Pour que les opérations juridiques soient couronnées de succès en 2019, il faut amorcer la pompe !

2019 sera peut-être l'année des opérations juridiques, car les services juridiques des entreprises sont de plus en plus nombreux à s'y intéresser. Mais comment peuvent-ils être sûrs de mettre en œuvre des opérations juridiques efficaces et efficientes?

L'un des signes de ce mouvement a été la une croissance quasi exponentielle au cours des dernières années de la Consortium des opérations juridiques des entreprises (CLOC).  Fondée aux États-Unis, elle s'est maintenant étendue à l'étranger avec Institut CLOC des conférences au Royaume-Uni et à l'étranger Australie. L'organisation et ses membres sont dotés d'un esprit pionnier et d'une énergie novatrice que l'on retrouve généralement chez ceux qui se rendent compte qu'ils contribuent à faire évoluer leur secteur d'activité de manière significative.

Une réponse aux nouvelles pressions

Cette croissance est, bien sûr, le résultat de la manière dont les entreprises et les équipes juridiques font face à une augmentation des obligations légales et réglementaires complexes et qui se chevauchent, aux complexités globales de l'expansion dans de nouvelles régions (ne serait-ce que par le biais du commerce électronique), et à d'autres demandes qui entraînent plus de travail et de responsabilités pour le personnel juridique interne. Mais on leur demande également de contrôler les coûts et d'augmenter la productivité.

Ainsi, dans un environnement où les services juridiques sont mis au défi de "faire plus avec moins", la seule véritable voie vers le succès est de mettre en place les bons processus et la bonne technologie pour optimiser les performances des opérations juridiques et générer un retour sur investissement. Cela permet au personnel juridique de se concentrer sur ce pour quoi il est payé, à savoir le travail juridique.

Au fur et à mesure que les entreprises se développent, de nombreuses équipes juridiques sont soumises à une pression croissante pour contrôler les dépenses et maintenir la qualité du travail, obtenir une visibilité sur l'ensemble du département juridique et obtenir plus de travail à haute valeur ajoutée de la part de leurs avocats.

Mais si vous pensez y parvenir avec les méthodes, les processus et les outils d'hier ? La première chose à faire est de vous défaire de l'idée que vous maximiserez la valeur de vos opérations juridiques parce que vous les avez entravées dès le départ.

Pour préparer une équipe des opérations juridiques à la réussite en 2019, il existe dix domaines " incontournables " dans lesquels elle devrait initier les meilleures pratiques et utiliser les outils les plus récents, y compris la legal tech :

• Gestion des dossiers
• Gestion des dépenses
• Gestion des contrats
• Gestion du contenu
• Automatisation des flux de travail
• Rapports et analyses
• Principales intégrations
• Partenariat de collaboration et soutien à la clientèle
• Sécurité
• Un fournisseur qui a fait ses preuves

Pour illustrer notre propos, examinons-en quelques-uns, tels que détaillés dans notre récent ebook sur le sujet.

Un incontournable ? La gestion de contenu

Les juristes le savent bien, chaque affaire juridique est riche en contenu. Chaque détail est important et chaque élément de chaque affaire doit être soigneusement documenté. De nombreux services juridiques d'entreprise et de grands cabinets bénéficient depuis longtemps de systèmes centralisés de partage de fichiers et de gestion de documents.

Les petites équipes juridiques ont été confrontées à des obstacles plus importants à l'adoption de la technologie, mais quelle que soit leur taille, pratiquement toutes les opérations juridiques doivent faire face à des contenus stockés sur des disques amovibles, envoyés à de multiples destinataires sous forme de pièces jointes à des courriels, ou perdus dans la nature numérique.

N'oubliez pas que le contenu ne se limite pas aux documents Word ou PDF. Il peut s'agir de courriels, de métadonnées, de données entourant les documents, de photos, de vidéos, d'enregistrements, etc. Essayer de garder le contrôle sur tous ces contenus, dans toutes leurs variétés, sans un endroit unique où tout placer, a été un véritable cauchemar dans le monde juridique. C'est là que la gestion de contenu devient un ajout essentiel à votre pile de gestion juridique.

À quoi ressemble une bonne solution de gestion de contenu ?

