Le pasa a todo el mundo. Envías una consulta a un proveedor. Pasan unos días y nadie responde. Envías un correo electrónico, un mensaje de texto, dejas un mensaje de voz. Pasan unos días más y, finalmente, obtienes una respuesta.
Esto resulta especialmente problemático en el caso de los cuestionarios de evaluación de riesgos de los proveedores y otros documentos necesarios para las revisiones y el cumplimiento normativo de terceros. No es posible evaluar adecuadamente el riesgo de los proveedores sin las respuestas a este cuestionario o los documentos de seguimiento.
¿Qué hacer cuando los proveedores críticos incumplen las normas? Se puede emplear una combinación de políticas y tácticas para estimular una mayor capacidad de respuesta.
¿Por qué los proveedores no responden?
Algunos proveedores pueden parecer distantes y fríos después de la incorporación. ¿Cómo se llega a este punto?
Antes de culpar por completo al proveedor, considere cómo la comunicación puede fácilmente quedar atascada o ser ignorada. Por ejemplo, el correo electrónico no siempre es el mejor medio de correspondencia. La mayoría de los proveedores reciben una gran cantidad de consultas diarias. Un correo electrónico impreciso puede no llamar la atención del proveedor. Además, es posible que el contacto principal para el servicio que recibe de un proveedor no sea el mejor contacto para obtener la información que busca.
Un proveedor puede estar desorganizado y tus intentos por contactarlo simplemente se pierden. También debes tener en cuenta las diferencias horarias. Algunos proveedores incluso prefieren obstinadamente una conversación cara a cara.
¿Qué puede hacer si está atado a un contrato con un proveedor que no responde?
Establecer el tono de la relación con los proveedores
Recuerde que está hablando con una persona. Cada interacción afecta a las conversaciones futuras. Sin embargo, es importante que establezca el tono de su relación con un proveedor desde el principio:
- La comunicación es clave. Hablar con los proveedores de la manera adecuada puede cambiar la calidad de esa relación. Ayude a sus proveedores a prestarle un mejor servicio comunicándoles sus expectativas desde el principio y con frecuencia.
- Simplifique y optimice sus cuestionarios. Reduzca la cantidad de preguntas que envía al contacto. No hay razón para enviar 186 preguntas a un proveedor cuando con 15 es suficiente. También puede subdividir su cuestionario completo para proveedores en segmentos y enviarlos a los contactos más adecuados dentro de un proveedor. Por ejemplo, envíe al responsable legal las preguntas relacionadas con el cumplimiento normativo y al responsable de TI las relacionadas con la ciberseguridad y la protección de datos. Las personas son más propensas a responder cuando las preguntas que se les plantean son relevantes para sus responsabilidades laborales.
- La mejor manera de garantizar una respuesta es incluir la capacidad de respuesta del proveedor como requisito contractual. Esto elimina cualquier ambigüedad. También estará protegido si es necesario rescindir la relación con el proveedor. Tendrá por escrito que han incumplido el contrato al no responder.
Abrir las líneas de comunicación
Una solución VRM puede abrir las líneas de comunicación con los proveedores y ayudarle a automatizar los procesos. Con el software adecuado, podrá gestionar los registros, contratos, documentos y cuestionarios de los proveedores. Obtendrá visibilidad sobre quién ha respondido y quién no, y cuánto tiempo lleva pendiente la solicitud.
Un buen producto de software VRM también proporcionará diversos tipos de cuestionarios para la evaluación de proveedores y las necesidades de diligencia debida.
Su solución puede ayudarle a procesar y revisar la información enviada a través de cuestionarios. La documentación de los proveedores debe estar vinculada a las respuestas. A continuación, se puede evaluar el riesgo en función de las respuestas con una vista resumida que puede revisarse con expertos en la materia y los propietarios de su empresa.
Por supuesto, ninguno Esto no se puede hacer si los proveedores no completan los cuestionarios o no responden a sus consultas. Una potente solución VRM puede gestionar esto automatizando la funcionalidad de solicitud y recepción. Esto reduce en gran medida la frustración de tener que ponerse en contacto repetidamente con los proveedores. Y en caso de rescisión del contrato, dispondrá de las funciones y herramientas que necesita para documentar y archivar registros.
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