Comprendre les actions négatives : Un guide pour les professionnels des ressources humaines

Qu'est-ce qu'une action négative ?

Lorsque vous effectuez des recherches sur les actions négatives, vous pouvez rencontrer des références aux banques, aux scores de crédit, au logement, à l'assurance et à l'emploi. Bien que ces situations diffèrent, elles impliquent toutes des rapports de consommateurs, et c'est pourquoi elles doivent se conformer à la procédure d'action défavorable prévue par le FCRA. Sur le lieu de travail, un rapport sur les consommateurs équivaut à une vérification des antécédents professionnels.

On entend par "mesure défavorable" toute décision ayant un impact négatif sur l'emploi sur la base d'informations révélées au cours du processus de sélection. Il s'agit notamment de

• Rejeter un candidat à l'emploi
• Licenciement d'un employé actuel
• Refuser une promotion
• toute autre décision en matière d'emploi influencée négativement par le rapport de consommation

L'action défavorable est conçue pour protéger les individus contre des résultats injustes, notamment en cas d'usurpation d'identité ou d'erreurs dans leurs rapports.

Le non-respect des exigences en matière d'actions indésirables expose votre organisation à des amendes et à des poursuites judiciaires de la part de particuliers, du Consumer Financial Protection Bureau (CFPB), de la Federal Trade Commission (FTC) et d'autres organismes de réglementation.

Quelles sont les obligations des employeurs ?

Maintenant que nous avons abordé les principes de base, passons aux étapes à suivre pour garantir la conformité.

Étape 1 : Avis de mesures préventives

La lettre ou l'avis de préaction est la première étape de la procédure de préaction. Cet avis informe le candidat que vous ne pouvez pas procéder à son embauche, à sa promotion, etc., sur la base des informations trouvées lors de la vérification de ses antécédents. Les informations sur lesquelles vous avez fondé cette décision doivent être en rapport avec le poste lui-même et l'incapacité à l'exercer.

En outre, l'employeur ou la société de filtrage doit envoyer au candidat une copie de la vérification des antécédents et un résumé de ses droits.

Étape 2 : Temps d'attente

Après avoir émis la notification préalable d'action négative, vous devez attendre un délai raisonnable - généralement de 5 à 7 jours ouvrables - pour donner au candidat la possibilité d'examiner les documents et de contester d'éventuelles inexactitudes. Au cours de cette période, le candidat peut contacter l'employeur ou le fournisseur de services de vérification des antécédents pour résoudre ces problèmes.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles le candidat peut contester les divergences figurant dans un rapport de consommation :

• Usurpation d'identité
• Informations périmées communiquées par une agence d'évaluation du crédit ou score de crédit
• Erreurs de transcription ou de dactylographie dans les rapports des tribunaux
• Confusion résultant d'un nom commun

Étape 3 : Examen de la réponse du candidat

Si le candidat conteste le rapport, une enquête doit être menée par l'agence de renseignements sur la consommation (fournisseur de services de vérification des antécédents), qui dispose d'un délai de 30 jours pour résoudre le problème. Le processus d'embauche doit être interrompu pendant cette période et le poste doit rester ouvert jusqu'à ce que l'enquête soit terminée.

Étape 4 : Avis de mesure défavorable

Si aucune contestation n'est soulevée, ou une fois l'enquête résolue, vous pouvez procéder à l'envoi de l'avis final d'action négative. Cet avis doit comprendre

• Raison pour laquelle l'emploi n'a pas progressé
• Information sur le droit du candidat de contester et d'obtenir une copie gratuite de son rapport d'antécédents dans un délai de 60 jours

Si vous faites appel à un tiers pour la vérification des antécédents, vous devez également inclure cette information :

• Nom, adresse et coordonnées de l'agence
• une déclaration reconnaissant que la décision d'embauche a été prise par l'employeur et non par l'agence tierce

Étape 5 : Élimination des informations sensibles

Après l'envoi de la dernière notification, il reste encore un peu de nettoyage à faire pour rester en conformité avec la loi. Le FCRA exige que toutes les informations sensibles soient éliminées de manière appropriée, comme indiqué dans la Règle d'élimination. Cette règle s'applique aussi bien aux documents papier qu'aux documents électroniques.

Remarque : la procédure d'action négative peut comporter des étapes supplémentaires, en fonction de l'État.

Meilleures pratiques en matière de mesures défavorables

Pour garantir la conformité de votre organisation et éviter les pièges juridiques, il est essentiel de suivre les meilleures pratiques en matière de gestion des actions négatives. Voici quelques stratégies clés à garder à l'esprit :

• Prévenir : informez les candidats que vous procédez à une vérification de leurs antécédents et veillez à ce qu'ils sachent que les résultats pourraient avoir une incidence sur leur emploi avant d'obtenir leur consentement écrit.
• Conservez une documentation appropriée : Pour éviter les poursuites judiciaires ou les problèmes de conformité, documentez chaque étape du processus et conservez des copies jusqu'à ce que le processus soit terminé.
• Surveillez le temps : Fixez des rappels et surveillez le temps que prend chaque étape. Vous devez le faire pour respecter les délais et les temps d'attente requis.
• Connaître les législations nationales et locales : Travaillez avec un tiers ou une équipe juridique pour vous assurer de la conformité avec les exigences locales et nationales. Cela peut concerner le temps d'attente requis, la documentation nécessaire et les étapes supplémentaires.
• Restez informé des lois sur l'embauche équitable : Ces lois évoluent en permanence, il est donc important de se tenir au courant.
• Travailler avec un tiers : L'un des moyens les plus simples de rester en conformité est de travailler avec un fournisseur de services de vérification des antécédents qui peut se charger de ces exigences pour vous.