Une liste de contrôle en 10 points pour choisir un éditeur de logiciels de gestion des politiques publiques

Dans mon dernier article, j'ai parlé de la dynamique qui sous-tend la demande croissante d'une meilleure gouvernance, d'une culture de l'éthique et de la conformité et d'une plus grande responsabilisation. J'expliquais également que cette vague de changements rendait plus nécessaire que jamais une gestion des politiques et des procédures fondée sur les meilleures pratiques.

Vous avez peut-être essayé de gérer manuellement l'ensemble du cycle de vie avec des feuilles de calcul, des documents, des courriers électroniques, des suivis écrits et oraux, des rapports manuels, etc. Résultat probable ? Vous avez atteint votre seuil de patience et de frustration.

Ne nous voilons pas la face : avec la complexité des opérations commerciales actuelles, l'expansion mondiale et l'évolution constante de l'environnement juridique, réglementaire et de conformité, une solution technologique de gestion des politiques et des procédures basée sur les meilleures pratiques doit être mise en place. solution technologique de gestion des politiques et des procédures basée sur les meilleures pratiques est essentielle pour permettre à une organisation de développer et de maintenir efficacement le large éventail de politiques et de procédures dont elle a besoin pour gouverner de manière intègre et défendable.

La bonne technologie en matière de politiques et de procédures est plus que rentable

La bonne solution technologique de gestion des politiques et des procédures peut apporter une valeur ajoutée et un retour sur investissement significatifs. Tout d'abord, elle peut réduire considérablement la complexité et le risque d'erreurs liés aux différents aspects de la gestion des politiques et des procédures. Ensuite, elle permet de réaliser des économies grâce à l'augmentation de l'efficacité opérationnelle, sans parler de la réduction des risques de non-conformité et des amendes réglementaires qui en découlent.

Enfin, il vous permet de mettre en place un programme de conformité éthique et défendable, qui est également l'un des piliers fondamentaux de la réduction des risques d'atteinte à la réputation de la marque.

Filtres clés dans la recherche d'une solution ?

Lorsque vous recherchez une solution technologique de gestion des politiques et des procédures, il est évident, à première vue, que toutes les solutions ne se valent pas. L'éventail des fonctionnalités prises en charge peut varier considérablement d'un produit à l'autre.

Un filtre à adopter ? Trouver une solution qui offre gestion du cycle de vie complet de vos politiques et procédures : création de politiques, examen et approbation automatisés, publication intelligente, attestations et évaluations des connaissances, rapports automatiques sur l'état de la conformité et pistes d'audit.

C'est ce que nous appelons la gestion des politiques et des procédures fondée sur les meilleures pratiques. Une fois que vous aurez trouvé une gamme de solutions qui la prennent en charge, vous voudrez obtenir une démonstration de chaque produit.

Recherchez une solution simple et intuitive et qui ne nécessitera qu'une formation minimale de l'utilisateur final. Si la solution est trop compliquée pour les utilisateurs finaux, ils ne l'utiliseront tout simplement pas. Cela va bien sûr à l'encontre de la logique même de l'investissement dans un produit censé faciliter les choses.

Il n'y a rien de pire que de déployer un nouveau logiciel auprès de centaines ou de milliers d'utilisateurs, pour qu'ils se rendent compte qu'il est si complexe qu'ils refusent de l'utiliser ou qu'ils chargent votre service informatique d'une montagne de tickets d'assistance. Ou même les deux.

Facilitez la tâche de vos administrateurs

Parlons également de l'aspect administrateur du logiciel, car il est également extrêmement important, mais il est parfois négligé. Vous devez vous assurer que le produit est facile et intuitif pour les administrateurs, ainsi que pour les utilisateurs finaux.

L'administration du produit ne doit pas nécessiter d'intervention informatique et doit être basée sur des opérations simples de type "pointer et cliquer", "glisser et déposer". Comme pour les utilisateurs finaux, si le produit est trop compliqué et non intuitif pour les administrateurs, ils ne l'utiliseront tout simplement pas.