En termes simples, la gestion de contenu est le processus de collecte, de récupération, de livraison, de gouvernance et de gestion globale de tout type d'information, quel qu'en soit le format. Il est important de gérer le contenu tout au long de son cycle de vie, du stockage à la suppression. Une gestion efficace du contenu comprend

• Stockage et suivi centralisés des dossiers et des informations relatives aux affaires.
• Possibilité d'associer des documents à des affaires individuelles ou à des types d'affaires.
• Des mesures de sécurité strictes ; seules les personnes compétentes disposant des autorisations nécessaires doivent avoir accès à la consultation, à l'accès ou à la copie de certains documents.
• Recherche en texte intégral pour une localisation et une récupération aisées du contenu.
• Contrôle des versions pour que vous ne voyiez que la bonne version au bon moment.
• Prise en charge de tous les types de documents, y compris vidéo et audio.
• La possibilité de stocker des modèles de formulaires, de lettres et de rapports standard.
• Le pouvoir entre les mains des utilisateurs : les utilisateurs individuels devraient pouvoir personnaliser tout ce qui entoure leurs données.
• La possibilité de fusionner des noms et des adresses dans des formulaires, des lettres et des avis standard.
• La possibilité de regrouper facilement divers documents relatifs à une affaire ou à une facture.

Un autre must ? Intégrations clés

Soyons honnêtes. Il y a de fortes chances que vous ne souhaitiez pas perdre de temps à fouiller dans plusieurs systèmes pour trouver où sont stockés les différents documents et dossiers nécessaires à une même affaire.

Même si vous adoptez une plateforme ou un système de gestion juridique pour gérer d'autres exigences des opérations juridiques, telles que la gestion des affaires et des contrats, la gouvernance des processus, la gestion des dépenses, et ainsi de suite, vous devez vous assurer qu'il s'intègre parfaitement aux autres systèmes dont vous dépendez le plus. Si tout est intégré de manière sécurisée dans votre LMS, les utilisateurs peuvent avoir une vue unique à partir d'une connexion unique, avec tout ce dont ils ont besoin pour faire leur travail en un seul endroit.

Voici quelques exemples de programmes que votre système de gestion juridique devrait absolument intégrer si vous souhaitez optimiser les opérations juridiques :

Comptes à payer

Envoyer automatiquement les factures à ces systèmes sur la base d'un flux de travail prédéfini et de règles d'acheminement. La facturation électronique est certes une bonne chose, mais si elle n'est pas reliée à la comptabilité fournisseurs, quelqu'un devra toujours payer la facture séparément et mettre à jour manuellement le statut dans le système. Cette intégration automatise ce qui pourrait être un processus manuel fastidieux.

Microsoft Office

L'intégration avec Outlook, Excel, Powerpoint, Word, etc., permet à l'équipe juridique de mieux collaborer au sein de son service et avec l'ensemble de l'organisation. Grâce à cette intégration, il n'est plus nécessaire de stocker les courriels et autres fichiers séparément, vous pouvez les faire glisser directement dans votre système de gestion des dossiers. Les métadonnées, le texte et les pièces jointes sont automatiquement capturés par un simple glisser-déposer. Une fois de plus, cela vous permet de tout garder en un seul endroit. Vous ne devriez pas non plus avoir à vous soucier du contrôle des versions, puisque l'intégration devrait permettre de conserver une piste d'audit complète de tout votre contenu.

Gestion des documents

Selon les personnes avec lesquelles vous travaillez, différents juristes peuvent utiliser différents systèmes de gestion des documents pour rédiger et créer de nouveaux contrats, rédiger des avenants et des clauses, ou apporter d'autres modifications à un projet initial. Bien que vous ne souhaitiez pas limiter votre capacité à collaborer avec d'autres juristes, il est finalement peu pratique de stocker des documents dans différents systèmes. L'idéal serait qu'ils soient regroupés en un seul endroit, avec la matière juridique qui leur est associée.

Le moyen le plus simple d'y parvenir, sans procéder à une refonte informatique massive ? Il suffit de brancher votre système de gestion de documents par le biais d'une intégration API. De cette manière, vous pouvez facilement effectuer des recherches à partir de votre source unique pour tout ce qui concerne le domaine juridique, et cette source sera automatiquement extraite de tous les systèmes de gestion de documents que vous pourriez utiliser.