Wie unsere Software zur Verwaltung von Richtlinien für HMSHost "perfektes Timing" war

Global tätige Unternehmen stellen fest, dass die richtige Software für das Richtlinienmanagement ihnen hilft, ein eklatantes Problem zu lösen: Die Vielzahl uneinheitlicher Richtliniendokumente und -bedingungen, die mit dem Wachstum des Unternehmens entstehen können.

Globaler Gastronomen HMSHost ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der Reisegastronomie, das in mehr als 120 Flughäfen rund um den Globus und 99 Travel Plazas in Nordamerika tätig ist, einen Jahresumsatz von über 3,1 Milliarden Dollar erzielt und weltweit mehr als 39.500 Vertriebsmitarbeiter beschäftigt. Für ein Unternehmen dieser Größe und dieses Umfangs ist das Richtlinienmanagement natürlich eine zentrale Herausforderung.

Wie eine neue PolicyHub-Fallstudie zeigt, hat HMSHost eine Bestandsaufnahme der bestehenden Richtlinien vorgenommen und festgestellt, dass viele Richtlinien und Verfahren nicht dasselbe Format haben oder dieselben definierten Begriffe verwenden. Für ein globales Unternehmen wie HMSHost kann dies ein Rezept für Probleme sein, und sie machten sich daran, dies aus dem Menü zu streichen.

Victoria (Tori) Lang, Senior Manager of Policies & Procedures bei HMSHost, stellte ein funktionsübergreifendes Team zusammen, um eine gemeinsame Namens- und Nummerierungskonvention, einheitliche Vorlagen und einen gemeinsamen Schreibstil für die Richtlinien festzulegen. Wie sie es ausdrückte:

"Das Verständnis unserer derzeitigen Policy-Management-Landschaft führte zu einer Möglichkeit, das Policy-Management erheblich zu verbessern und Ineffizienzen zu beseitigen. Wir sahen uns mit der üblichen Herausforderung konfrontiert, Unterstützung von oben zu erhalten, indem wir uns um die Zustimmung des oberen Managements bemühten, Abteilung für Abteilung. Ein Teil unseres Erfolgs bei der Erlangung von Unterstützung für Verbesserungen im Richtlinienmanagement begann mit einem Proof of Concept in einem Funktionsbereich."

Wie sich Software zur Verwaltung von Richtlinien auszahlt...

Die Möglichkeit, Berichte über die Einhaltung, das Verständnis und die Bescheinigungen der Mitarbeiter zu erstellen, ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines effektiven Richtlinienmanagements und Compliance-Programms. Die Einblicke, die eine gute Softwarelösung für das Richtlinienmanagement liefert, können dem Management helfen, unwirksame oder missverstandene Richtlinien zu erkennen und darauf zu reagieren - zum Wohle der Mitarbeiter und der Compliance-Funktion.

HMSHost entschied sich für PolicyHub als die richtige Software für die Verwaltung von Richtlinien, da sie eine automatisierte Möglichkeit bietet, Berichte über die Einhaltung von Richtlinien zu erstellen und an die wichtigsten Abteilungsbeteiligten zu verteilen, was dazu beiträgt, Risiken und die Nichteinhaltung von Richtlinien zu verringern, wie Tori Lang erklärt:

"PolicyHub stellt sicher, dass die richtigen Richtlinien zur richtigen Zeit an die richtigen Mitarbeiter weitergegeben werden, was für die Bereitstellung eines Prüfpfads für die Compliance-Behörden von entscheidender Bedeutung ist.

Einige weitere Vorteile, die HMSHost durch die Anwendung der Policy Management Software erzielt hat?

• PolicyHub unterstützte HMSHost bei der Erstellung einer einzigen, vereinheitlichten "Meta"-Richtlinie, die einen Prozess für die Entwicklung, Genehmigung, Verwaltung und Pflege von Richtlinien- und Verfahrensdokumenten festlegt.
• Sie reduzierten die Anzahl der Richtlinien innerhalb der Abteilung Operations Finance von 120 auf 40 und behielten gleichzeitig strenge interne Kontrollen bei.
• Außerdem wurde der Inhalt der Richtlinien und Verfahren von 240 Seiten auf 90 Seiten gestrafft, was den Mitarbeitern von HMSHost 150 Seiten Lesestoff erspart.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie bitte die kostenlose Fallstudie, in der Sie den einfachen und direkten Prozess zur Lösung der Richtlinien- und Compliance-Herausforderungen von HMSHost kennenlernen können.