Las empresas globales consideran que el software adecuado de gestión de políticas les ayuda a resolver un problema evidente: la multitud de documentos y términos de políticas incoherentes que pueden surgir a medida que crecen.
Restaurador global HMSHost Es líder mundial en la creación de espacios gastronómicos para lugares de viaje, opera en más de 120 aeropuertos de todo el mundo y 99 áreas de servicio en Norteamérica, con unas ventas anuales de más de 3100 millones de dólares y más de 39 500 empleados en todo el mundo. La gestión de políticas es, obviamente, un reto clave para una empresa de tal tamaño y alcance.
Como señala un nuevo estudio de caso de PolicyHub, HMSHost se comprometió a hacer un inventario de las políticas existentes y descubrió que muchas políticas y procedimientos no seguían el mismo formato ni utilizaban los mismos términos definidos. Para una empresa global como HMSHost, eso puede ser una fuente de problemas, por lo que se propusieron eliminarlo del menú.
Victoria (Tori) Lang, directora sénior de Políticas y Procedimientos de HMSHost, formó un equipo multidisciplinar para establecer una convención común de nomenclatura y numeración, plantillas uniformes y políticas que reflejaran un estilo de redacción común. Tal y como ella misma dijo:
«Comprender nuestro panorama actual de gestión de políticas nos brindó la oportunidad de mejorar significativamente la gestión de políticas y eliminar ineficiencias. Nos enfrentamos al reto habitual de obtener el apoyo de los altos cargos, buscando la aceptación de la alta dirección, departamento por departamento. Parte de nuestro éxito a la hora de obtener apoyo para las mejoras en la gestión de políticas comenzó con una prueba de concepto en un área funcional».
Cómo el software de gestión de políticas dio sus frutos...
La capacidad de informar sobre el cumplimiento, la comprensión y las certificaciones de los empleados es fundamental para el éxito de un programa eficaz de gestión de políticas y cumplimiento normativo. La información que proporciona una buena solución de software de gestión de políticas puede ayudar a la dirección a identificar y responder a las políticas ineficaces o mal entendidas, en beneficio tanto de sus empleados como de su función de cumplimiento normativo en general.
HMSHost eligió PolicyHub como el software de gestión de políticas que mejor se adaptaba a sus necesidades, ya que proporciona una forma automatizada de generar y distribuir informes de cumplimiento de políticas a las partes interesadas clave del departamento, lo que ayuda a reducir la exposición a riesgos y el incumplimiento, como explica Tori Lang:
"PolicyHub garantiza que las políticas correctas se comuniquen a los empleados adecuados en el momento adecuado, lo que es vital para proporcionar una pista de auditoría a los reguladores de cumplimiento."
¿Qué otras ventajas ha obtenido HMSHost al aplicar el software Policy Management?
- PolicyHub ayudó a HMSHost a crear una política «meta» única y unificada que establecía un proceso para el desarrollo, la aprobación, la administración y el mantenimiento de los documentos de políticas y procedimientos.
- Redujeron el número de políticas dentro de su división de Finanzas Operativas de 120 a 40, al tiempo que mantuvieron unos sólidos controles internos.
- Además, simplificaron el contenido de las políticas y los procedimientos de 240 a 90 páginas, lo que supuso un ahorro de 150 páginas de lectura para los empleados de HMSHost.
Para conocer la historia en profundidad, consulte el caso prácticogratuito y descubra el proceso sencillo y directo que se siguió para resolver los retos de HMSHost en materia de políticas y cumplimiento normativo.
"HMSHost PolicyHub: estudio de caso "Perfect Timing
Descubra cómo PolicyHub ayudó a una empresa global a crear un marco normativo unificado para mejorar la eficiencia y el cumplimiento normativo.
