Flujo de trabajo de la semana: Automatización del Contrato marco de servicios

Un Contrato Marco de Servicios (CGS) es un contrato que establece los términos y condiciones que rigen la relación comercial entre dos partes, normalmente un proveedor de servicios y un cliente. Sirve como documento fundacional que establece los términos generales bajo los cuales se llevarán a cabo futuras transacciones, proyectos o servicios entre las partes. En lugar de negociar las condiciones de nuevo para cada proyecto o servicio, el acuerdo de servicios administrativos proporciona un marco al que se puede hacer referencia e incorporar por referencia a documentos específicos relacionados con el proyecto, como los pliegos de condiciones.

El acuerdo de servicios administrativos se firma al inicio de la relación comercial, y los proyectos posteriores suelen ejecutarse mediante declaraciones de trabajo que incorporan los términos y condiciones establecidos en el acuerdo de servicios administrativos. Para muchas empresas, será necesario un MSA antes de poder realizar cualquier trabajo para el cliente. Por este motivo, lo ideal es automatizar el MSA y enviarlo inmediatamente después de cerrar el cliente. A continuación, mediante la automatización, la información puede recopilarse y conservarse en un sistema central por motivos de auditoría y para facilitar el proceso de SOW que puede venir después. 

Un proceso de MSA lento frustra a todo el mundo: al equipo de ventas, al equipo de éxito del cliente, al nuevo cliente y al equipo jurídico. Sin embargo, un proceso rápido y eficiente (y que utilice la automatización del flujo de trabajo) convierte a su equipo jurídico en el héroe, trabajando en silencio entre bastidores para garantizar que los acuerdos se cierren rápidamente, los servicios comiencen de inmediato y la renovación se realice sin problemas. 

Los equipos jurídicos pueden sufrir la "reputación de bloqueo", que se ve agravada por la lentitud con la que se pone en marcha el contrato, una situación que a menudo se les escapa de las manos. Pero la automatización del flujo de trabajo se ocupa de todos los obstáculos que suelen asociarse al proceso de contratación. Por ejemplo, con una integración en Salesforce o su CRM, un acuerdo cerrado puede activar automáticamente el envío de un MSA, sin esperar a que un vendedor o un miembro del equipo de éxito del cliente lo inicie. 

Con una sólida plataforma de flujo de trabajo, los equipos jurídicos pueden diseñar un "flujo" que extraiga una plantilla de acuerdo de servicios administrativos de una biblioteca de documentos, asegurándose de que los términos han sido aprobados previamente y están listos para reunirse inmediatamente con el nuevo cliente. Si el cliente requiere algún cambio, estas actualizaciones pueden desencadenar respuestas automáticas y ser automáticamente rechazadas, aceptadas o derivadas a un experto de su equipo. 

Un traspaso eficiente entre Ventas y Éxito del cliente tras un acuerdo cerrado es fundamental para una estrategia de retención a largo plazo. Es en este momento cuando las promesas hechas durante el proceso de ventas se encuentran con la realidad de la implementación y la prestación de servicios. Con la automatización del flujo de trabajo, los equipos jurídicos demuestran ser no solo una parte central del proceso, sino una parte que ayuda a ambas partes a alcanzar el éxito. 

Una vez firmado el acuerdo por las partes pertinentes, la automatización del flujo de trabajo garantiza que se almacene de forma adecuada y segura, y que esté listo para una auditoría en cualquier momento. Cuando el cliente está listo para una nueva declaración de trabajo, la información recopilada en ese primer MSA se puede extraer en el nuevo formulario, por lo que es simple para su parte interesada relevante de Éxito del Cliente, Gestión de Cuentas, o Servicios para obtener los datos correctos con cero errores o equivocaciones. En función de los términos iniciales, la automatización del flujo de trabajo puede garantizar que se extraiga la plantilla correcta de la biblioteca de plantillas y que los SOW cumplan siempre los términos iniciales. 

Conseguir que los contratos salgan por la puerta rápidamente puede parecer sencillo, pero a menudo son causa de retrasos y frustración, dos cosas que agrian rápidamente las nuevas relaciones. Con la automatización del flujo de trabajo, los retos asociados a los acuerdos de servicios administrativos pasan a un segundo plano y los clientes pueden centrarse en sus proyectos (y en tu producto).