Fonctionnalités, options et services de Tracker I-9 Compliance

Notre solution de base : Soutenu par un cabinet juridique primé spécialisé dans l'immigration, Tracker I-9 Compliance a été conçu spécifiquement pour les équipes RH et juridiques qui ont besoin d'une conformité I-9 complète. Gérez la progression de tous les formulaires I-9 à partir d'une solution entièrement cryptée, basée sur le cloud, équipée de puissants outils de reporting en temps réel. Maintenez une conformité complète à partir de n'importe quel ordinateur ou appareil mobile, à tout moment et en tout lieu.

Tracker I-9 s'intègre instantanément à E-Verify pour garantir l'éligibilité à l'emploi de chaque salarié d'une entreprise. Une fois qu'un formulaire I-9 est soumis via la plateforme I-9 Complete de Tracker, toutes les informations sont instantanément soumises à E-Verify pour vérification en quelques secondes. Votre équipe reste ainsi en conformité avec toutes les réglementations locales et fédérales.

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Les grands employeurs comprennent le défi que représente la gestion des formulaires I-9 papier non évolutifs. La solution de conversion historique de Tracker scanne, numérise et remédie à chaque formulaire I-9 papier pour une conformité totale. Le saviez-vous ?

• 76 % des formulaires I-9 sur papier comportent au moins une erreur à corriger.
• L'ICE peut infliger une amende allant jusqu'à 2 292 dollars par formulaire I-9 erroné. Une entreprise qui embauche 1 000 personnes par an court un risque d'erreur de fond d'au moins 1 638 560 dollars par an.

Tracker I-9 Resolve fournit des services sécurisés de numérisation des documents I-9, de saisie manuelle des données et de correction des erreurs aux principales équipes de RH et de juristes dans tous les États-Unis.

Notre alliance de réseaux offre des fonctions de traitement à distance pour les employés situés n'importe où aux États-Unis :

• Rationaliser les vérifications d'identité au titre de la section 2 : Vous envisagez d'embaucher une personne en dehors de l'État ? Accédez facilement à l'un de nos centres I-9 à distance agréés, situés dans n'importe quelle ville, dans les 50 États. Planifiez sans effort les réunions de vérification des documents de la section 2 en personne pour un traitement dans les délais.
• Gérer des délais de traitement stricts : Lesservices de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) exigent des employeurs qu'ils respectent des délais de traitement I-9 stricts pour tous les nouveaux employés. Utilisez les alertes de flux de travail automatisées et les notifications de délais de Tracker dans plusieurs départements pour vous assurer que votre équipe respecte les exigences strictes en matière d'archivage.

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Nous vous proposons trois niveaux d'assistance personnalisée en matière d'audit et de consultation juridique, conçus pour s'adapter à tous les budgets et à toutes les équipes.

Niveau 1 : Guide d'audit approfondi - Dès réception d'un avis d'inspection (NOI) de l'ICE ou d'une agence fédérale, Tracker fournira à votre équipe notre manuel d'audit approfondi afin de vous guider efficacement tout au long du processus d'audit complexe. Conçu sur la base de plus de vingt ans d'expérience en matière d'audit, ce guide approfondi contient les meilleures pratiques du secteur.

Niveau 2 : I-9 Audit Assure - Cette formule économique garantit une expérience d'audit sans risque pour une redevance annuelle minimale. Votre équipe de soutien à l'audit Tracker vous guidera personnellement tout au long de la procédure de demande d'information et de toutes les exigences de l'agence, y compris la préparation efficace des formulaires I-9 demandés dans les délais impartis et l'assistance à la communication avec les représentants de l'agence. I-9 Audit Assure comprend une consultation juridique de Pearl Law Group, un cabinet d'avocats spécialisé en droit de l'immigration, qui possède des dizaines d'années d'expérience en matière d'audit fédéral.

