La gestión de contratos implica una supervisión constante.
Las empresas que no supervisan sus contratos con un sistema centralizado exponen a la organización a riesgos innecesarios y a un aumento de los costes. Por ejemplo: de media, el 3 % de los contratos con proveedores se renuevan sin la intención del cliente.
Para evitar no solo estos costes incurridos, sino también los costes asociados al incumplimiento, las empresas deben evaluar el uso de un sistema automatizado de gestión de contratos que les ayude a gestionar los contratos y los documentos contractuales en toda la organización.
Gestión eficaz de contratos: centralice todos sus datos y documentos
Una solución centralizada de gestión de contratos y documentos no solo le ahorrará gastos innecesarios, sino que también le reportará otras ventajas, como el historial de auditorías, el repositorio central, las alertas automáticas, la automatización del flujo de trabajo, el historial de versiones, el control de seguridad y la escalabilidad de los procesos. Esta centralización es especialmente importante para gestionar los contratos con proveedores externos, que pueden existir en distintos departamentos de una organización, y disponer de una visión única y clara de todo el ciclo de vida del contrato ahorrará a la organización increíbles (¡y potencialmente costosos!) dolores de cabeza en el futuro.
Las ventajas de una solución centralizada de gestión de contratos
Con una solución centralizada de gestión de contratos y documentos, las ventajas son evidentes y el retorno de la inversión es casi inmediato.
Historial de auditorías: elimine el esfuerzo imposible de identificar quién realizó cambios en un acuerdo mediante el seguimiento de todo el ciclo de vida del contrato dentro de un sistema centralizado.
Repositorio central: vaya más allá del historial de auditorías y proporcione a los empleados una ubicación sencilla, centralizada y con capacidad de búsqueda para todos los acuerdos con proveedores y los documentos justificativos.
Alertas automáticas: ¡No vuelva a pasar por alto ninguna cláusula contractual! Utilice la función de alertas para recibir notificaciones sobre la información relativa a los términos del contrato. Es posible que también sea necesario obtener periódicamente documentos vinculados al proveedor, como el certificado de seguro del proveedor.
Automatización del flujo de trabajo: algunos contratos pueden tener un flujo de trabajo y un proceso de aprobación definidos en los que participan varios departamentos. Un sistema de gestión de contratos con automatización del flujo de trabajo realizará un seguimiento de la aprobación por parte de los distintos departamentos.
Historial de versiones:cada vez que se revisa y edita un contrato o documento, se genera una nueva versión. Realizar un seguimiento de esta progresión es casi imposible sin un flujo de trabajo automatizado que muestre el historial de versiones.
Control de seguridad: los contratos y documentos confidenciales no se pueden controlar si se envían por correo electrónico. Tener todo en una solución centralizada le permite limitar quién puede ver contratos y documentos específicos.
Escalabilidad de los procesos: Las organizaciones se adaptan y crecen con el tiempo. Modificar un proceso que no está automatizado plantea una serie de retos empresariales únicos. Una solución centralizada le permitirá mejorar sus procesos con el tiempo.
Soluciones
La complejidad que supone el aumento de la necesidad de recurrir a proveedores externos, al tiempo que se hace frente a una supervisión normativa cada vez mayor, ha dejado obsoletos los procesos y herramientas tradicionales para la gestión de contratos. Para mitigar de forma rentable los posibles riesgos y exposiciones, las empresas están recurriendo a soluciones de software de última generación.
Gestión de riesgos de proveedores
Una solución de gestión de riesgos de proveedores, como Mitratech TPRM (Prevalent) de Mitratech, automatiza, centraliza y simplifica el proceso de gestión de contratos y documentos. Con herramientas como el flujo de trabajo, las alertas de contratos personalizables y la clasificación y gestión de documentos, los equipos ganan en transparencia a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato y mejoran la colaboración con las partes interesadas, tanto internas como externas.
Cumplimiento y gestión de obligaciones
Una solución de gestión del cumplimiento y las obligaciones, como la oferta CMO de Mitratech, utiliza una interfaz sencilla e intuitiva que permite a los empleados y auditores ser proactivos en la gestión de incidentes y auditorías, incluyendo obligaciones contractuales, controles, investigaciones e informes de incumplimientos. Notifique fácilmente los incidentes, comprenda sus obligaciones, tanto internas como externas, y mejore continuamente su rendimiento en materia de cumplimiento.
Automatización del flujo de trabajo
Una solución de automatización de flujos de trabajo de primera clase como TAP de Mitratech es fácil de adoptar y utilizar, y ofrece un retorno de la inversión casi instantáneo, ya que permite la personalización de formularios y procesos, reduce los errores, acelera los flujos de trabajo, fomenta la colaboración y proporciona, además, archivado automatizado e integración de firma electrónica.
