A principios de este año, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (Office of Federal Contract Compliance Programs, OFCCP) publicó un aviso de su intención de revisar la carta de programación estándar que se envía a los contratistas al inicio de una revisión de cumplimiento. Los cambios propuestos a la carta de programación aumentan significativamente la carga para los contratistas, ya que la carta de programación propuesta por la OFCCP amplía el alcance de los datos que debe proporcionar el contratista durante las primeras etapas de una revisión de cumplimiento.
En concreto, algunos de los cambios clave en la carta de programación (y la lista detallada adjunta) propuestos por la OFCCP exigirán a los contratistas:
- Proporcione copias de sus informes VETS-100/VETS-100A de los últimos dos años.
- Enviar copias de sus políticas de permisos, incluidas las políticas relacionadas con los permisos FMLA, los permisos por embarazo y los permisos por observancias o actividades religiosas. Además, si estas políticas de permisos se publican en el manual del empleado del contratista, la carta propuesta solicita que se faciliten a la OFCCP las páginas pertinentes sobre permisos, así como la portada y el índice del manual.
- Entregue «otros documentos... tales como declaraciones de política, avisos o manuales para empleados, etc., que implementen, expliquen o desarrollen las disposiciones» de cualquier convenio colectivo presentado.
- Proporcionar información más detallada sobre la actividad del personal, es decir, despidos, contrataciones y ascensos, con el fin de que la OFCCP pueda identificar mejor la discriminación en dichos ámbitos. En concreto, la carta propuesta exigirá a los contratistas que faciliten datos de tal forma que se pueda determinar la subminoría, el grupo profesional y el puesto de trabajo del empleado afectado y utilizarlos para analizar los datos. En otras palabras, los contratistas estarán obligados a proporcionar datos sobre los solicitantes, las contrataciones, los ascensos y los despidos desglosados por raza, sexo y origen étnico, y no para todas las minorías en su conjunto, como se permite actualmente.
- Proporcione datos de remuneración individualizados para cada empleado (contratado a partir del 1 de febrero del año en curso) por puesto, categoría EEO-1 y grupo laboral. La carta propuesta exige que el contratista proporcione datos de todos los empleados (incluidos, entre otros, los empleados a tiempo completo, a tiempo parcial, por contrato, por días o jornaleros, o temporales). Además, la carta propuesta solicita que dichos datos sobre remuneración se proporcionen en formato electrónico Excel, si está disponible.
- Proporcione información sobre la definición que da el contratista al término «promoción» e identifique el «grupo real de candidatos que solicitaron o fueron considerados para la promoción».
- Proporcione datos sobre «todas» las rescisiones e identifique cuáles fueron voluntarias o involuntarias.
Aunque la OFCCP prevé que el tiempo que dedicarán los contratistas a responder a su propuesta de carta de programación será en realidad inferior al tiempo que dedican a responder a la carta de programación actual, las organizaciones de recursos humanos estiman que los cambios propuestos por la OFCCP podrían aumentar la carga de los contratistas en un 25 % o más. Por consiguiente, se recomienda a los contratistas que se mantengan al tanto de cualquier novedad en este importante ámbito.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
