La facturation électronique est un moyen important de suivre et de contrôler vos dépenses juridiques. Elle vous permet de connaître le coût de vos services juridiques, mais aussi de savoir ce que font les conseillers juridiques externes et quelles sont leurs performances. Vous disposez ainsi de suffisamment d'informations pour décider de la manière de gérer ces professionnels externalisés. Avec le bon logiciel de facturation électronique, vous pouvez apporter un éclairage puissant sur ce domaine de votre activité.
Les solutions de facturation électronique sophistiquées vous fournissent également des données puissantes. Traduites en analyses approfondies, ces données vous montrent clairement où vous pourriez dépasser vos dépenses. Elles vous montrent en détail où vos dépenses juridiques peuvent être hors norme par rapport à d'autres dans votre secteur d'activité. Vous pouvez voir les tendances de vos coûts juridiques et utiliser des informations contextuelles qui vous aident à prendre des décisions commerciales éclairées et judicieuses.
Pour tirer le meilleur parti de toutes vos ressources, recherchez un logiciel qui ne se contente pas de numériser vos factures traditionnelles - vous avez besoin d'une solution qui vous aide à repenser votre approche des dépenses juridiques et de la gestion des dossiers. Voici sept facteurs importants à prendre en compte lors du choix d'une solution d'e-facturation juridique.
1. Gestion personnalisée des flux de travail
Pour une bonne gestion des flux de travail, il est essentiel que les informations relatives à la facturation parviennent aux bonnes personnes. Votre solution logicielle doit permettre de créer un flux de travail personnalisé, afin que la bonne personne reçoive la bonne facture au bon moment. Les factures doivent passer par les flux de travail et le processus d'approbation, tout en tenant compte de facteurs tels que les autorisations de visibilité ou les seuils d'approbation des factures. Le logiciel doit être suffisamment souple pour s'aligner sur vos besoins uniques en matière de flux de travail, sans aucun transfert manuel.
2. Une gestion performante des dossiers
Une gestion efficace des dossiers est essentielle non seulement pour fournir des indicateurs de données sur la santé, le budget et le statut de chaque dossier, mais aussi pour offrir un niveau de visibilité instantanée sur l'ensemble de vos dossiers que les outils traditionnels ne peuvent tout simplement pas reproduire. Votre logiciel doit être capable d'associer les factures au bon dossier afin d'automatiser le suivi du budget.
Vous pouvez désormais déterminer les affaires qui absorbent la majeure partie de votre budget et les centres de coûts qui ont été les plus touchés. Cela vous permet de porter un jugement stratégique sur le moment où il est temps de prendre une nouvelle direction ou même de "débrancher" les efforts en matière de contentieux. Vous disposez également de données et de bases solides qui peuvent remettre en question vos priorités ainsi que les ressources dont vous disposez.
3. Moteur de règles personnalisable
Votre logiciel doit être doté de fonctions intelligentes qui effectuent une grande partie du travail à votre place. Un moteur de règles personnalisable, basé sur le web, vous permet de déterminer à l'avance les postes que vous souhaitez marquer, ajuster ou rejeter automatiquement. Cela signifie qu'il n'est plus nécessaire d'approuver des dépenses qui ne sont pas conformes à votre budget ou à vos lignes directrices. Votre logiciel doit également vous donner la possibilité de procéder à des ajustements de votre propre chef après que le moteur de règles a procédé à l'examen objectif de première ligne. Vous pouvez ainsi prendre en considération les situations uniques ou les accords que vous avez conclus avec vos cabinets d'avocats.
4. Processus intelligent d'examen des factures
Afin d'exercer une diligence raisonnable sur vos coûts, le meilleur logiciel de facturation juridique doit être doté d'une fonctionnalité de révision intelligente. Cela vous permet de comprendre ce qui se cache derrière chaque facture et de prendre en compte ces informations dans les discussions concernant le panel de votre cabinet d'avocats, les performances, etc.
5. Rapports personnalisables et analyse puissante des données
Il est essentiel que les rapports soient faciles à produire et à comprendre. La solution doit fournir des tableaux de bord et des rapports intégrés qui sont faciles à adapter à votre entreprise et/ou à votre département. La personnalisation des rapports et les capacités d'interaction avec les données sont également essentielles pour vous aider à répondre à vos besoins à la volée.
6. Facilité d'utilisation
Tous ces résultats doivent être obtenus au moyen d'une interface facile à mettre en œuvre et à utiliser par votre équipe. Toutes les "cloches et les sifflets" n'ont aucun sens si les membres de votre personnel sont frustrés. Les données en elles-mêmes ne sont pas de la "business intelligence" si elles ne sont pas placées dans un contexte approprié. Votre solution doit être intuitive et soutenue par une équipe de service à la clientèle réactive et expérimentée.
7. Un solide retour sur investissement
Toute solution est un investissement, mais les solutions de qualité supérieure doivent réellement améliorer vos résultats. En réduisant les inefficacités et en fournissant des données approfondies qui vous donnent une vision stratégique, la solution doit avoir un retour sur investissement démontré.
Grâce à ces fonctionnalités, votre logiciel de facturation juridique fait plus que réduire la paperasserie et les processus manuels. Il doit vous aider à réaliser des économies ET vous fournir les analyses et les informations juridiques dont vous avez besoin pour améliorer vos performances globales.
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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur le site de Quovant. Après l'acquisition de Mitratech en 2022, le contenu a été déplacé sur le site de Mitratech.
