Les entreprises internationales estiment qu'un logiciel de gestion des politiques adéquat les aide à résoudre un problème flagrant : La multitude de documents et de termes incohérents qui peuvent apparaître au fur et à mesure de leur croissance.
Restaurateur mondial HMSHost est un leader mondial dans la création de restaurants pour les lieux de voyage, opérant dans plus de 120 aéroports dans le monde et 99 travel plazas en Amérique du Nord, avec un chiffre d'affaires annuel de plus de 3,1 milliards de dollars et plus de 39 500 associés de vente dans le monde entier. La gestion des politiques est évidemment un défi majeur pour une entreprise d'une telle taille et d'une telle envergure.
Comme le souligne une nouvelle étude de cas de PolicyHub, HMSHost a entrepris d'inventorier les politiques existantes et a constaté que de nombreuses politiques et procédures ne suivaient pas le même format ou n'utilisaient pas les mêmes termes définis. Pour une entreprise d'envergure mondiale comme HMSHost, c'est la porte ouverte à tous les problèmes, et l'entreprise a décidé de l'exclure de son menu.
Victoria (Tori) Lang, directrice principale des politiques et procédures de HMSHost, a constitué une équipe interfonctionnelle pour établir une convention de dénomination et de numérotation partagée, des modèles uniformes et pour que les politiques reflètent un style de rédaction commun. Comme elle l'a dit :
"La compréhension de notre paysage actuel en matière de gestion des politiques nous a permis d'améliorer considérablement la gestion des politiques et d'éliminer les inefficacités. Nous avons été confrontés au défi habituel qui consiste à obtenir un soutien de haut niveau, en cherchant à obtenir l'adhésion de la direction générale, département par département. Une partie de notre succès dans l'obtention d'un soutien pour les améliorations de la gestion des politiques a commencé par une démonstration de faisabilité dans un domaine fonctionnel".
Comment un logiciel de gestion des politiques a porté ses fruits...
La capacité à rendre compte de la conformité, de la compréhension et des attestations des employés est essentielle à la réussite d'un programme efficace de gestion des politiques et de conformité. Les informations fournies par une bonne solution logicielle de gestion des politiques peuvent aider la direction à identifier les politiques inefficaces ou mal comprises et à y répondre, dans l'intérêt des employés et de la fonction de conformité.
HMSHost a choisi PolicyHub comme le logiciel de gestion des politiques qui répondait le mieux à ses besoins, car il offre un moyen automatisé de générer et de distribuer des rapports de conformité aux politiques aux principales parties prenantes du département, ce qui contribue à réduire l'exposition aux risques et à la non-conformité, comme l'explique Tori Lang :
"PolicyHub garantit que les bonnes politiques sont communiquées aux bons employés au bon moment, ce qui est essentiel pour fournir une piste d'audit aux organismes de réglementation.
Parmi les autres avantages que HMSHost a retirés de l'application du logiciel de gestion des politiques, citons les suivants
- PolicyHub a aidé HMSHost à créer une méta-politique unique et unifiée qui établit un processus pour le développement, l'approbation, l'administration et la maintenance des documents de politique et de procédure.
- Elle a réduit de 120 à 40 le nombre de politiques au sein de sa division "Operations Finance", tout en maintenant des contrôles internes rigoureux.
- Ils ont également rationalisé le contenu des politiques et des procédures, qui est passé de 240 à 90 pages, ce qui a permis aux associés de HMSHost d'économiser 150 pages de lecture.
Pour en savoir plus, consultez l'étude de cas gratuite pour découvrir le processus simple et direct qui a permis de résoudre les problèmes de politique et de conformité de HMSHost.
"Un timing parfait" - Étude de cas PolicyHub de HMSHost
Découvrez comment PolicyHub a aidé une entreprise internationale à créer un cadre politique unifié pour plus d'efficacité et de conformité.
