Eine 10-Punkte-Checkliste für die Auswahl eines Anbieters von Policy-Management-Software
In meinem letzten Beitrag habe ich über die Dynamik gesprochen, die wir hinter der wachsenden Nachfrage nach besserer Governance, einer Kultur der Ethik und Compliance und größerer Verantwortlichkeit sehen. Und wie diese Welle des Wandels den Bedarf an einem auf Best Practices basierenden Richtlinien- und Verfahrensmanagement wie nie zuvor vorantreibt.
Vielleicht haben Sie versucht, diesen gesamten Lebenszyklusprozess manuell mit Tabellenkalkulationen, Dokumenten, E-Mails, schriftlichen und mündlichen Nachfassaktionen, manuellen Berichten usw. zu verwalten . Das wahrscheinliche Ergebnis? Sie haben Ihre Gedulds- und Frustrationsgrenze erreicht.
Früher oder später kommen die meisten Menschen an einen Punkt, an dem sie erkennen, dass es schwierig ist, all die komplexen Ebenen der Richtlinien- und Verfahrensverwaltung manuell zu bewältigen:
- Zeitaufwendig
- Teuer
- Ineffizient
- Fehleranfällig
- Mit Risiken behaftet
In Anbetracht der komplexen Geschäftsabläufe, der globalen Expansion und der sich ständig ändernden rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen sowie der Einhaltung von Vorschriften ist eine Best-Practices-basierte Technologie-Lösung für die Verwaltung von Richtlinien und Verfahren von entscheidender Bedeutung, um ein Unternehmen in die Lage zu versetzen, die breite Palette an Richtlinien und Verfahren effektiv zu entwickeln und zu pflegen, die es für eine integre und vertretbare Unternehmensführung benötigt.
Die richtige Technologie für Richtlinien und Verfahren macht sich mehr als bezahlt
Die richtige Technologielösung für die Verwaltung von Richtlinien und Verfahren kann einen beträchtlichen Wert und ROI bieten . Zunächst einmal kann sie die Komplexität und das Fehlerpotenzial bei den verschiedenen Aspekten der Verwaltung von Richtlinien und Verfahren drastisch reduzieren. Hinzu kommen die Kosteneinsparungen aufgrund der gesteigerten betrieblichen Effizienz, ganz zu schweigen von der Verringerung der Compliance-Risiken und der damit verbundenen Bußgelder.
Schließlich bietet es Ihnen die Möglichkeit, ein ethisch vertretbares und vertretbares Compliance-Programm aufzubauen, das auch eine der grundlegenden Säulen für die Verringerung des potenziellen Reputationsschadens der Marke ist.
Die wichtigsten Filter bei der Suche nach einer Lösung?
Wenn Sie nach einer Technologielösung für die Verwaltung von Richtlinien und Verfahren suchen, ist es auf den ersten Blick klar, dass nicht alle Lösungen gleich sind. Der Umfang der unterstützten Funktionen kann sich bei allen angebotenen Produkten drastisch unterscheiden.
Ein Filter, den Sie einsetzen sollten? Finden Sie eine Lösung, die Folgendes bietet Management des gesamten Lebenszyklus Ihrer Richtlinien und Verfahren: Erstellung von Richtlinien, automatische Überprüfung und Genehmigung, intelligente Veröffentlichung, Bescheinigungen und Wissensbewertungen sowie automatische Compliance-Berichte und Prüfpfade.
Dies nennen wir ein auf bewährten Praktiken basierendes Richtlinien- und Verfahrensmanagement. Sobald Sie eine Reihe von Lösungen gefunden haben, die dies unterstützen, sollten Sie sich jedes Produkt in einer Demo ansehen.
Suchen Sie nach eine Lösung, die einfach und intuitiv ist und nur minimalen Schulungsaufwand für die Endbenutzer erfordert. Wenn es für die Endbenutzer zu kompliziert ist, werden sie das Produkt einfach nicht verwenden. Das widerspricht natürlich der gesamten Logik der Investition in ein Produkt, das die Dinge einfacher machen soll.
Es gibt nichts Schlimmeres, als eine neue Software für Hunderte oder Tausende von Benutzern einzuführen, die dann feststellen, dass sie so komplex ist, dass sie sich entweder weigern, sie zu benutzen, oder Ihre IT-Abteilung mit einem Berg von Helpdesk-Tickets belasten. Oder sogar beides.
Machen Sie es Ihren Administratoren leicht
Lassen Sie uns auch über den Administrator-Aspekt der Software sprechen, denn dieser ist ebenfalls extrem wichtig - wird aber manchmal übersehen. Sie wollen sicherstellen, dass das Produkt sowohl für Administratoren als auch für Endnutzer einfach und intuitiv ist.