Vous choisissez un fournisseur, pas seulement un produit

Disons que vous avez fait vos recherches et que vous avez trouvé quelques solutions technologiques qui prennent en charge la gestion des politiques et des procédures basée sur les meilleures pratiques, et que vous êtes satisfait de ce que vous avez vu dans les démonstrations. Qu'en est-il maintenant ?

Choisir un logiciel, c'est aussi établir une relation avec le fournisseur qui en est à l'origine et lui accorder sa confiance. Cela signifie que votre décision ne doit pas se fonder uniquement sur les caractéristiques et les fonctions du produit, mais également sur les facteurs et les caractéristiques du fournisseur.

De quoi s'agit-il ? Voici une liste de contrôle en 10 points qui vous aidera à évaluer et à prendre une décision éclairée et sûre concernant votre prochain fournisseur de logiciel de gestion des politiques et des procédures :

Profil de l'entreprise

Combien d'employés compte le fournisseur ? Dispose-t-il du nombre de ressources nécessaires pour développer et gérer une feuille de route convaincante qui répondra à vos besoins à l'avenir, au fur et à mesure de l'évolution de votre entreprise et de vos besoins ?

Profil financier

S'agit-il d'une entreprise en croissance d'année en année et en bonne santé financière ? A-t-elle les ressources financières et la stabilité nécessaires pour devenir votre fournisseur/partenaire à long terme ?

Années dans l'industrie

Depuis combien d'années le fournisseur est-il présent dans le secteur ? Ses produits ont-ils été testés et éprouvés au fil du temps ou s'agit-il d'un acteur relativement nouveau ?

Expertise dans le domaine de la GRC

S'agit-il d'un fournisseur unique qui ne connaît que la gestion des politiques et des procédures ? Si vos besoins et exigences en matière de GRC évoluent ou changent à l'avenir, serez-vous obligé de faire appel à un autre fournisseur pour répondre à ces besoins, ce qui vous obligera à jongler avec plusieurs fournisseurs de GRC ?

Études de cas et références clients

Ont-ils des études de cas réels de clients que vous pouvez consulter et des références de clients solides auxquelles vous pouvez vous adresser ?

Profils des clients

Ont-ils des profils de clients différents ? Leurs clients sont-ils tous de petites entreprises ou ont-ils également des clients de taille moyenne et de grandes entreprises ? Ont-ils des clients dans un large éventail de secteurs d'activité ?

Capacités d'intégration

Prennent-ils en charge Active Directory et disposent-ils d'API ouvertes qui vous permettent d'intégrer facilement les systèmes de ressources humaines ?

Portée géographique

Prennent-ils en charge des zones géographiques mondiales et des langues multiples ou se limitent-ils à une langue, un pays ou une région spécifique ?

Service et assistance

Quel type de service et d'assistance après-vente offrent-ils ? Et quels types d'accords de niveau de service pouvez-vous attendre d'eux ?

Vision et feuille de route de l'entreprise

Quelle est la vision déclarée de l'entreprise ? Cette vision correspond-elle à la direction que vous souhaitez donner à votre entreprise ? À quoi ressemble la feuille de route de l'entreprise en matière de produits ? Cette feuille de route correspond-elle à l'orientation de votre entreprise, ou y voyez-vous des failles technologiques et des lacunes qui vous mettent la puce à l'oreille ?

Obtenir la meilleure "offre groupée"

Nous espérons qu'il s'agit d'une liste solide des critères de haut niveau à appliquer pour sélectionner une solution technologique de gestion des politiques et des procédures et pour évaluer le fournisseur qui la propose. Car, comme on dit, c'est vraiment c'est d'un ensemble de services. Pour obtenir le meilleur retour possible sur votre investissement logiciel, vous avez besoin que les deux soient à la hauteur.

Le scénario idéal ? Trouver une solution technologique de pointe soutenue par un fournisseur en qui vous pouvez non seulement avoir confiance, mais avec lequel vous pouvez vous associer au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vos besoins évoluent. Le temps et la diligence que vous avez consacrés à l'identification de cette combinaison inégalée de produit et de fournisseur en valent la peine.

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