Comment la technologie contribue à l'élaboration d'un programme de conformité efficace

Les lignes directrices fédérales en matière de condamnation pour les organisations (FSGO) sont à l'origine des sept caractéristiques suivantes les sept caractéristiques pour définir ce à quoi doit ressembler un programme de conformité efficace. Les autorités de réglementation de tous les secteurs d'activité considèrent ces caractéristiques comme une base et s'accordent à dire qu'elles jouent un rôle essentiel dans la définition de la conformité.

Les régulateurs s'accordent également à dire que l'épine dorsale d'un programme de conformité efficace - le fil conducteur qui relie les caractéristiques entre elles - est une stratégie efficace de gestion des politiques.

Bien que l'appellation "gestion des politiques" donne une impression de simplicité à un domaine complexe, la véritable gestion des politiques ne se résume pas à des politiques et à des procédures. Certes, il faut des politiques et des procédures, mais les politiques efficaces sont le fruit d'un programme de conformité efficace qui touche tous les aspects d'une organisation.

Un programme efficace de gestion des politiques s ' articule autour des sept caractéristiques :

• Politiques et procédures écrites
• Supervision du programme
• Diligence éthique
• Formation et communication
• Suivi et efficacité
• Application de la loi et enquêtes internes
• Remédiation 

La gestion des politiques doit englober la supervision par le haut, tout en répondant aux besoins des employés en adoptant une approche ascendante. Un véritable programme de gestion des politiques doit contrôler sa propre efficacité en déterminant exactement ce qui n'a pas fonctionné, où et comment.

Sans ces informations, il est pratiquement impossible de revoir et de modifier vos politiques et de remédier aux comportements. Si la direction ne dispose pas d'informations sur l'attestation des employés, leur compréhension à la suite d'examens ou leur accord pour adhérer aux politiques, il est beaucoup plus difficile d'appliquer les règles et de mener des enquêtes internes.

De plus, la mise en place de politiques et de procédures solides est essentielle pour communiquer efficacement les exigences de votre programme de conformité aux différentes parties prenantes de votre organisation.  

Nombreux sont ceux qui tentent de gérer eux-mêmes ces éléments mobiles, arguant qu'ils n'ont pas besoin d'une solution logicielle pour le faire à leur place. Cependant, si l'on considère le niveau de détail demandé par les régulateurs, les systèmes créés par eux-mêmes ne sont tout simplement pas efficaces. Et il n'est plus possible de rester les bras croisés. Pour protéger de manière proactive votre organisation, vos employés et, en fin de compte, vous-même contre les violations de la conformité, vous devez agir dès maintenant pour créer un programme efficace.

Pourquoi devriez-vous utiliser la technologie pour vous aider à atteindre cet objectif ? Outre la réduction des risques, qui, soyons honnêtes, est en grande partie la raison d'être d'un programme de conformité, quels sont les avantages de l'achat d'une solution logicielle ? Comment une technologie appropriée peut-elle contribuer à accroître l'efficacité de votre programme de conformité ?

Le bon logiciel de gestion des politiques, tel que la PolicyHuboffre trois avantages majeurs à votre programme de conformité global. Il aide à d'appliquer, d'automatiser et preuves votre programme.

Appliquer

La mise en œuvre n'est pas seulement un pilier essentiel d'un programme de conformité efficace, c'est aussi un pivot sur la roue des meilleures pratiques pour le cycle de vie d'une politique. Une solution de gestion des politiques vous aide à faire respecter le ton de la conformité ainsi que les autres caractéristiques.  

Le logiciel adéquat permet de superviser le programme dans les moindres détails de la façon dont les employés comprennent les politiques, où se situent les lacunes en matière de connaissances et qui exactement a du mal à comprendre et à adhérer à une politique spécifique. Grâce à ces informations, la mise en œuvre devient plus facile car les dirigeants disposent des informations nécessaires pour appliquer un programme de manière efficace et efficiente, sans que personne ne perde son temps précieux.  

PolicyHubpar exemple, vous permet de suivre les employés en difficulté, d'examiner votre stratégie actuelle, d'offrir une formation corrective et des éclaircissements si nécessaire, et de faire respecter le comportement éthique si besoin est.

Selon une étude de cas de la compagnie de réassurance internationale Transatlantic Reelle utilise PolicyHub non seulement comme canal de communication, mais aussi en raison des informations essentielles sur la conformité qu'il fournit à la direction et aux auditeurs.

"Transatlantic Re peut démontrer qu'il existe un registre clair des membres du personnel qui ont reçu, lu et compris chaque politique, ainsi que du moment où ils l'ont acceptée et de ceux qui ne l'ont pas fait", indique l'étude de cas.

