Dieser Artikel ist der erste Teil einer zweiteiligen Serie. In diesem Artikel geben wir einige allgemeine Informationen darüber, wie Sie Prioritäten für die Vorbereitung auf eine OFCCP-Prüfung setzen können. Im Folgeartikel werden wir eine Reihe spezifischer Punkte besprechen, die für alle Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes Priorität haben sollten.

Das Schreiben des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums, mit dem eine Überprüfung der Einhaltung der Affirmative Action eingeleitet wird, versetzt viele Unternehmen in Panik. Es bestehen Bedenken hinsichtlich der Frage, was wann einzureichen ist, wie man sich auf mögliche Fragen vorbereiten soll und wie man mit unerwarteten Anfragen umgehen soll, die Teil der Überprüfung sein können. Viele dieser Fragen können bereits vor Beginn der Überprüfung geklärt werden, wenn ein Unternehmen den Punkten Vorrang einräumt, die während einer Compliance-Überprüfung möglicherweise am wichtigsten sind.

Prioritäten sollten sich auf die Schwerpunktbereiche der OFCCP beziehen

Angesichts der Vielzahl neuer Initiativen der OFCCP und der vielen potenziellen Untersuchungsgegenstände bei OFCCP-Prüfungen stellt sich die Frage, wie Unternehmen bei der Vorbereitung auf eine Compliance-Prüfung Prioritäten setzen sollten. Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Ermitteln Sie die aktuellen Schwerpunkte der OFCCP und legen Sie Ihre Prioritäten entsprechend fest. Es überrascht nicht, dass diese Antwort dadurch erschwert wird, dass die OFCCP zu jedem Zeitpunkt eine Vielzahl von Schwerpunktbereichen haben kann. Derzeit konzentriert sich die OFCCP beispielsweise auf alle folgenden Bereiche:

• Entschädigung
• Fragen zu Veteranen, die unter die Bestimmungen zur positiven Diskriminierung fallen
• Fragen im Zusammenhang mit Menschen mit Behinderungen
• Outreach-Maßnahmen und Dokumentation dieser Maßnahmen

Selbst in einer Zeit, in der die OFCCP viele verschiedene Schwerpunkte hat, gibt die Behörde Hinweise auf die Bereiche, die sie für besonders wichtig hält. Diese Hinweise finden sich in formellen Maßnahmen der Behörde, wie der Veröffentlichung neuer Vorschriften oder Richtlinien. Sie finden sich auch in öffentlichen Erklärungen von OFCCP-Beamten, Pressemitteilungen der Behörde und Trends der Behörde, wie sie sich aus einer Untersuchung abgeschlossener Compliance-Prüfungen und geschlossener Schlichtungsvereinbarungen ergeben.

Fragen der positiven Diskriminierung und Fragen der Diskriminierung

Bei der Festlegung von Prioritäten für eine Compliance-Prüfung sollten Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes verstehen, dass eine Compliance-Prüfung im Rahmen der Affirmative Action zwei grundlegende Komponenten umfasst. Da ist zum einen die Affirmative-Action-Komponente der Prüfung, bei der die Regierung versucht festzustellen, ob ein Unternehmen ausreichende Anstrengungen unternommen hat, um die von den OFCCP-Vorschriften geschützten Personengruppen (d. h. Minderheiten, Frauen, bestimmte Gruppen von Veteranen und Menschen mit Behinderungen) zu rekrutieren, einzustellen, zu befördern und zu halten. Dies ist der Teil der Überprüfung, in dem die OFCCP Fragen zu Outreach-Maßnahmen, Programmen zur Unterstützung der von der OFCCP geschützten Gruppen und den Fortschritten bei der Erreichung von Vermittlungszielen und anderen positiven Zielen stellt.

