¿Qué es la automatización empresarial?

La automatización empresarial puede reportar numerosas ventajas a su empresa y ha sido objeto de un gran número de estudios y encuestas.

McKinsey llevó a cabo un segunda encuesta mundial en organizaciones que automatizan con éxito los procesos empresariales.

• Dos años antesSegún su primera encuesta, hacer de la automatización de los procesos empresariales una prioridad estratégica era conducentes al éxito más allá de la fase piloto.
• Según la nueva encuesta dar prioridad a la automatización es ahora aún más importante para permitir el éxito.
• Organizaciones de éxito seguir centrándose en los empleados tanto como en la tecnología. Han introducido nuevas formas de hacerlo, en las que los empleados trabajan junto a las nuevas tecnologías.
• Replanteamiento de los modelos operativos ha surgido como una nueva directiva.
• Cada vez más empresas optan por la automatización que hace dos años.
• Dos tercios de los encuestados afirman que sus organizaciones están al menos probando la automatización de procesos empresariales en una o más unidades o funciones de negocio. Este porcentaje es superior al 57% de la encuesta anterior.

La evolución de la automatización empresarial

La automatización se remonta a miles de años atrás. De hecho, según Inversa y su artículo "Cómo los autómatas ayudaron a predecir el futuro de la robótica", Los griegos eran pesado en los conceptos de autómata. Ya en el 420 a.C., los ingenieros griegos desarrollaron autómatas rudimentarios propulsados por aire comprimido, vapor e hidráulica.

El gran matemático e ingeniero Héroe de Alejandría se dice que creó "...máquinas capaces de realizar funciones básicas (como abrir puertas) u objetos decorativos como relojes o dioramas mecanizados". No es realmente lo que uno piensa cuando mira el software y la tecnología de que disponemos hoy en día.

Avancemos hasta 1819, cuando el matemático  Charles Babbage creó una calculadora gigante que funcionaba con vapor. Luego se asoció con Ada Lovelace (hoy considerado el primer programador informático) para desarrollar el Motor Analítico. El sitio Motor analítico se considera el primer lenguaje informático funcional y, tal vez, el primer antecesor de la inteligencia artificial.

En los años setenta, sistemas de planificación de necesidades de material (MRP) se crearon para aumentar la productividad. Garantizaban la disponibilidad de materias primas para la producción y de productos para los clientes, mantenían los niveles más bajos de materiales y productos necesarios, y planificaban las actividades de fabricación y compra y los plazos de entrega. En los años 80, se crearon los sistemas MRP II para optimizar los procesos de fabricación.

Esto condujo a Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)término acuñado por Gartner en 1990. Según su definición, "las aplicaciones ERP automatizan y dan soporte a una serie de procesos empresariales administrativos y operativos en múltiples sectores, incluyendo la línea de negocio, la atención al cliente, la administración y los aspectos de gestión de activos de una empresa. Las implantaciones de ERP son empresas complejas y costosas, y algunas organizaciones luchan por definir los beneficios empresariales."

Ciñéndonos a los términos acuñados por Gartner, a principios de la década de 2000 (a medida que avanzaba la tecnología), Gartner acuñó el término "Business Process Management Suite" (BPMS) para describir las aplicaciones de software que podían gestionar procesos. En 2012, Gartner acuñó "Gestión inteligente de procesos empresariales"(iBPM). En describen"Los iBPMS han añadido un mayor apoyo a la colaboración humana, como la integración con las redes sociales, las tareas de proceso habilitadas para móviles, la analítica de streaming y la gestión de decisiones en tiempo real".

Por fin, Automatización de procesos digitales (DPA) incluyen la gestión de procesos empresariales, automatización robótica de procesos (RPA), aplicaciones de bajo código y plataformas de integración.

Cuatro tipos de automatización empresarial:

Automatización del marketing

¿Qué implica la automatización del marketing? Es el proceso de utilizar tecnología y software para automatizar tareas de marketing repetitivas. También consiste en implementar tecnología y herramientas para comercializar de forma más eficaz a través de múltiples canales. Esto incluye el marketing por correo electrónico, las campañas publicitarias y el marketing en redes sociales, entre otros.

75% de vendedores utilizan ya al menos una herramienta de automatización del marketing, y tiene sentido si se observa el tamaño del mercado. Según un estudio de Statista que examinó los ingresos de la tecnología de automatización de marketing en todo el mundo entre 2017 y 2023, se espera que todo el tamaño del mercado mundial de automatización de marketing alcance la friolera de 1.000 millones de euros. 25.100 millones de dólares a finales de 2023. Automatización de la publicidad por sí sola puede ahorrar a las empresas $130.000 al año en costes.

