Erreurs courantes en matière de vérification des antécédents

Erreurs courantes en matière de vérification des antécédents

Les erreurs les plus courantes dans le processus de vérification des antécédents ne consistent pas à effectuer les mauvaises vérifications des antécédents criminels ou à ne pas effectuer de tests de dépistage de drogues. Les erreurs les plus courantes en matière de vérification des antécédents se produisent dans les "petits détails" qui conduisent à des inexactitudes, à des problèmes de conformité et à de mauvaises embauches.

Ne pas respecter les règles de consentement en matière de vérification des antécédents

L'une des erreurs les plus élémentaires et les plus fréquemment commises consiste à ne pas obtenir le consentement des intéressés avant de procéder à une vérification de leurs antécédents.

Le Fair Credit Reporting Act (FCRA) est la réglementation à laquelle les employeurs doivent se conformer et qui les oblige à informer correctement les candidats et à obtenir leur consentement écrit avant de procéder à une vérification de leurs antécédents. Bien qu'il s'agisse d'une simple case à cocher, le fait de négliger cette étape peut entraîner des recours collectifs, des atteintes à la réputation et des amendes.

Corrigez cette situation en : En obtenant toujours le consentement écrit des candidats avant de procéder à des vérifications d'antécédents et en suivant les lignes directrices de la Commission fédérale du commerce (FTC).

Ne pas adapter les vérifications d'antécédents au poste à pourvoir

Une approche unique ne fonctionne pas toujours lorsqu'il s'agit de vérifier les antécédents. Certaines fonctions nécessitent des vérifications supplémentaires, telles qu'une vérification du dossier de véhicule à moteur (MVR) pour les conducteurs ou une vérification de la solvabilité pour les fonctions liées à la gestion de l'argent et à la finance. En procédant à des vérifications trop générales ou en ne procédant pas à des vérifications suffisamment approfondies pour les fonctions spécialisées, vous exposez votre organisation à des risques en matière de sécurité et de conformité.

Par exemple, si vous recrutez un vice-président du marketing, il serait logique de procéder à une vérification d'emploi. Cela n'a pas forcément de sens si vous recrutez un caissier dans votre franchise. De même, un rapport de solvabilité serait utile pour une personne occupant un poste élevé dans une banque, mais ne le serait pas dans le cadre du processus de vérification des antécédents d'un vétérinaire.

Corrigez cela en : Prenez du recul et déterminez les contrôles réellement nécessaires pour chaque fonction. Vous pouvez également travailler avec un fournisseur de services de filtrage qui facilite la personnalisation de vos contrôles.

Ne pas être proactif face aux changements juridiques

Les exigences légales dans des domaines tels que la transparence des salaires, la protection des données et les exigences en matière de vérification des antécédents changent constamment. Attendre que les réglementations entrent en vigueur avant d'agir peut exposer votre entreprise à des risques et créer des maux de tête. Si vous devez vous dépêcher de mettre à jour les politiques et les procédures de votre entreprise, vous risquez de commettre encore plus d'erreurs.

En étant proactif et en mettant en œuvre les changements le plus tôt possible, vous garderez une longueur d'avance et positionnerez votre organisation en tant que leader en matière de gestion des risques et de transparence.

Pour y remédier, procédez comme suit : En suivant régulièrement les mises à jour de la réglementation et en adaptant à l'avance vos pratiques de contrôle.

Absence de contrôle continu

La vérification des antécédents ne doit pas être un processus unique. Les rôles, les responsabilités et les comportements des employés peuvent évoluer au fil du temps, ce qui fait du contrôle continu un élément essentiel du maintien d'un lieu de travail sûr et conforme. Ceci est particulièrement important dans les secteurs à fort taux de rotation ou à haut risque comme la santé, les transports et la fabrication. Dans ces environnements, la surveillance continue n'est pas seulement un avantage, elle est essentielle pour la santé et la sécurité de vos employés et de vos clients.

Bien sûr, il y a d'autres domaines où cela peut être utile - comme le contrôle des médias sociaux, les antécédents de conduite, les tests de dépistage de drogues, et plus encore. Non seulement cela améliore la sécurité de vos employés, mais cela peut aussi contribuer à les fidéliser.

Corrigez cela en : En mettant en place un contrôle continu pour garantir le respect de la conformité et la sécurité du lieu de travail.