Der andere Bestandteil einer Überprüfung der Einhaltung der Affirmative Action ist die Überprüfung auf Diskriminierung. Hier versucht die OFCCP festzustellen, ob es Diskriminierungen gegenüber Bewerbern oder Mitarbeitern aufgrund ihrer Rasse/ethnischen Zugehörigkeit, ihres Geschlechts, ihres Veteranenstatus oder ihrer Behinderung gegeben hat. Die OFCCP untersucht Daten zu Einstellungen, Beförderungen, Kündigungen und Vergütungen, um Hinweise darauf zu finden, dass bestimmte Personen oder Personengruppen Opfer von Diskriminierung geworden sind. Traditionell konzentrierte sich die OFCCP darauf, ob Minderheiten und Frauen Opfer von Diskriminierung geworden waren, und die Behörde suchte in erster Linie nach Situationen, in denen eine Gruppe von Bewerbern oder Mitarbeitern betroffen war, die laut Statistiken potenzielle Opfer von Diskriminierung waren. Die OFCCP wird nun jedoch nach Diskriminierung suchen, die Einzelpersonen, kleine Gruppen oder große Gruppen von Bewerbern oder Mitarbeitern betrifft. Die Behörde wird auch mögliche Diskriminierung aufgrund von Rasse/ethnischer Zugehörigkeit oder Geschlecht untersuchen, einschließlich der Diskriminierung von Weißen und Männern, und mögliche Diskriminierung von Veteranen oder Menschen mit Behinderungen untersuchen.

Verständnis der OFCCP-Sanktionen und ihrer Auswirkungen auf die Prioritäten von Auftragnehmern

Viele OFCCP-Konformitätsprüfungen enden mit einer Mitteilung, dass das geprüfte Unternehmen die Vorschriften der Behörde einhält. Obwohl der Prozentsatz der Unternehmen, die eine Konformitätsmitteilung erhalten, in den letzten Jahren zurückgegangen ist, erhält nach wie vor eine deutliche Mehrheit der Unternehmen am Ende einer Konformitätsprüfung eine solche Mitteilung. Unternehmen, die keine Konformitätsmitteilung erhalten, bekommen in der Regel eine Schlichtungsvereinbarung von der OFCCP. Eine solche Vereinbarung kann das Unternehmen dazu verpflichten, je nach den bei der OFCCP-Prüfung festgestellten Problemen verschiedene Maßnahmen zu ergreifen. In sehr seltenen Fällen kann die OFCCP die aktuellen Bundesverträge eines Unternehmens aussetzen und/oder die Fähigkeit des Unternehmens, künftig Bundesaufträge zu übernehmen, einschränken. Diese Sanktion, die als Ausschluss bezeichnet wird, wird in der Regel nur bei den hartnäckigsten Bundesauftragnehmern und Subunternehmern verhängt.

Während es selten vorkommt, dass die OFCCP versucht, ein Unternehmen auszuschließen, ist es nicht ungewöhnlich, dass die Behörde von einem Unternehmen verlangt, eine Schlichtungsvereinbarung abzuschließen. Genauso wie eine Überprüfung der Einhaltung von Affirmative-Action-Maßnahmen zwei grundlegende Komponenten umfasst, enthalten Schlichtungsvereinbarungen zwei grundlegende Arten von Maßnahmen, zu denen Unternehmen verpflichtet werden können.

• Unternehmen können verpflichtet werden, bestimmte Maßnahmen zur Förderung benachteiligter Gruppen zu ergreifen. Beispielsweise kann ein Unternehmen dazu verpflichtet werden, zusätzliche Outreach-Maßnahmen durchzuführen oder Schulungsprogramme für bestimmte Mitarbeitergruppen zu entwickeln.
• Unternehmen können verpflichtet werden, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen, um das, was die OFCCP als Diskriminierung ansieht, zu korrigieren. Beispielsweise kann ein Unternehmen verpflichtet werden, bestimmten Gruppen von Bewerbern, die mutmaßliche Opfer von Diskriminierung bei der Einstellung sind, Nachzahlungen und Stellenangebote zu gewähren, oder ein Unternehmen kann verpflichtet werden, bestimmten Mitarbeitern, die mutmaßliche Opfer von Diskriminierung bei der Vergütung sind, Gehaltsanpassungen und Nachzahlungen zu gewähren.

Bei der Überlegung, wie Prioritäten für eine Überprüfung der positiven Diskriminierung gesetzt werden sollen, ist klar, dass Unternehmen vorrangig diejenigen Situationen behandeln sollten, in denen möglicherweise eine Diskriminierung festgestellt wurde. Die Höhe der Geldstrafen und der Schaden, der durch Pressemitteilungen und andere Veröffentlichungen im Zusammenhang mit einer Feststellung von Diskriminierung entsteht, sind eine weitaus größere Sanktion als alles, was mit unzureichenden Bemühungen um positive Maßnahmen verbunden sein könnte.

