7 points essentiels pour l'optimisation des opérations juridiques, deuxième partie

Comme nous l'avons souligné dans la première partie de cette série d'articles, l'optimisation des opérations juridiques est désormais une obligation pour les services juridiques des entreprises. Ils sont évalués en fonction d'indicateurs de performance clés, tout comme les autres unités commerciales. Il leur incombe donc de maximiser l'efficacité et la productivité des opérations juridiques.

Nous avons abordé trois domaines essentiels dans lesquels l'optimisation des opérations juridiques peut apporter une valeur maximale à l'entreprise, et nous avons expliqué comment la technologie peut faire partie de cette solution. Voici donc, sans plus attendre, quatre autres domaines vitaux dans lesquels les responsables des opérations juridiques devraient favoriser l'optimisation.

Constituer une source unique de vérité avec un accès rapide aux connaissances historiques et aux communications des cabinets d'avocats

Avec l'augmentation constante des types d'actifs informationnels détenus par une organisation - qu'il s'agisse de documents juridiques, de documents Word, de fichiers PDF, de vidéos, de feuilles de calcul, de courriers électroniques ou autres - le contrôle, la gestion et la gouvernance de ces actifs sont devenus un défi de plus en plus important.

Trouver les bonnes solutions pour résoudre ou minimiser ces défis et tirer le meilleur parti des opportunités qui en découlent est un objectif que poursuivent de nombreuses organisations.

Dans un monde où les empreintes numériques ne cessent de croître, par où une telle solution peut-elle commencer ? Le premier obstacle consiste à comprendre quels sont les actifs de données détenus. De nombreux canaux différents capturent et traitent différents types d'informations dans différents référentiels, ce qui entraîne une duplication des données.

Solution

Pour gérer plus efficacement le processus de maintien de toutes ces informations et s'assurer de leur cohérence, la solution la plus simple consiste à conserver toutes les données dans un référentiel unique. Ce référentiel peut alors servir de plaque tournante pour les données d'une organisation, ce qui permet de réaliser des économies de stockage, de minimiser les doublons et d'offrir une structure plus simple pour le maintien et l'application de la sécurité des données.

Le stockage centralisé des actifs numérisés rapportera de nombreux dividendes. L'un d'entre eux ? La réduction de la nécessité de stocker tout ce papier. Selon Iron Mountain, les entreprises consacrent 5 % de leur budget à l'archivage. Le remplissage d'une armoire à dossiers à quatre tiroirs coûte 25 000 dollars en main-d'œuvre et en matériel, auxquels s'ajoutent 2 000 dollars pour l'entretenir chaque année.

Comprendre vos données : Après avoir rassemblé et structuré les données, l'étape suivante consiste à comprendre exactement ce qui est détenu et si cela est fait correctement. Les réglementations imposent que les données ne soient pas conservées trop longtemps, qu'elles soient supprimées ou conservées pour des raisons juridiques, et qu'elles ne soient jamais supprimées tant qu'elles sont nécessaires. Le référentiel unique doit fournir des mécanismes pour la conservation correcte des données et le fait de disposer des données dans un référentiel structuré simplifie le processus de gestion.

Toutefois, cette méthode n'est efficace que si l'on sait quelles sont les données détenues. Traditionnellement, les systèmes de gestion des documents sont très efficaces pour permettre à une organisation de comprendre quelles données sont présentes, mais ils ne sont pas aussi efficaces pour analyser les lacunes dans les données. Disposez-vous de documents à jour ? Disposez-vous des données nécessaires à l'exécution d'un processus ? Disposez-vous d'un nombre suffisant de documents lorsqu'un processus nécessite plusieurs documents d'un type particulier ?

C'est là qu'il est important d'adopter un système capable de fournir ce niveau d'information sur les données détenues, permettant aux processus individuels de fonctionner plus efficacement et donnant une vue d'ensemble de la conformité de la manière dont les données sont gérées dans l'organisation.

À quoi ressemble une bonne solution de gestion de contenu/source unique de vérité ?

