Anfang dieses Jahres veröffentlichte das Office of Federal Contract Compliance Programs („OFCCP“) eine Mitteilung über seine Absicht, das Standard-Terminierungsschreiben zu überarbeiten, das zu Beginn einer Compliance-Prüfung an Auftragnehmer versandt wird. Die vorgeschlagenen Änderungen des Terminierungsschreibens erhöhen die Belastung für Auftragnehmer erheblich, da das vom OFCCP vorgeschlagene Terminierungsschreiben den Umfang der Daten erweitert, die vom Auftragnehmer in der Anfangsphase einer Compliance-Prüfung bereitgestellt werden müssen.
Insbesondere erfordern einige der wichtigsten Änderungen am Terminplanungsbrief (und der beigefügten detaillierten Liste), die von der OFCCP vorgeschlagen wurden, dass Auftragnehmer:
- Legen Sie Kopien der VETS-100/VETS-100A-Berichte der letzten zwei Jahre vor.
- Reichen Sie Kopien Ihrer Urlaubsrichtlinien ein – einschließlich Richtlinien zu FMLA-Urlaub, Schwangerschaftsurlaub und Urlaub für religiöse Feiertage oder Aktivitäten. Wenn diese Urlaubsrichtlinien im Mitarbeiterhandbuch des Auftragnehmers veröffentlicht sind, werden in dem vorgeschlagenen Schreiben außerdem die entsprechenden Seiten zum Thema Urlaub sowie das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis des Handbuchs an die OFCCP übermittelt.
- Legen Sie „andere Dokumente ... wie Grundsatzerklärungen, Mitteilungen an Mitarbeiter oder Handbücher usw., die die Bestimmungen“ eines vorgelegten Tarifvertrags „umsetzen, erläutern oder näher ausführen“, vor.
- Bereitstellung detaillierterer Informationen zu Personalaktivitäten – d. h. Kündigungen, Einstellungen und Beförderungen –, damit die OFCCP Diskriminierungen in diesen Bereichen besser identifizieren kann. Insbesondere verlangt der vorgeschlagene Brief von Auftragnehmern, Daten so bereitzustellen, dass die Untergruppe, Berufsgruppe und Berufsbezeichnung eines betroffenen Mitarbeiters ermittelt und zur Analyse der Daten verwendet werden kann. Mit anderen Worten: Auftragnehmer müssen Daten zu Bewerbern, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen nach Rasse, Geschlecht und ethnischer Zugehörigkeit aufgeschlüsselt bereitstellen und nicht, wie derzeit zulässig, für alle Minderheiten insgesamt.
- Legen Sie individuelle Vergütungsdaten für jeden Mitarbeiter (beschäftigt zum 1. Februar des laufenden Jahres) nach Berufsbezeichnung, EEO-1-Kategorie und Berufsgruppe vor. Der vorgeschlagene Brief verlangt vom Auftragnehmer, Daten für alle Mitarbeiter (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Vollzeit-, Teilzeit-, Vertrags-, Tages- oder Gelegenheitsarbeiter oder Zeitarbeitskräfte) vorzulegen. Darüber hinaus wird in dem vorgeschlagenen Schreiben darum gebeten, diese Vergütungsdaten, sofern verfügbar, in einem elektronischen Excel-Format bereitzustellen.
- Geben Sie Auskunft über die Definition des Begriffs „Beförderung“ durch den Auftragnehmer und nennen Sie die „tatsächlichen Bewerber, die sich um eine Beförderung beworben haben oder dafür in Betracht gezogen wurden“.
- Liefern Sie Daten zu „allen“ Kündigungen und geben Sie an, welche Kündigungen freiwillig und welche unfreiwillig waren.
Obwohl die OFCCP davon ausgeht, dass die Zeit, die Auftragnehmer für die Beantwortung ihres vorgeschlagenen Terminschreibens aufwenden müssen, tatsächlich geringer sein wird als die Zeit, die Auftragnehmer für die Beantwortung des aktuellen Terminschreibens aufwenden müssen, schätzen Personalabteilungen, dass die von der OFCCP vorgeschlagenen Änderungen die Belastung für Auftragnehmer um 25 % oder mehr erhöhen könnten. Dementsprechend sind Auftragnehmer gut beraten, sich über alle Entwicklungen in diesem wichtigen Bereich auf dem Laufenden zu halten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
