Exemple d'avis d'inspection I-9 (ICE)
Vous êtes-vous déjà demandé à quoi ressemble un avis d'inspection I-9 (NOI) émanant de l'administration américaine de l'immigration et des douanes (U.S. Immigration & Customs Enforcement - ICE) ?
Nous avons créé un modèle de lettre d'intention utile, compilé à partir d'un certain nombre d'avis réels reçus par les clients de Tracker au cours des dernières années.
Audit de la CIE : Le processus
Un audit ICE commence lorsqu'un agent de l'ICE arrive dans une organisation pour signifier un avis d'inspection (NOI). La personne qui reçoit l'avis d'inspection doit signer un document accusant réception de l'avis. Tracker Corp a soutenu des entreprises lors de nombreux audits I-9 et nous vous conseillons de prendre les avis d'inspection très au sérieux.
Si vous recevez un avis d'audit, il est impératif que vous agissiez immédiatement et que vous fassiez appel à un professionnel de la conformité juridique qui pourra vous guider tout au long de la procédure d'inspection de l'ICE. Pour plus d'informations sur la mise en place de votre processus de réponse interne, lisez les 5 étapes pour se préparer à un audit de l'ICE.
REMARQUE : il est important de noter qu'un avis d'intention peut être présenté en personne par un représentant de l'ICE ou du gouvernement fédéral , ou envoyé par courrier certifié . Il est donc impératif que votre équipe dispose d'un protocole clair de réponse à la NOI avant de recevoir une notification fédérale.
Vous trouverez ci-dessous une vue d'ensemble de la procédure d'inspection I-9 et de ce que votre équipe peut être amenée à faire en cas de réception d'un avis de recherche. En savoir plus sur l'I-9 et la procédure d'inspection.
À titre d'information, nous avons créé l'échantillon suivant à partir d'un certain nombre d'avis d'intention réels reçus par des clients de Tracker au cours des dernières années. Il s'agit d'une représentation de ce qu'une entreprise pourrait recevoir d'un agent de l'ICE ou d'un agent fédéral.
Exemple d'avis d'inspection :
Comme vous pouvez le constater, un avis d'inspection nécessite généralement une quantité importante de documents justificatifs. C'est pourquoi il est essentiel que chaque organisation fasse de la conformité au formulaire I-9 une priorité permanente tout au long de l'année. Une équipe bien préparée et bien documentée peut réduire de manière proactive le risque d'erreurs en cas d'audit fédéral.
Vous remarquerez également que l'ICE demande des informations spécifiques concernant le système de gestion du formulaire I-9. Si votre entreprise utilise une solution électronique I-9, l'ICE demandera à votre équipe de divulguer des informations sur ce fournisseur et cette plate-forme spécifiques. Un bon fournisseur de solutions électroniques I-9 disposera d'un "ensemble de réponses standard" qu'il aura utilisé et testé avec succès lors d'un audit réel.
Soyez certain des capacités de votre fournisseur de solutions
Il est important que ce dossier de réponse ait prouvé qu'il satisfaisait pleinement aux exigences de l'ICE en matière d'audit - la notification d'un avis d'inspection peut être un événement effrayant et angoissant. Ce n'est pas le moment pour votre fournisseur d'assistance I-9 de "tester" ses compétences en matière de réponse. Votre fournisseur partenaire doit être bien équipé et avoir une grande expérience des processus d'audit de l'ICE.
Tout comme votre fournisseur I-9 vous aidera à communiquer avec l'ICE, un système I-9 électronique bien conçu vous fera gagner un temps considérable en vous permettant d'extraire facilement les dossiers, d'établir des rapports appropriés et d'exporter des pistes d'audit.
Mitratech est fier d'offrir le seul logiciel de conformité I-9 qui peut se prévaloir d'un bilan parfait de plus de 20 ans de zéro client trouvé dans les audits fédéraux et ICE. Nous sommes spécialisés dans la préparation, la maintenance et la défense des formulaires I-9 en cas d'audit.