Ne pas respecter les règles relatives aux actions négatives

Si vous décidez de ne pas embaucher un candidat sur la base d'informations issues de la vérification de ses antécédents, vous devez suivre les étapes appropriées pour prendre des mesures défavorables. Les employeurs doivent donner aux candidats la possibilité de contester les résultats et de fournir des preuves. Il est très important de suivre ces étapes à la lettre pour rester en conformité et éviter les amendes et les poursuites judiciaires de la part de particuliers, du Consumer Financial Protection Bureau (CFPB), de la Federal Trade Commission (FTC) et d'autres organismes de réglementation.

Pour y remédier, procédez comme suit En suivant scrupuleusement la procédure d'action négative, qui comprend la notification au candidat, la possibilité de contester les conclusions et la documentation de toutes les étapes en cas de réclamation légale.

Ne pas travailler avec le bon partenaire de filtrage

Le choix du bon partenaire de contrôle fait toute la différence. S'associer à un fournisseur qui ne comprend pas vos besoins spécifiques ou qui manque d'expertise dans votre secteur d'activité peut vous faire manquer des signaux d'alarme et vous faire commettre des erreurs coûteuses. Un fournisseur qui n'a pas de solides antécédents en matière de conformité ou qui ne dispose pas des bons outils pour rationaliser le processus risque de créer plus de maux de tête que de solutions.

Le bon service de vérification des antécédents peut en fait aider à résoudre un grand nombre des erreurs les plus courantes en matière de vérification des antécédents en matière d'emploi.

Réglez ce problème en : En explorant les options de vérification des antécédents pour trouver celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez également utiliser notre guide "10 questions à poser aux fournisseurs de services de vérification des antécédents" pour vous aider à naviguer dans le processus.

Ne pas se tenir au courant de l'évolution de la réglementation

Pour les entreprises qui emploient des travailleurs à distance ou qui opèrent dans plusieurs États, il est essentiel de se tenir au courant des changements réglementaires locaux et nationaux. De nombreux États mettent régulièrement à jour leurs lois, ce qui pourrait avoir une incidence sur la manière dont vous effectuez vos vérifications d'antécédents. Bien que cela puisse être accablant, si vous n'avez pas de plan pour rester au courant de ces changements, c'est là que les erreurs de conformité peuvent passer à travers les mailles du filet.

Pour y remédier, procédez comme suit : En examinant régulièrement les réglementations locales et nationales pour vous assurer que vos processus de vérification des antécédents sont toujours à jour.

Le prix à payer pour les erreurs de vérification des antécédents

Les erreurs commises lors de la vérification des antécédents peuvent avoir un coût élevé. Au-delà des conséquences juridiques potentielles, de mauvaises pratiques de filtrage peuvent entraîner une perte de confiance, une détérioration de la réputation et même une augmentation du chiffre d'affaires. Si votre processus de sélection n'est pas approfondi, vous risquez d'engager des candidats qui ne conviennent pas ou, pire, de créer un environnement de travail hostile ou dangereux.

Éviter ces erreurs n'est pas seulement une question de conformité, c'est aussi une question de protection de l'avenir de votre organisation. Avec le bon processus de vérification des antécédents, vous pouvez atténuer les risques, constituer une équipe fiable et garder une longueur d'avance sur vos concurrents.

Comment éviter les erreurs de vérification des antécédents

Pour que votre processus de vérification des antécédents se déroule sans heurts et dans le respect des règles, suivez ces bonnes pratiques :

• Établir une politique standardisée : La mise en place d'une politique claire et cohérente en matière de vérification des antécédents réduit les risques et aide à se prémunir contre les plaintes pour discrimination.
• Utiliser un logiciel convivial pour les candidats : La transparence et la facilité d'utilisation pour les candidats contribuent à instaurer la confiance tout en rendant le processus plus efficace.
• Documenter le processus : La tenue de dossiers complets garantit la conformité et la transparence, ce qui facilite les audits et les rapports.
• Former votre équipe : Des formations régulières garantissent que votre équipe RH est au courant de toutes les lois pertinentes et des meilleures pratiques en matière de vérification des antécédents.
• Soyez transparent avec les candidats : Tenez les candidats informés tout au long du processus. Une communication claire permet d'instaurer un climat de confiance et de s'assurer que les candidats comprennent les étapes à suivre, ce qui minimise les risques de confusion ou de frustration.