En d'autres termes, il n'est plus nécessaire de savoir si un employé a lu et compris une politique, ce qui rend l'application de la conformité plus facile à résoudre.

Automatiser

Imaginez que vous deviez utiliser un système de gestion des documents pour créer et modifier des politiques, essayer de suivre les fichiers pour vous assurer que votre version est la plus récente et la plus exacte, essayer de savoir qui a reçu quelle politique par courrier électronique et suivre manuellement ces informations dans une feuille de calcul. Imaginez maintenant que vous deviez envoyer des tests écrits à tout le monde et les noter à la main. Vous n'avez peut-être pas besoin d'imaginer cela, mais c'est peut-être votre vie en ce moment.

Dans ce scénario, vous n'avez aucun moyen de savoir si quelqu'un lit réellement une politique, et encore moins s'il accepte de la suivre. L'établissement d'un rapport à l'aide de ce "système" serait également un véritable cauchemar, si tant est que cela soit possible.  

Imaginez maintenant que vous puissiez automatiser tous ces processus. Si vous pouviez simplement définir quelques flux de travail, modifier une politique et l'activer. Si elle pouvait être automatiquement envoyée aux bonnes personnes, au bon moment et dans la bonne langue. S'il était possible de demander automatiquement aux personnes d'attester qu'elles ont lu la politique et qu'elles acceptent de s'y conformer.

Imaginez que vous puissiez déclencher automatiquement un test pour évaluer les connaissances de l'employé sur cette politique et vous alerter si un employé échoue à ce test. Si vous pouviez aussi envoyer automatiquement des enquêtes périodiques pour vous assurer que les employés continuent à respecter ces politiques. Et si vous pouviez programmer des rappels pour réexaminer vos politiques dans quelques années, au fur et à mesure de l'évolution de la réglementation.

Ce sont précisément les avantages offerts par une solution logicielle efficace de gestion des politiques. Une solution comme PolicyHub rationalise et automatise les principaux processus de conformité afin que votre équipe talentueuse puisse se consacrer à des tâches plus importantes. Grâce à l'automatisation de tous les processus, y compris les rapports destinés aux autorités de réglementation, vous pouvez dormir sur vos deux oreilles, sachant que votre logiciel vous soutient.

Selon un client de Mitratech qui fait partie du plus grand fournisseur mondial de services de restauration pour les voyageurs, PolicyHub fournit l'automatisation et la cohérence dont leur entreprise internationale a besoin pour maintenir un programme de conformité efficace. Pour une grande organisation, il est tout simplement hors de question d'essayer de gérer la formation et de communiquer manuellement les politiques et les procédures aux employés.

Pour ce client, PolicyHub a mis en place un processus structuré et reproductible de création, de mise à jour, de révision et de saisie des écarts pour toutes les politiques et procédures dans l'ensemble de l'entreprise. L'entreprise peut désormais distribuer automatiquement les bonnes politiques aux bons employés, au bon endroit du globe, au bon moment et dans la bonne langue.   

Preuves

Dans l'environnement réglementaire actuel, la simple vérité est que vous devez créer une piste d'audit sur laquelle vous pouvez facilement rendre compte. Vous devez mettre en place des politiques et des procédures écrites, former vos employés et leur communiquer ces politiques, et faire vos preuves auprès des autorités de réglementation. Et vous devez faire tout cela d'une manière qui ait du sens sur le plan commercial.  

Avec des systèmes ad hoc, la production de rapports pour les autorités de réglementation peut prendre plusieurs jours, si tant est que vous puissiez trouver les informations dont vous avez besoin pour produire des rapports. En l'absence d'une source unique de vérité pour les informations relatives à la gestion des polices, essayer de tout rassembler en un seul endroit lorsque le temps presse peut entraîner le chaos au sein de l'entreprise.

Avec un système automatisé de gestion des politiques, ces rapports ne prennent plus des jours, mais des minutes. En quelques clics, vous disposez de toutes les informations sur vos données dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées, rendre compte à la direction et, surtout, prouver votre conformité aux autorités de réglementation. Et toutes les informations sont regroupées en un seul endroit facile à trouver.

"PolicyHub nous offre une solution vraiment flexible et efficace. D'abord pour communiquer les politiques et assurer une réponse, mais surtout pour fournir les rapports de conformité et l'assurance dont nous avons besoin pour satisfaire l'audit interne, les régulateurs externes et le conseil d'administration", déclare Vincent Eng, AVP Assistant General Counsel chez TransRe. 

Vous souhaitez savoir comment notre solution de gestion des politiques peut améliorer l'efficacité de votre fonction de conformité ? Prenez contact avec nous dès aujourd'hui.