La facturación electrónica de sus servicios jurídicos es una forma importante de realizar un seguimiento y controlar sus gastos legales. Es la forma de saber cuánto cuestan sus servicios jurídicos, pero también qué están haciendo los abogados externos y cuál es su rendimiento. Esto debería proporcionarle información suficiente para decidir cómo gestionar a estos profesionales externos. Con el software de facturación electrónica adecuado, puede obtener una visión profunda de esta área de su negocio.
Las sofisticadas soluciones de facturación electrónica también le proporcionan datos muy útiles. Traducidos a análisis en profundidad, esos datos le muestran claramente dónde podría estar gastando de más. Le muestran en detalle dónde sus gastos legales podrían estar fuera de rango en comparación con otros en su sector. Puede ver las tendencias en sus costes legales y hacer uso de información contextual que le ayuda a tomar decisiones empresariales informadas y acertadas.
Para aprovechar al máximo todos sus recursos, busque un software que haga algo más que simplemente digitalizar sus facturas tradicionales: necesita una solución que le ayude a replantearse su enfoque de los gastos legales y la gestión de asuntos. A continuación, le presentamos siete factores importantes que debe tener en cuenta a la hora de elegir una solución de facturación electrónica legal.
1. Gestión personalizada del flujo de trabajo
Es esencial que la información de facturación llegue a las manos adecuadas para una gestión adecuada del flujo de trabajo. Su solución de software debe tener la opción de crear un flujo de trabajo personalizado, de modo que la persona adecuada reciba la factura correcta en el momento oportuno. Las facturas deben pasar por los flujos de trabajo y el proceso de aprobación, teniendo en cuenta factores como los permisos de visibilidad o los umbrales de aprobación de facturas. El software debe ser lo suficientemente ágil como para adaptarse a sus necesidades específicas de flujo de trabajo, sin necesidad de transferencias manuales.
2. Gestión eficaz de la materia
Una gestión eficaz de los asuntos es fundamental no solo para proporcionar indicadores de datos sobre el estado, el presupuesto y la situación de cada asunto, sino también para ofrecer un nivel de visibilidad instantánea de todos sus asuntos que las herramientas tradicionales simplemente no pueden replicar. Su software debe ser capaz de emparejar las facturas con el asunto correcto para que pueda automatizar el seguimiento del presupuesto.
Ahora puede centrarse en los asuntos que consumen la mayor parte de su presupuesto y en los centros de costes que se han visto más afectados. Esto le permite tomar una decisión estratégica sobre cuándo es el momento de tomar una nueva dirección o incluso «dar por terminados» los esfuerzos de litigio. También le proporciona datos sólidos y puntos de referencia que pueden poner en tela de juicio sus prioridades, así como los recursos de los que dispone.
3. Motor de reglas personalizable
Su software debe contar con funciones inteligentes que hagan gran parte del trabajo por usted. Un motor de reglas personalizable y basado en la web le permite predeterminar qué partidas desea marcar, ajustar o rechazar automáticamente. Esto significa que ya no se aprobarán gastos que no se ajusten a su presupuesto o directrices. Su software también debe ofrecerle la posibilidad de realizar ajustes por su cuenta después de que el motor de reglas haya realizado la revisión objetiva inicial. De este modo, podrá tener en cuenta cualquier situación o acuerdo puntual que haya establecido con sus bufetes de abogados.
4. Proceso inteligente de revisión de facturas
Para llevar a cabo una diligencia debida en relación con sus costes, el mejor software de facturación jurídica debe contar con una función de revisión inteligente. Esto le permite profundizar para comprender qué hay detrás de cada cargo, de modo que pueda utilizar esa información en las conversaciones sobre el panel de su bufete, el rendimiento y mucho más.
5. Informes personalizables y potentes análisis de datos
Es esencial que los informes sean fáciles de elaborar y comprender. La solución debe proporcionar paneles de control e informes integrados que sean fáciles de adaptar a su empresa y/o departamento. Las capacidades de personalización de informes e interacción con los datos también son fundamentales para ayudarle a satisfacer sus necesidades sobre la marcha.
6. Facilidad de uso
Todos estos resultados deben presentarse a través de una interfaz que sea fácil de implementar y utilizar para su equipo. Todas las «campanas y silbatos» carecen de sentido si los miembros de su personal se sienten frustrados. Los datos en sí mismos no constituyen «inteligencia empresarial» si no se sitúan en el contexto adecuado. Su solución debe ser intuitiva y estar respaldada por un equipo de atención al cliente receptivo y con experiencia.
7. Retorno de la inversión sólido
Cualquier solución es una inversión, pero las soluciones superiores deberían mejorar realmente sus resultados. Al reducir las ineficiencias y proporcionar datos detallados que le aportan información estratégica, la solución debería tener un retorno de la inversión demostrado.
Con estas características, su software de facturación legal hace mucho más que reducir el papeleo y los procesos manuales. Le ayuda a descubrir ahorros Y le proporciona los análisis y la información legal que necesita para mejorar el rendimiento general.
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Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en el sitio de Quovant. Tras la adquisición de Mitratech en 2022, el contenido se trasladó al sitio de Mitratech.