Niveau 3 : Évaluation de l'avis de recherche - En cas d'audit, Tracker évalue les demandes d'avis de recherche afin de concevoir un programme d'aide à l'audit personnalisé pour votre équipe. Moyennant une redevance unique, cette formule comprend un soutien personnalisé à l'audit tout au long de la procédure de demande d'information et une consultation juridique de Pearl Law Group.

Services d'appui à l'audit

• Préparation des formulaires - En cas d'audit, Tracker préparera et exportera correctement tous les formulaires I-9 à la demande de l'agence, dans les délais prescrits par la loi.
• Rapports d'audit - Tracker produira efficacement des rapports d'audit supplémentaires qui seront examinés par les représentants des agences, ce qui constitue une pratique exemplaire dans le secteur.
• Assistance à la communication avec les agents - Les demandes des agences fédérales peuvent être complexes et très spécifiques. Tracker aidera à la communication avec les représentants de l'agence afin de s'assurer que les demandes sont satisfaites de manière appropriée et efficace.

Gérer les demandes uniques - Après deux décennies, Tracker a vu à peu près toutes les demandes uniques d'une agence fédérale. Quelle que soit la demande, votre équipe d'assistance Tracker est prête à intervenir.

Vous avez des questions sur l'I-9 ou l'E-Verify ? Nos experts I-9 et E-Verify se tiennent à votre disposition pour vous guider à chaque étape du processus. Quel type d'assistance fournissons-nous ?

• Gestion des formulaires I-9 et E-Verify à distance : Nous vous aiderons à traiter les formulaires I-9 et E-Verify pour les embauches à distance - des simples questions de conformité à la gestion de l'ensemble du flux de travail des embauches à distance, y compris la facilitation de la communication entre l'employé et le centre de traitement de la section 2.
• Soutien à l'intégration : Nous vous aidons à intégrer Tracker à vos systèmes HCM, ATS, onboarding et payroll actuels. Nos agents du centre d'assistance I-9 ont une grande expérience dans la conception de programmes, y compris la mise en œuvre de stratégies pour les procédures et les rôles internes, et travaillent en étroite collaboration avec notre équipe dédiée à l'intégration des partenaires.
• Préparation à l'audit : Alors que I-9 Audit Assure sera votre équipe d'assistance dédiée en cas d'audit, votre centre d'aide I-9 à la demande s'assurera que votre équipe prend les mesures nécessaires pour se préparer à un audit, y compris l'identification des modèles d'erreurs non détectés par E-Verify, la recommandation d'une amélioration continue des processus et l'assistance dans la purge des enregistrements I-9 à risque qui peuvent légalement être supprimés.

Services du centre d'assistance

• Formation à la demande : Vous avez besoin de former de nouveaux gestionnaires I-9 à la plateforme Tracker ? L'équipe de votre centre d'assistance est prête à vous guider à travers des sessions de formation de haut niveau ou des tutoriels personnalisés.
• Rapports d'audit trimestriels : L'équipe Tracker de Mitratech produira régulièrement des rapports d'auto-audit pour s'assurer que votre équipe est parfaitement préparée à un éventuel audit fédéral ou de l'ICE.
• Mises à jour de l'industrie : Veillez à ce que votre équipe reste informée et formée en recevant un contenu adapté, informant votre entreprise de tout changement I-9 ou E-Verify susceptible de l'affecter.
• Une expertise rentable : Chaque équipe est différente. C'est pourquoi Mitratech propose des formules flexibles de centre d'aide I-9 qui s'adaptent aux besoins et au budget de votre équipe.

Voir notre liste des lois E-Verify, État par État →

Nous travaillons en partenariat avec les principaux fournisseurs de services de suivi des candidats, d'intégration et de gestion du capital humain du secteur.

Tracker I-9 Compliance s'intègre donc de manière transparente à vos applications actuelles pour garantir un traitement efficace et un reporting en temps réel dans tous les services, sans coûts de développement supplémentaires.

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