Pour parvenir à une source unique de vérité, vous avez besoin d'une solution de gestion de contenu efficace. La gestion de contenu est le processus de collecte, de récupération, de livraison, de gouvernance et de gestion globale de tout type d'information, quel qu'en soit le format. Une gestion de contenu efficace pour un service juridique comprend les éléments suivants

• Stockage et suivi centralisés des dossiers et des informations relatives aux affaires.
• Possibilité d'associer des documents à des affaires individuelles ou à des types d'affaires.
• Des mesures de sécurité strictes ; seules les personnes affectées aux dossiers doivent avoir accès à la consultation, à l'accès ou à la copie de certains documents.
• Recherche en texte intégral pour une localisation et une récupération aisées du contenu.
• Contrôle des versions pour que vous ne voyiez que la bonne version au bon moment.
• Prise en charge de tous les types de documents et de formats, y compris vidéo et audio.
• La possibilité de stocker des modèles de formulaires, de lettres et de rapports standard.
• L'utilisateur a la possibilité de trouver et de consommer facilement du contenu sans avoir à se demander où chercher.
• La possibilité de regrouper facilement divers documents relatifs à une affaire ou à une facture.

Fournir un moyen facile de relier/attacher des documents et des courriels à l'affaire.

L'information d'entreprise est essentielle au bon fonctionnement, voire à la survie de l'entreprise. Il est vital d'y avoir un accès instantané pour le service à la clientèle, la divulgation, l'audit ou le respect des réglementations.

Le problème est que les informations commerciales essentielles peuvent être contenues dans un grand nombre de silos tels que des applications commerciales, des feuilles de calcul, des documents Word, des documents scannés, des rapports, des photographies, des déclarations et des fichiers texte, etc. Nous nous sommes concentrés sur le défi du contenu "source unique de vérité" dans la dernière section, mais nous devons ici élargir notre champ d'action pour nous concentrer sur la manière de maintenir cette source unique de vérité dans les communications.

Le problème : les données sont cloisonnées et séquestrées

Aujourd'hui, les données commerciales essentielles sont souvent créées, partagées et stockées dans des courriels et des pièces jointes, ou ne sont stockées que sur l'appareil de l'utilisateur final. Lorsque ces communications sont cloisonnées sur les ordinateurs de bureau ou d'autres appareils numériques d'avocats ou de membres du personnel, les informations critiques peuvent devenir inaccessibles à l'ensemble de l'équipe.

IDC a constaté que les professionnels qui utilisent des flux de travail sur papier passent jusqu'à 35 à 50 % de leur temps à rechercher des informations en raison de l'absence d'un index centralisé ou d'un référentiel d'actifs. Les informations manquantes ou difficiles à localiser sont inefficaces et coûteuses, d'autant plus que les entreprises sont légalement tenues de sécuriser et de protéger les informations personnelles. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions réglementaires.

Le défi commercial ?

• Saisir, stocker et gérer en toute sécurité tous les types d'informations de l'entreprise, quelle qu'en soit la source, dans un référentiel numérique central et sécurisé.
• Fournir des capacités de recherche et d'extraction instantanées associées à des pistes d'audit (qui a consulté quoi/quand, etc.).
• Mettre en œuvre et appliquer des pistes d'audit et des politiques de conservation pour répondre aux exigences internes, sectorielles, juridiques et de conformité.

Solution

Le temps est précieux pour les professionnels du droit. Et l'adoption par les utilisateurs est la clé pour maximiser le retour sur investissement de toute technologie juridique. Afin de s'assurer que les courriels et les documents sont stockés de manière cohérente et liés aux affaires au sein de la source unique de vérité pour les juristes, il doit y avoir une intégration avec les systèmes que vos avocats utilisent le plus, le plus souvent Microsoft Outlook® et Microsoft Office®.

Grâce à ce type d'intégration, vos avocats pourront simplement glisser-déposer des éléments de leur boîte de réception vers l'affaire juridique au sein de votre solution de gestion juridique. Cela permet de rationaliser et d'accélérer les flux de travail, tout en évitant la duplication du contenu,

Les métadonnées contenues dans les courriels sont tout aussi importantes que le contenu des courriels et les documents joints. De qui provient-il ? Quand a-t-il été envoyé ? Qui a été mis en copie ? Et ainsi de suite. Ces informations peuvent être aussi importantes que le sujet abordé. Pour l'utiliser efficacement, les utilisateurs doivent pouvoir effectuer facilement des recherches à partir d'Outlook afin de s'assurer que les éléments sont sauvegardés à partir de la bonne source.