Automatización de recursos humanos

Del mismo modo, la automatización de Recursos Humanos utiliza software para digitalizar y automatizar las tareas relacionadas con RRHH, especialmente las repetitivas y que consumen mucho tiempo, como la incorporación de los empleados, el control del tiempo y las nóminas. Esto aumenta la eficiencia y la productividad, liberando tiempo para que el departamento de RRHH se centre en tareas más complejas, como la toma de decisiones o la planificación e implementación de estrategias. Naturalmente, esto a su vez disminuye la capacidad de error humano (mitigando el riesgo) y reduce los costes gastados en el procesamiento manual de RRHH.

Automatización contable y financiera

Automatizar el proceso contable significa aplicar software para automatizar las tareas relacionadas con los departamentos de finanzas y contabilidad. Esto puede incluir procesos como la conciliación de cuentas, la creación de estados financieros y la actualización de registros financieros. Una vez más, la automatización de estas tareas para que la intervención humana sea mínima se traduce en una reducción de los costes y una mayor eficiencia general.

La automatización de la contabilidad y las finanzas mejora la integridad de los datos al reducir las posibilidades de error humano. Permite agilizar las aprobaciones (que a veces tardan más en llegar a la dirección y se atascan) y los pagos a los clientes. La automatización también permite una mayor visibilidad y transparencia, proporcionando a su organización una mayor visión interna para ver lo que funciona y lo que no funciona con sus datos.

Según Robert HalfEn una agencia de contratación, la automatización de la contabilidad afectará a varias funciones y tareas principales. Entre ellas se incluyen:

• Tareas rutinarias

Las herramientas de automatización de procesos robóticos (RPA) pueden automatizar los cálculos numéricos y cualquier otro trabajo que implique algoritmos, como el cálculo de la depreciación.

• Conformidad 

Los contables necesitarán un profundo conocimiento del cumplimiento, pero el aprendizaje automático (ML) puede ayudar a mejorar la eficacia de los controles automatizados. Con la automatización y unos contables concienciados, deberías poder evitar cualquier costoso incumplimiento de la normativa.

• Interacción con el cliente

En cuanto a la interacción persona a persona, la automatización no puede sustituir a los humanos, pero el procesamiento del lenguaje natural (PLN) puede ayudar a automatizar algunas de estas situaciones mediante chatbots y herramientas similares. También puede ayudar a automatizar procesos como la preparación de contratos y documentos.

• Estrategia

La elaboración de estrategias requiere creatividad humana, por supuesto, pero la inteligencia artificial (IA) puede ayudar con el análisis necesario.

Automatización de procesos

Automatización de procesos (no confundir con la automatización del flujo de trabajo) consiste en aplicar la tecnología para automatizar tareas o subtareas repetibles. Esto se hace aplicando reglas definidas por el usuario para impulsar las operaciones empresariales.

Diferencia entre BPA y BPM

Según Forbes,

"La Workflow Management Coalition [WfMC] lleva 20 años trabajando para estandarizar la terminología del pensamiento orientado a procesos. La gestión de procesos empresariales (BPM) es una disciplina que implica cualquier combinación de modelado, automatización, ejecución, control, medición y optimización de los flujos de actividad empresarial, en apoyo de los objetivos de la empresa, abarcando sistemas, empleados, clientes y socios dentro y fuera de los límites de la empresa."

El WfMC se ha disueltocuando consideren que su trabajo ha concluido.

Según Gartner,

"La automatización de procesos empresariales (BPA) se define como la automatización de procesos y funciones empresariales complejos más allá de las actividades convencionales de manipulación de datos y mantenimiento de registros, normalmente mediante el uso de tecnologías avanzadas. Se centra en los esfuerzos de automatización de tipo "gestionar el negocio", en lugar de "contar el negocio", y a menudo se ocupa de procesos esenciales, críticos para la misión y basados en eventos. La BPA suele ayudar a los trabajadores del conocimiento de una empresa a satisfacer las necesidades de sus numerosos grupos de interés".

Toda automatización de procesos empresariales puede considerarse una forma de gestión de procesos empresariales. Ambas comparten el mismo objetivo: aumentar la eficiencia y racionalizar su organización para lograr una mayor productividad.

Según la Estado del BPM en 2020 por Signaviocasi 70% de las organizaciones implantan BPM para reducir costes o mejorar la productividad. 60% afirmaron estar trabajando en uno o más proyectos de transformación. Del mismo modo, según el estudio "Business Process Management Market - Growth, Trends, COVID-19 Impact, and Forecasts (2021-2026)" de Inteligencia de MordorSegún las previsiones, el mercado de la gestión de procesos empresariales alcanzará un valor de 4.780 millones de dólares en 2026.

Ventajas de la automatización empresarial

¿Qué significa la automatización empresarial? realmente ¿ofrecer? En resumen, algunas de sus ventajas más destacadas son:

• Mayor transparencia en sus procesos y datos empresariales.
• Reducción de errores ya que reduce las posibilidades de error humano.
• Mejora de la eficaciaque va de la mano con mayor productividad.
• Agiliza la colaboración y el establecimiento de relaciones entre sus empleados y departamentos, e incluso con proveedores externos vinculados a su sistema de automatización.

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