de una constatación de discriminación son una sanción mucho mayor que cualquier cosa que pueda asociarse con no realizar suficientes esfuerzos de acción afirmativa.

Hay una variedad de áreas en las que la OFCCP puede sugerir que se ha producido discriminación. La OFCCP puede sugerir que ha habido discriminación en:

• contratación cuando los solicitantes de una raza/etnia o género determinados han sido contratados en menor proporción que otros solicitantes.
• ascensos cuando los empleados de una raza/etnia o género determinados han sido ascendidos en menor proporción que otros empleados en puestos idénticos o comparables.
• despidos cuando los empleados de una raza/etnia o género determinados han sido despedidos en mayor proporción que otros empleados en puestos idénticos o similares.
• compensación cuando los empleados de una raza/etnia o género determinados reciben un salario inferior al de otros empleados que desempeñan puestos idénticos o comparables.

La OFCCP también puede sugerir que ha habido discriminación cuando los veteranos o las personas con discapacidades reciben un trato diferente al de otros empleados.

La máxima prioridad: cuestiones relacionadas con la contratación

Basándonos en las recientes declaraciones de la OFCCP sobre lo que la agencia considera una amplia discriminación en lo que respecta a la remuneración de los empleados, sería lógico suponer que los contratistas y subcontratistas federales deberían prestar la máxima atención a las cuestiones relacionadas con la remuneración. Sin embargo, una lectura detenida de las acciones y anuncios recientes e históricos de la OFCCP deja claro que los procesos y decisiones de una empresa en relación con la contratación de personal deben ser, en general, la máxima prioridad a la hora de prepararse para una revisión de la OFCCP.

Las pruebas que sugieren que las empresas deben prestar especial atención a las cuestiones relacionadas con la contratación incluyen los siguientes hechos:

• Cada año, la gran mayoría de los dólares asociados con los acuerdos de pago retroactivo están relacionados con presuntas discriminaciones en la contratación. Esto incluye los últimos años, incluso cuando la OFCCP ha manifestado específicamente su deseo de detectar y abordar la discriminación salarial.
• El sitio web de la OFCCP incluye habitualmente anuncios sobre los acuerdos que la agencia ha alcanzado en nombre de los solicitantes tras las revisiones de cumplimiento. Por ejemplo, en el momento de redactar este artículo, dos de los cuatro enlaces que aparecen en «Últimas noticias y eventos» se refieren a dichos acuerdos.
• Los acuerdos de conciliación catalogados en el sitio web de cumplimiento de datos del Departamento de Trabajo muestran que hay numerosas citaciones relacionadas con cuestiones de mantenimiento de registros. Parece que muchas de estas citaciones relacionadas con el mantenimiento de registros se debían a problemas a la hora de proporcionar información aceptable sobre los solicitantes a la OFCCP.

A medida que la OFCCP sigue preparando el terreno para una investigación más agresiva de las disparidades salariales, los contratistas y subcontratistas federales no deben perder de vista el hecho de que detectar la discriminación en la contratación es el verdadero «pan de cada día» de las revisiones de cumplimiento de la OFCCP.

En la segunda parte de esta serie, analizaremos algunos aspectos específicos del proceso de contratación que deben ser prioritarios para los contratistas y subcontratistas federales, y examinaremos otras prioridades ajenas al proceso de contratación que son importantes para los contratistas y subcontratistas federales.

Para obtener más información sobre cómo establecer prioridades en la preparación para una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected].

Nota: Nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales están protegidos por derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2013.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.