Plus les tâches administratives peuvent être effectuées à l'aide des systèmes que vos avocats ont l'habitude d'utiliser, mieux c'est. L'intégration de MS Office peut être tout aussi importante que d'autres formes de gestion et d'archivage de documents, en facilitant plus que jamais l'accès et le contrôle des fichiers et des tâches par les utilisateurs, tout en tirant parti des compétences logicielles existantes.

Réduisez de 20 % le temps consacré à la création et à la gestion de documents juridiques grâce à l'intégration de MS Office®.

L'utilisateur final moyen d'une technologie juridique peut perdre entre 30 et 60 minutes par semaine à basculer entre des applications disparates, à naviguer sur des écrans et à réintroduire des informations. Additionnez le temps passé par l'ensemble de votre personnel juridique sur une année et vous verrez que vous investissez beaucoup dans un travail à faible valeur ajoutée. L'intégration de la suite Office réduit le temps perdu et augmente l'efficacité opérationnelle du service.

Améliorer la prévisibilité du budget/des prévisions des dépenses juridiques du département

De nombreuses équipes juridiques sont contraintes de contrôler les dépenses et de maintenir la qualité du travail malgré la croissance de l'entreprise. Pour ce faire, les équipes doivent avoir une meilleure visibilité sur l'ensemble du département juridique et faire en sorte que le personnel juridique effectue davantage de travaux à forte valeur ajoutée.

Si votre organisation sous-traite des travaux à des cabinets d'avocats externes, la gestion des dépenses est une nécessité absolue si vous voulez contrôler les coûts, comprendre la valeur réelle apportée par chaque cabinet d'avocats et avoir une visibilité sur les compromis entre les coûts et les résultats. Sans parler du pouvoir et de la prévoyance en matière de budgétisation et de dépenses juridiques.

Solution

Qu'est-ce que la gestion des dépenses ?
En substance, un bon logiciel de gestion des dépenses fournit un portail rationalisé et facile à consulter qui permet aux services juridiques des entreprises d'avoir une vue d'ensemble de leurs dépenses en matière d'avocats externes - et d'autres coûts juridiques.

L'autre élément essentiel de la gestion des dépenses et des fournisseurs ? La facturation électronique. Quel est le retour sur investissement de l'e-facturation ? Les entreprises qui ont mis en place une solution de facturation électronique solide réalisent une réduction de 5 à 10 % de leurs dépenses juridiques sur une période de trois ans.

Quels sont les avantages de la gestion des dépenses ? Quelques exemples :

• Réduisez et contrôlez vos dépenses juridiques en faisant appel à des conseillers externes.
• Suivre et rapporter les budgets des affaires par période de temps ou par phase de l'affaire.
• Exigez automatiquement des entreprises qu'elles définissent des budgets, des profils de chronométreurs et des informations sur les tarifs avant de commencer à travailler, et suivez vos accords au sein de votre source unique de vérité.
• Suivez les comptes de régularisation et les comptes réels, tandis que chaque personne concernée reçoit des notifications d'étape pour rester dans les clous.
• Maintenir une piste d'audit automatique de toutes les modifications apportées aux factures, y compris les approbations, les révisions, les ajustements et les rejets.
• Optimiser la sélection des entreprises et des chronométreurs grâce à une visibilité et à des rapports qui permettent des évaluations dans le temps.

Accélérer et rendre plus efficaces les approbations de contrats, les NDA et d'autres processus

Les processus d'approbation des contrats sont une source notoire d'épuisement des ressources pour les équipes juridiques du monde entier. Mais les processus répétitifs des opérations juridiques de toutes sortes sont les vrais coupables.

Par exemple, si un employé payé 50 dollars de l'heure prend une demi-heure pour rédiger chacune des cinq notifications par jour de travail, rappelant aux autres d'examiner un contact, cela représente 6 000 dollars par an que vous payez à un seul travailleur pour un travail répétitif. Et il se peut que plusieurs personnes s'en chargent, n'est-ce pas ?

