Beaucoup d'encre a coulé récemment à propos de l'importance accrue accordée par l'OFCCP à l'application de la loi et de ses efforts visant à étendre la portée des obligations auxquelles les entrepreneurs devront se conformer à l'avenir. Toutefois, les récentes mises à jour du protocole d'accord entre l'OFCCP et l'Equal Employment Opportunity Commission ("EEOC") doivent servir d'avertissement aux entrepreneurs : l'OFCCP n'est pas la seule à mettre l'accent sur l'application de la loi. Bien que le protocole d'accord entre l'OFCCP et l'EEOC existe depuis 1970, les deux agences ont rarement coordonné leurs efforts de mise en œuvre. Aujourd'hui, dans le cadre du protocole d'accord révisé (signé en novembre 2011), l'EEOC et l'OFCCP ont convenu de prendre plusieurs mesures qui indiquent qu'une nouvelle ère de coopération est en train de s'ouvrir. Les deux agences ont notamment convenu de :
Information sur l'actionnariat :
Selon le protocole d'accord, l'OFCCP et l'EEOC partageront "toute information relative aux politiques et/ou pratiques d'emploi des employeurs titulaires de contrats ou de sous-contrats gouvernementaux qui soutiennent les mandats de chaque agence ainsi que leurs efforts conjoints de mise en œuvre". Plus précisément, en vertu du protocole d'accord, l'OFCCP a accepté de partager avec l'EEOC les documents relatifs à l'application ou à l'administration de toute loi appliquée par l'EEOC, y compris le titre VII, la loi sur l'égalité de rémunération, la loi sur la discrimination fondée sur l'âge, la loi sur les Américains handicapés et la loi sur la non-discrimination en matière d'informations génétiques. En contrepartie, l'EEOC a accepté de partager avec l'OFCCP les documents relatifs à l'application et à l'administration de l'Executive Order 11246 et des dispositions relatives à l'action positive de la VEVRAA et de la section 503 de la Rehabilitation Act. Les exemples du type d'informations qui seront partagées comprennent, sans s'y limiter, les programmes d'action positive, les rapports sur l'emploi, les plaintes et les accusations de discrimination, les dossiers d'enquête et les rapports et dossiers d'évaluation de la conformité.
Mettre en place des comités de coordination de la conformité (sur le terrain et au siège) :
Les comités de coordination de la conformité sur le terrain décrits dans le protocole d'accord seront composés de procureurs régionaux et de directeurs de district des deux agences et se réuniront au moins deux fois par an pour examiner les priorités en matière d'application, les enquêtes systémiques d'intérêt mutuel, les calendriers d'examen de la conformité et tout autre sujet servant les objectifs communs des agences en matière d'application de la législation. De même, le comité de coordination de la conformité du siège sera composé de représentants des sièges de l'EEOC et de l'OFCCP et se réunira au moins deux fois par an pour discuter des procédures d'accès et d'échange d'informations dans leurs bases de données électroniques, des approches permettant d'identifier et de remédier à la discrimination en matière d'emploi, des supports de formation communs et croisés, ainsi que des politiques et procédures communes pour la collecte, le partage et l'analyse coordonnés des données.
Désigner un défenseur de la coordination :
L'avocat chargé de la coordination aidera les deux agences à comprendre et à respecter les procédures définies dans le protocole d'accord.
Établir des procédures normalisées de notification et de consultation :
Ces procédures, qui visent à accroître l'efficacité, à assurer la coordination et à minimiser les doubles emplois, comprennent les éléments suivants :
- Contact par chaque agence au début et pendant une enquête de terrain de l'EEOC ou une évaluation de conformité de l'OFCCP pour obtenir des informations en possession de l'autre agence sur l'employeur faisant l'objet de l'enquête ;
- Notification de l'OFCCP lorsque l'EEOC a conclu à l'existence d'un motif, a déterminé que la conciliation n'aboutira pas, décide de ne pas intenter d'action en justice et apprend ou croit que l'employeur est un contractant fédéral ; et
- Consultation de l'autre agence lorsque l'une ou l'autre envisage de recommander une plainte ou un litige contre l'employeur/le contractant fédéral.
Outre ces actions convenues, le protocole d'accord révisé clarifie les procédures de renvoi des plaintes et des accusations pour les plaintes déposées auprès de chaque agence. Entre autres, le protocole d'accord prévoit que l'OFCCP agira en tant qu'agent de l'EEOC pour recevoir les plaintes et les accusations en vertu du titre VII et précise que toutes les plaintes reçues par l'OFCCP qui allèguent une discrimination ou des représailles fondées sur la race, la couleur, la religion, le sexe ou l'origine nationale seront reçues en tant que plaintes à double dépôt en vertu du titre VII. En outre, lorsque l'OFCCP reçoit une plainte et détermine que l'employeur désigné n'est pas un entrepreneur fédéral, il transmet la plainte à l'EEOC dans un délai de 10 jours. Dans les deux cas, la date de dépôt de la plainte auprès de l'OFCCP est considérée comme la date de dépôt auprès de l'EEOC. En outre, en ce qui concerne les plaintes à double dépôt alléguant une discrimination systémique ou fondée sur la classe, l'OFCCP conservera, examinera, traitera et résoudra ces plaintes. Toutefois, l'OFCCP transmettra à l'EEOC, pour traitement, les plaintes doubles contenant des allégations de discrimination individuelle. Par ailleurs, si l'EEOC reçoit une plainte qui ne relève pas de sa compétence et pour laquelle il estime que l'OFCCP est compétent, il renverra la plainte à l'OFCCP et la date de réception de la plainte par l'EEOC sera considérée comme la date de réception de la plainte par l'OFCCP. Le cas échéant, l'une ou l'autre agence peut demander à conserver certaines plaintes afin d'éviter les doubles emplois et d'assurer une application efficace de la loi.
En résumé, bien que le protocole d'accord révisé n'impose pas directement d'obligations aux employeurs, la nouvelle collaboration entre l'OFCCP et l'EEOC est susceptible d'entraîner une application plus agressive de la part des deux agences, en particulier dans les cas de "récidive" ou lorsqu'il existe des allégations ou des preuves de discrimination systémique. En fait, certains enquêteurs de l'EEOC demandent déjà des informations sur les plans d'action positive des employeurs et sur les récents contrôles de conformité au cours de leurs enquêtes. De même, de nombreux agents de conformité de l'OFCCP obtiennent du contractant (ou directement de l'EEOC) des informations sur les plaintes en cours auprès de l'EEOC dans le cadre de leurs contrôles de conformité habituels. Enfin, les processus et procédures décrits dans le protocole d'accord soulignent que les deux agences redoubleront d'efforts pour enquêter sur les discriminations systémiques ou fondées sur la classe sociale et y remédier, et confirment que l'EEOC restera l'enquêteur principal pour les plaintes individuelles pour discrimination.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
