Qu'est-ce qu'un avis de mise en suspens d'un litige ?

L'avis de mise en suspens pour litige, l'avis de mise en suspens juridique ou l'avis de conservation des documents (oui, il y a vraiment beaucoup de noms) est le document standard émanant du conseiller juridique interne de l'organisation confrontée à un litige, à une enquête gouvernementale ou à un audit.

Il est envoyé aux employés de l'entreprise (ou même de l 'organisation gouvernementale) en question et décrit leur obligation de préserver toutes les informations, tous les documents, toutes les données et tous les dossiers pertinents. Le document contient des explications importantes et a pour but de préserver toutes les preuves pertinentes de la destruction ou de l'altération et de veiller à ce qu'elles soient disponibles dans le cadre de la procédure de découverte avant le procès.

Si votre organisation anticipe raisonnablement un litige, elle doit mettre en place une procédure de mise en suspens. Les employés doivent être alertés chaque fois que des informations sont susceptibles d'être nécessaires au cours de la procédure de communication de pièces. Les exigences en matière de conservation peuvent être publiées par votre entreprise lorsque vous recevez une plainte, une mise en demeure ou une lettre de conservation qui stipule ou demande expressément la conservation de certains documents ou informations.

Une organisation peut émettre une mise en suspens en interne ou votre avocat peut émettre une mise en suspens à l'aide d'une lettre de mise en suspens. Une entreprise peut se voir infliger des sanctions si elle ne respecte pas les ordonnances de mise en suspens d'un litige. Les sanctions peuvent inclure des amendes importantes, le remboursement des frais de justice de l'adversaire ou des déductions à l'encontre de la partie qui ne respecte pas ses obligations en matière de communication préalable.

De quoi se compose un avis de rétention légale ?

Comme il s'agit d'un document juridique important, tout avis écrit de mise en suspens doit comporter un certain nombre de points :

• Une description complète de l'objet du litige ou de l'enquête - cela aide le destinataire à déterminer s'il possède des informations pertinentes.
• Instructions explicites de ne pas détruire, supprimer ou modifier les documents, accompagnées d'exemples de documents à conserver et de leurs sources. Voici quelques exemples :
  • Ordinateurs au travail et à la maison
  • Téléphones portables
  • les systèmes de messagerie vocale - tant professionnels que personnels - et leurs bandes de sauvegarde
• Des avertissements concernant l'importance de préserver toute information éventuellement pertinente - et, plus important encore, les conséquences potentielles du non-respect de l'avis de litige.
• Des lignes directrices détaillées sur les types de documents et de matériels qui doivent être conservés, ainsi que sur les fourchettes de dates pertinentes.
• Explication au destinataire que cette obligation de conservation en vertu de l'avis de rétention ne prend pas fin tant qu'il n'a pas été notifié en tant que tel ; elle est continue.
• Les coordonnées du conseiller juridique de l'entreprise chargé d'émettre et d'appliquer la mesure de suspension. Une autre solution consiste à fournir les coordonnées d'une autre personne interne chargée de répondre aux questions relatives à la saisie contentieuse et de recevoir les informations pertinentes collectées par les employés de l'entreprise.

Conséquences du non-respect d'un avis de rétention légale ?

Meilleures pratiques pour les mises en attente en cas de litige

À moins de vouloir encourir des sanctions, il est clair que toute organisation est tenue de préserver toutes les informations pertinentes dès qu'elle apprend l'imminence d'un litige ou d'une enquête.

Cependant, les approches traditionnelles de la rétention légale peuvent être difficiles, coûteuses et sujettes aux erreurs, laissant inutilement l'entreprise exposée à des risques. Votre organisation a besoin d'une solution de gestion de bout en bout du processus de mise en suspens juridique d'une manière défendable, cohérente et pouvant faire l'objet d'un rapport.

Centraliser les documents

Les données et les documents pertinents peuvent être dispersés parmi un certain nombre de personnes et de systèmes, dans plusieurs départements ou sur différents sites. Cela rend la mise en conformité manuelle incroyablement difficile et coûteuse.

La bonne solution de mise en suspens légale vous permettra de centraliser vos documents et vos informations, et de les intégrer aux systèmes internes pour vous permettre d'identifier rapidement les dépositaires potentiels d'informations pertinentes, sur la base de données actualisées concernant les employés.

Automatiser les processus et créer des modèles

Sans solution automatisée, les employés peinent à identifier les dépositaires et à obtenir les attestations nécessaires pour garantir une conformité défendable. L'automatisation de ce processus et l'utilisation de modèles de mise en suspens peuvent faire gagner du temps à votre personnel juridique, réduisant leur temps de gestion des mises en suspens de 75 % grâce à un processus cohérent et communicable qui réduit également le risque de litige.

Il vous permettra de communiquer des instructions aux bons dépositaires, puis d'automatiser les rappels et les escalades afin d'assurer le respect des délais.

Un logiciel de gestion des litiges de premier ordre (comme, bien sûr, notre propre LegalHold) intégrera une interface utilisateur intuitive pour simplifier l'ensemble du processus, maximisant ainsi l'efficacité du service juridique et des dépositaires. En seulement quatre étapes faciles, une équipe juridique peut créer et gérer une mise en suspens - un processus normalisé et reproductible réduisant le risque de suppression de preuves potentielles, et capable de résister à un examen judiciaire.