En début d'année, l'Office of Federal Contract Compliance Programs ("OFCCP") a publié un avis annonçant son intention de réviser la lettre de programmation standard envoyée aux entrepreneurs au début d'un contrôle de conformité. Les modifications proposées à la lettre de programmation augmentent considérablement la charge de travail des entrepreneurs, car la lettre de programmation proposée par l'OFCCP élargit le champ des données que l'entrepreneur doit fournir au cours des premières étapes d'un contrôle de conformité.
Plus précisément, certaines des principales modifications de la lettre de programmation (et de la liste détaillée jointe) proposées par l'OFCCP obligeront les entrepreneurs à.. :
- Fournir des copies des rapports VETS-100/VETS-100A des deux dernières années.
- Soumettre des copies de leurs politiques en matière de congés, y compris les politiques relatives aux congés FMLA, aux congés de maternité et aux congés pour observances ou activités religieuses. En outre, si ces politiques de congé sont publiées dans le manuel de l'employé de l'entrepreneur, la lettre proposée demande que les pages relatives aux congés, ainsi que la couverture et la table des matières du manuel, soient fournies à l'OFCCP.
- Remettre "d'autres documents ... tels que des déclarations de politique générale, des avis ou des manuels destinés aux employés, etc. qui mettent en œuvre, expliquent ou développent les dispositions de" toute convention collective soumise.
- Fournir des informations plus détaillées concernant les activités du personnel - c'est-à-dire les licenciements, les embauches et les promotions - prétendument pour que l'OFCCP puisse mieux identifier les discriminations dans ces domaines. En particulier, la lettre proposée exigera des entrepreneurs qu'ils fournissent des données de manière à ce que la sous-majorité, le groupe professionnel et le titre du poste d'un employé concerné puissent être déterminés et utilisés pour analyser les données. En d'autres termes, les contractants devront fournir des données concernant les candidats, les embauches, les promotions et les licenciements, ventilées par race, sexe et appartenance ethnique, et non pour l'ensemble des minorités comme c'est actuellement le cas.
- Fournir des données de rémunération individualisées pour chaque employé (employé au 1er février de l'année en cours) par titre de poste, catégorie EEO-1 et groupe de postes. La lettre proposée exige que le contractant fournisse des données pour tous les employés (y compris, mais sans s'y limiter, les employés à temps plein, à temps partiel, contractuels, journaliers ou temporaires). En outre, la lettre proposée demande que ces données sur les rémunérations soient fournies au format électronique Excel, s'il est disponible.
- Fournir des informations sur la définition du terme "promotion" donnée par le contractant et identifier le "vivier réel de candidats qui ont postulé ou qui ont été pris en considération pour une promotion".
- Fournir des données concernant "toutes" les cessations d'emploi et identifier les cessations d'emploi volontaires ou involontaires.
Bien que l'OFCCP prévoie que le temps passé par les entrepreneurs à répondre à sa proposition de lettre de programmation sera en fait inférieur au temps passé par les entrepreneurs à répondre à la lettre de programmation actuelle, les organisations de ressources humaines estiment que les changements proposés par l'OFCCP pourraient augmenter la charge des entrepreneurs de 25 % ou plus. Par conséquent, les entrepreneurs seraient bien avisés de se tenir au courant de toute évolution dans ce domaine important.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