Les tâches courantes telles que le traitement des accords de confidentialité sont un exemple où les avocats eux-mêmes sont obligés de revoir et d'approuver des documents qui peuvent être facilement numérisés dans le cadre d'un flux de travail automatisé de soumission et d'approbation, libérant ainsi les avocats pour des tâches plus rentables.

Le traitement des documents est une autre tâche manuelle répétitive qui coûte beaucoup de temps et d'argent aux équipes juridiques. IDC indique que les travailleurs perdent 21 % de leur temps à rechercher des documents perdus ou à traiter d'autres problèmes liés aux documents.

Solution

Heureusement, les équipes juridiques ont désormais accès à des solutions d'automatisation des flux de travail basées sur l'informatique en nuage qui peuvent transformer numériquement de nombreuses tâches manuelles ou liées au papier. Les flux de travail automatisés en libre-service (comme pour un accord de confidentialité) peuvent être jusqu'à 7 fois plus rapides et 15 fois plus efficaces qu'un processus manuel, avec une conformité à 100 % et un retour sur investissement pouvant atteindre 400 %.

L'automatisation des flux de travail permet d'aborder certains domaines de l'exploitation juridique :

• Les accords de confidentialité normalisés/autoguidés (ou d'autres formulaires, tels que les demandes de service) peuvent être consultés par les utilisateurs à tout moment et en tout lieu, et acheminés automatiquement, ce qui réduit les examens internes coûteux effectués par le personnel juridique.
• Les processus plus complexes, tels que l'élaboration des contrats et les cycles de vie, peuvent être automatisés et personnalisés pour une performance optimale.
• Les entreprises peuvent désormais gérer des processus à grande échelle, même à travers des réseaux mondiaux.
• L'automatisation élimine les erreurs et les retards, pour une expérience utilisateur plus rapide et plus fiable.
• Les flux de travail, même en dehors du service juridique, peuvent être conçus pour intégrer les meilleures pratiques en matière de droit et de conformité dans d'autres services.
• Chaque flux de travail peut être automatiquement sauvegardé dans une archive Cloud sécurisée, facilement accessible à des fins d'audit, de gouvernance et de conformité.
• L'intégration de la signature électronique permet de normaliser les approbations sécurisées.

Quelques-uns des retours sur investissement offerts par l'automatisation du flux de travail juridique ?

• Intégration de la signature électronique : Une équipe juridique typique d'une entreprise de taille moyenne économise 70 000 dollars par semaine en rationalisant ses processus d'approbation à l'aide de capacités de signature électronique, ce qui représente des économies de 3,6 millions de dollars par an.
• Économies de matériaux : Les coûts d'utilisation du papier peuvent être de 13 à 31 fois supérieurs au prix d'achat du papier, alors qu'un employé de bureau américain moyen utilise 10 000 feuilles par an.
• Sécurité et archivage : Parce qu'il est facile (et économique) de sauvegarder des documents sur des serveurs sécurisés basés sur le cloud, le suivi de la conformité et la reprise après sinistre sont beaucoup plus faciles que si vous utilisiez un archivage physique.
• Moins de dépendance à l'égard de l'informatique : les meilleures solutions d'automatisation du flux de travail juridique sont des produits SaaS qui offrent une facilité d'adoption et d'intégration plug-and-play avec les systèmes existants. Cela réduit considérablement la nécessité et les coûts de l'implication du service informatique et supprime les dépenses liées au matériel dédié sur site.
• Optimisation des talents : Une étude a montré qu'en préparant manuellement seulement trois documents par semaine, un avocat senior pourrait perdre 1 350 dollars par mois en temps facturable par rapport à l'utilisation de l'automatisation.
• Moral et rétention : Remplacer la corvée par l'efficacité aide les gens à se concentrer sur des tâches plus importantes et à se sentir plus épanouis dans leur travail. C'est l'une des raisons pour lesquelles l'étude Adobe a révélé que 81 % des employés de bureau américains considéraient les technologies de pointe comme un facteur clé de leur satisfaction au travail.