Buenas prácticas: Recuperación de datos de proveedores

Hay muchas razones por las que una relación con un proveedor externo puede terminar. En ese caso, los datos almacenados por el proveedor podrían ser vulnerables. 

A menudo es necesario que los requisitos de servicio de su empresa continúen, pero el riesgo es que usuarios no autorizados puedan acceder a los datos tras la finalización del contrato. ¿Otro temor? Que los proveedores puedan deshacerse indebidamente de documentos que contienen información confidencial de un cliente, dejando esos datos expuestos al riesgo de ser localizados y robados.

En caso de rescisión del contrato, es importante recuperar inmediatamente los datos de su empresa. Sin embargo, para ello es necesario disponer de los mecanismos de seguridad adecuados antes de rescindir el contrato.

Cree un plan para recibir sus datos

Para planificar cualquier contingencia, siga estos pasos ocho buenas prácticas para proteger tus datos:

1. Sepa específicamente dónde residen sus datos y dónde se encuentran los sitios de copia de seguridad.
2. Defina qué es y qué no es información confidencial.
3. Incluya un acuerdo de servicio con una cláusula de salida que le permita recuperar sus datos en cualquier momento.
4. Planifique cómo recuperará los datos, ya sea a través de una interfaz web para descargarlos o en formato físico.
5. Cree un calendario para recuperar sus datos, incluido el tiempo que deben conservarse una vez que expire el servicio del proveedor.
6. Solicite que se destruyan los datos digitales y físicos o que se le envíen directamente a usted.
7. Si se devuelven datos, debe tener un plan sobre dónde almacenar o archivar esta información.
8. Realice auditorías periódicas, mensuales o trimestrales, para evaluar dónde se almacenan los datos, ya que el proveedor podría cambiar la ubicación.

En esta era fundamentalmente digital, es vital rastree, controle y proteja sus datos en caso de que una relación de confianza con un proveedor externo tenga que terminar. En última instancia, hay que planificar con antelación para el peor de los casos si no se puede salvar la relación con un proveedor.

Incluso si se trata de una relación con un proveedor de extrema confianza sin signos de problemas en el horizonte (como en el caso de que un miembro querido de la familia sea el proveedor, y tú nunca ), deberías hacer un seguimiento de los datos que tienen en sus manos... por si acaso.

Es esencial contar con una herramienta capaz, de un proveedor que entienda todo lo relacionado con la gestión de proveedores y pueda orientarle sobre cómo planificar la rescisión de contratos. Utilice una solución de gestión de riesgos de proveedores que gestiona sus datos a lo largo de todo el ciclo de vida de una relación con un proveedor.

Si hay que poner fin a una relación con un proveedor, una solución VRM puede proporcionarle un archivo de documentos y registros. Y se beneficiará de la capacidad de conservar y documentar sus actividades de gestión de riesgos, en caso de auditoría.