Die Verwaltung des Produkts sollte kein Eingreifen der IT-Abteilung erfordern und auf einfachen Point-and-Click- und Drag-and-Drop-Vorgängen beruhen. Wie bei Ihren Endnutzern gilt auch hier: Wenn es für die Administratoren zu kompliziert und nicht intuitiv ist, werden sie es einfach nicht nutzen.
Sie entscheiden sich für einen Anbieter, nicht nur für ein Produkt
Nehmen wir an, Sie haben Ihre Hausaufgaben gemacht und einige Technologielösungen gefunden, die ein auf Best Practices basierendes Richtlinien- und Verfahrensmanagement unterstützen, und Sie sind mit dem, was Sie in den Demos gesehen haben, zufrieden. Und was nun?
Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, gehen Sie auch eine Beziehung zu dem Anbieter ein, dem Sie Ihr Vertrauen schenken. Das bedeutet, dass Ihre Entscheidung nicht nur auf den Merkmalen und Funktionen des Produkts beruhen sollte, sondern auch auf den Faktoren und Eigenschaften des Anbieters.
Welche sind das? Im Folgenden finden Sie eine 10-Punkte-Checkliste , die Ihnen dabei helfen wird, eine fundierte und sichere Entscheidung über Ihren nächsten Anbieter von Software für die Verwaltung von Richtlinien und Verfahren zu treffen:
Firmenprofil
Wie viele Mitarbeiter hat der Anbieter? Verfügt er über die notwendige Anzahl an Ressourcen, um eine überzeugende Roadmap zu entwickeln und zu verwalten, die Ihren Anforderungen auch in Zukunft gerecht wird, wenn Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse wachsen?
Finanzielles Profil
Handelt es sich um ein Unternehmen, das von Jahr zu Jahr wächst und finanziell gesund ist? Verfügt es über die finanziellen Ressourcen und die Stabilität, um langfristig Ihr Lieferant/Partner zu sein?
Jahre in der Industrie
Wie viele Jahre ist der Anbieter bereits in der Branche tätig? Verfügt er über Produkte, die im Laufe der Zeit erprobt und bewährt wurden, oder ist er ein relativ neuer Anbieter?
GRC-Fachwissen
Sind sie ein Eintagsfliege und können nur Richtlinien und Verfahren verwalten? Wenn Ihre GRC-Bedürfnisse und -Anforderungen in der Zukunft reifen oder sich ändern, werden Sie dann gezwungen sein, für diese Bedürfnisse zu einem anderen Anbieter zu gehen, so dass Sie mit mehreren GRC-Anbietern jonglieren müssen?
Fallstudien und Kundenreferenzen
Verfügen sie über echte Kundenfallstudien, die Sie sich ansehen können, und über solide Kundenreferenzen, mit denen Sie sprechen können?
Kundenprofile
Haben sie eine Vielzahl unterschiedlicher Kundenprofile? Handelt es sich bei den Kunden vor allem um kleine Unternehmen, oder gibt es auch mittlere und große Unternehmen? Haben sie Kunden aus einer Vielzahl von Branchen?
Integrationsfähigkeiten
Unterstützen sie Active Directory und verfügen über offene APIs, die eine einfache Integration mit HR-Systemen ermöglichen?
Geografische Reichweite
Unterstützen sie globale Regionen und mehrere Sprachen oder sind sie auf eine bestimmte Sprache, ein Land oder eine Region beschränkt?
Service und Unterstützung
Welche Art von Service und Support bieten sie nach dem Verkauf? Und welche Art von Service Level Agreements können Sie von ihnen erwarten?
Unternehmensvision und Fahrplan
Was ist die erklärte Vision für das Unternehmen? Stimmt diese Vision mit der Richtung überein, die Sie mit Ihrem Unternehmen einschlagen wollen? Wie sieht die Produkt-Roadmap des Unternehmens aus? Stimmt diese Roadmap mit der Richtung überein, die Ihr Unternehmen einschlagen will, oder sehen Sie technologische Löcher und Lücken, die für Sie ein Warnsignal darstellen?
Holen Sie sich das beste "Paketangebot"
Wir hoffen, dass dies eine solide Liste der wichtigsten Kriterien ist, die Sie bei der Auswahl einer Technologielösung für das Richtlinien- und Verfahrensmanagement und bei der Bewertung des Anbieters anwenden sollten, der diese Lösung bereitstellt. Denn, wie man so schön sagt, es ist wirklich ist ein Gesamtpaket. Um die bestmögliche Rendite aus Ihrer Softwareinvestition zu erzielen, müssen Sie beide Lösungen einsetzen.
Das perfekte Szenario? Sie finden eine erstklassige Technologielösung, die von einem Anbieter unterstützt wird, dem Sie nicht nur vertrauen können, sondern mit dem Sie auch zusammenarbeiten können, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich Ihre Anforderungen mit der Zeit ändern. Die Zeit und die Sorgfalt, die Sie in die Suche nach dieser unvergleichlichen Kombination aus Produkt und Anbieter investieren, werden sich lohnen.
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