Últimamente se ha escrito mucho sobre el mayor énfasis que pone la OFCCP en hacer cumplir la ley y sus esfuerzos por ampliar el alcance de las obligaciones que los contratistas tendrán que cumplir en el futuro. Sin embargo, las recientes actualizaciones del memorando de entendimiento (MOU) de la OFCCP con la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) deberían servir de advertencia a los contratistas de que este mayor énfasis en el cumplimiento no se limita a la OFCCP. Aunque el MOU entre la OFCCP y la EEOC existe desde 1970, anteriormente las dos agencias rara vez coordinaban sus esfuerzos de cumplimiento. Ahora, en virtud del MOU revisado (firmado en noviembre de 2011), la EEOC y la OFCCP han acordado tomar varias medidas que señalan que ha llegado una nueva era de cooperación. Entre otras cosas, ambas agencias han acordado:
Compartir información:
Según el memorando de entendimiento, la OFCCP y la EEOC compartirán «cualquier información relacionada con las políticas y/o prácticas de empleo de los empleadores que tengan contratos o subcontratos gubernamentales que respalden los mandatos de cada agencia, así como sus esfuerzos conjuntos de aplicación». En concreto, en virtud del memorando de entendimiento, la OFCCP ha acordado compartir con la EEOC los documentos relacionados con la aplicación o la administración de cualquier ley aplicada por la EEOC, incluidos el Título VII, la Ley de Igualdad Salarial, la Ley contra la Discriminación por Edad en el Empleo, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y la Ley de No Discriminación por Información Genética. A cambio, la EEOC ha acordado compartir con la OFCCP los documentos relacionados con la aplicación y administración de la Orden Ejecutiva 11246 y las disposiciones de acción afirmativa de la VEVRAA y la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación. Entre los ejemplos del tipo de información que se compartirá se incluyen, entre otros: programas de acción afirmativa; informes de empleo; denuncias y acusaciones de discriminación; expedientes de investigación; e informes y expedientes de evaluación del cumplimiento.
Establecer comités de coordinación del cumplimiento (sobre el terreno y en la sede central):
Los comités de coordinación del cumplimiento sobre el terreno descritos en el memorando de entendimiento estarán compuestos por fiscales regionales y directores de distrito de ambas agencias y se reunirán al menos dos veces al año para revisar las prioridades de aplicación, las investigaciones sistémicas de interés mutuo, los calendarios de revisión del cumplimiento y cualquier otro tema que sirva a los objetivos conjuntos de aplicación de las agencias. Del mismo modo, el comité de coordinación del cumplimiento de la sede central estará compuesto por representantes de la sede central de la EEOC y la OFCCP y se reunirá al menos dos veces al año para debatir los procedimientos de acceso e intercambio de información en sus bases de datos electrónicas, los enfoques para identificar y remediar la discriminación en el empleo, los materiales de formación conjunta y cruzada, y las políticas y procedimientos conjuntos para la recopilación, el intercambio y el análisis coordinados de datos.
Designar un defensor de la coordinación:
El coordinador ayudará a ambas agencias a comprender y cumplir los procedimientos establecidos en el memorando de entendimiento.
Establecer procedimientos estándar de notificación y consulta:
Estos procedimientos, diseñados para aumentar la eficiencia, garantizar la coordinación y minimizar la duplicación, incluyen lo siguiente:
- Contacto por parte de cada agencia al inicio y durante una investigación de campo de la EEOC o una evaluación de cumplimiento de la OFCCP para obtener información en posesión de la otra agencia sobre el empleador que está siendo investigado.
- Notificación a la OFCCP cuando la EEOC ha determinado que existe causa, ha determinado que la conciliación no tendrá éxito, decide no presentar una demanda y se entera o cree que el empleador es un contratista federal; y
- Consulta con la otra agencia cuando cualquiera de las dos agencias esté considerando recomendar una denuncia o un litigio contra el empleador/contratista federal.
Además de estas medidas acordadas, el memorando de entendimiento revisado aclara los procedimientos de remisión de denuncias y acusaciones presentadas ante cada organismo. Entre otras cosas, el memorando de entendimiento establece que la OFCCP actuará como agente de la EEOC a efectos de recibir denuncias y acusaciones en virtud del Título VII y establece que todas las denuncias recibidas por la OFCCP que aleguen discriminación o represalias por motivos de raza, color, religión, sexo u origen nacional se recibirán como denuncias presentadas por duplicado en virtud del Título VII. Además, cuando la OFCCP reciba una denuncia y determine que el empleador mencionado no es un contratista federal, la OFCCP transferirá la denuncia a la EEOC en un plazo de 10 días. En cualquiera de los dos casos, la fecha en que se presente la denuncia ante la OFCCP se considerará la fecha de presentación ante la EEOC. Además, con respecto a las denuncias presentadas por duplicado que aleguen discriminación sistémica o por motivos de clase, la OFCCP conservará, investigará, tramitará y resolverá dichas denuncias. Sin embargo, la OFCCP remitirá a la EEOC para su tramitación las denuncias presentadas por duplicado que contengan alegaciones de discriminación individual. Por otra parte, si la EEOC recibe una denuncia que no es de su competencia y sobre la que considera que la OFCCP tiene competencia, remitirá la denuncia a la OFCCP y la fecha en que la EEOC recibió la denuncia se considerará la fecha en que la recibió la OFCCP. En los casos apropiados, cualquiera de las dos agencias podrá solicitar que se retengan determinadas denuncias para evitar la duplicación de esfuerzos y garantizar la aplicación efectiva de la ley.
En resumen, aunque el memorando de entendimiento revisado no impone directamente ninguna obligación a los empleadores, es probable que la nueva colaboración entre la OFCCP y la EEOC dé lugar a una aplicación más agresiva por parte de ambos organismos, especialmente en los casos de «reincidentes» o cuando existan denuncias o pruebas de discriminación sistémica. De hecho, algunos investigadores de la EEOC ya están solicitando información sobre los planes de acción afirmativa de los empleadores y las recientes revisiones de cumplimiento durante sus investigaciones. Del mismo modo, muchos responsables de cumplimiento de la OFCCP están obteniendo información sobre las acusaciones pendientes de la EEOC del contratista (o directamente de la EEOC) como parte de sus revisiones de cumplimiento estándar. Por último, los procesos y procedimientos descritos en el memorando de entendimiento hacen hincapié en que ambos organismos intensificarán sus esfuerzos para investigar y remediar la discriminación sistémica o por motivos de clase, y confirman que la EEOC seguirá siendo el principal investigador de las denuncias de discriminación individual.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