Es gibt eine Vielzahl von Bereichen, in denen die OFCCP Diskriminierung vermuten könnte. Die OFCCP könnte Diskriminierung vermuten in:

• Einstellung, wenn Bewerber einer bestimmten Rasse/Ethnie oder eines bestimmten Geschlechts seltener eingestellt werden als andere Bewerber.
• Beförderungen, wenn Mitarbeiter einer bestimmten Rasse/Ethnie oder eines bestimmten Geschlechts seltener befördert werden als andere Mitarbeiter in gleichen oder vergleichbaren Positionen.
• Kündigungen, wenn Mitarbeiter einer bestimmten Rasse/Ethnie oder eines bestimmten Geschlechts häufiger gekündigt werden als andere Mitarbeiter in gleichen oder vergleichbaren Positionen.
• Ausgleichszahlungen, wenn Mitarbeiter einer bestimmten Rasse/Ethnie oder eines bestimmten Geschlechts weniger verdienen als andere Mitarbeiter in gleichen oder vergleichbaren Positionen.

Die OFCCP kann auch auf Diskriminierung schließen, wenn Veteranen oder Menschen mit Behinderungen anders behandelt werden als andere Mitarbeiter.

Höchste Priorität: Fragen im Zusammenhang mit der Einstellung von Mitarbeitern

Aufgrund der jüngsten Verlautbarungen der OFCCP zu ihrer Auffassung einer weitreichenden Diskriminierung bei der Bezahlung von Mitarbeitern wäre es logisch anzunehmen, dass Bundesauftragnehmer und Subunternehmer den Fragen der Vergütung größte Aufmerksamkeit widmen sollten. Eine sorgfältige Lektüre der jüngsten und früheren Maßnahmen und Ankündigungen der OFCCP macht jedoch deutlich, dass die Prozesse und Entscheidungen eines Unternehmens hinsichtlich der Einstellung von Mitarbeitern im Allgemeinen die höchste Priorität bei der Vorbereitung auf eine OFCCP-Prüfung haben sollten.

Zu den Anhaltspunkten, die darauf hindeuten, dass Unternehmen Fragen im Zusammenhang mit der Einstellung von Mitarbeitern besondere Aufmerksamkeit schenken sollten, gehören die folgenden Fakten:

• Jedes Jahr betrifft ein Großteil der Zahlungen im Zusammenhang mit Nachzahlungsvereinbarungen mutmaßliche Diskriminierung bei der Einstellung. Dies gilt auch für die letzten Jahre, obwohl die OFCCP ausdrücklich ihren Wunsch bekundet hat, Diskriminierung bei der Vergütung aufzudecken und zu bekämpfen.
• Auf der Website der OFCCP werden regelmäßig Ankündigungen zu Vergleichen veröffentlicht, die die Behörde nach Compliance-Prüfungen im Namen der Antragsteller erzielt hat. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels beziehen sich beispielsweise zwei der vier Links unter „Aktuelle Nachrichten und Ereignisse“ auf solche Vergleiche.
• Die auf der Website des Arbeitsministeriums zur Datenüberwachung katalogisierten Schlichtungsvereinbarungen zeigen, dass es zahlreiche Verweise auf Probleme bei der Aufbewahrung von Unterlagen gibt. Es scheint, dass viele dieser Verweise auf Probleme bei der Bereitstellung akzeptabler Bewerberinformationen an die OFCCP zurückzuführen sind.

Da die OFCCP weiterhin Argumente für eine aggressivere Untersuchung von Vergütungsunterschieden sammelt, sollten Bundesauftragnehmer und Subunternehmer nicht aus den Augen verlieren, dass die Aufdeckung von Diskriminierung bei der Einstellung das eigentliche „Kerngeschäft” der OFCCP-Compliance-Prüfungen ist.

Im zweiten Teil dieser Reihe werden wir einige spezifische Aspekte des Einstellungsprozesses behandeln, die für Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes Priorität haben sollten, und wir werden uns mit anderen Prioritäten außerhalb des Einstellungsprozesses befassen, die für Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes wichtig sind.

Weitere Informationen zur Festlegung von Prioritäten bei der Vorbereitung auf eine Überprüfung der Einhaltung von Affirmative-Action-Vorschriften erhalten Sie von Bill Osterndorf unter [email protected].

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist weder als Rechtsberatung noch als Ersatz für eine professionelle Beratung über die besonderen Umstände in Ihrem Unternehmen gedacht. Alle Originalmaterialien urheberrechtlich geschützt © HR Analytical Services Inc. 2013

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.