Legal Hold oder Litigation Hold Dokumente
Legal Hold oder Litigation Hold Dokumente

Was ist eine Prozesssperre (oder Legal Hold)? Hier sind die Grundlagen

Verklagt zu werden (oder jemanden zu verklagen) ist sicherlich kein Satz, den die meisten von uns gerne hören. Aber seien wir ehrlich - das Leben und Rechtsstreitigkeiten passieren manchmal einfach.

Und wenn dies der Fall ist, ist es gut, wenn Laien mit dem grundlegenden Fachjargon vertraut sind, und selbst einige juristische Mitarbeiter müssen sich vielleicht auffrischen. Denn wenn Sie eine Kündigung erhalten haben, ist es nicht der beste Zeitpunkt, um zu googeln: "Was ist eine Litigation Hold Notice?" Also, ohne weiteres Vorgeplänkel: Was genau ist eine "Litigation Hold"?

Zunächst einmal gibt es verschiedene Bezeichnungen für eine Prozesssperre . Sie kann als "legal hold", "preservation order" oder "hold order" bezeichnet werden. Sie wird von der Rechtsabteilung eines Unternehmens erlassen und ist eine vorübergehende Aussetzung der Vernichtung von elektronischen oder Papierdokumenten, die für einen neuen oder bevorstehenden Rechtsfall relevant sein könnten.

Ein ganz schöner Brocken! Im Wesentlichen werden die Mitarbeiter angewiesen, keine Dokumente zu löschen oder wegzuwerfen, die für einen Rechtsstreit relevant sein könnten.

Das gesamte Verfahren beginnt mit dem Erlass (oder Erhalt) einer Mitteilung über die Einstellung des Verfahrens.

Was ist eine "Litigation Hold Notice"?

Eine "Litigation Hold Notice", eine "Legal Hold Notice" oder eine "Document Preservation Notice" (ja, es gibt wirklich viele Namen dafür) ist das Standarddokument, das von der internen Rechtsabteilung eines Unternehmens erstellt wird, das mit einem Rechtsstreit, einer behördlichen Untersuchung oder einem Audit konfrontiert ist.

Es geht an die Mitarbeiter des betreffenden Unternehmens (oder sogar der staatlichen Organisation) und beschreibt deren Verpflichtung, alle relevanten Informationen, Dokumente, Daten und Aufzeichnungen aufzubewahren. Das Dokument enthält wichtige Erklärungen und dient dazu, alle relevanten Beweismittel vor Zerstörung oder Veränderung zu schützen und sicherzustellen, dass sie für das Offenlegungsverfahren vor einem Rechtsstreit zur Verfügung stehen.

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Wenn Ihr Unternehmen vernünftigerweise mit einem Rechtsstreit rechnet, muss es eine Prozesssperre einführen. Die Mitarbeiter sollten immer dann alarmiert werden, wenn es Informationen gibt, die wahrscheinlich während des Offenlegungsprozesses benötigt werden. Aufbewahrungspflichten können von Ihrem Unternehmen veröffentlicht werden, wenn Sie eine Beschwerde, ein Anforderungsschreiben oder ein Aufbewahrungsschreiben erhalten, in dem die Aufbewahrung bestimmter Dokumente oder Informationen ausdrücklich gefordert wird.

Ein Unternehmen kann eine Prozesssperre intern aussprechen, oder Ihr Anwalt kann eine Prozesssperre mit einem Prozesssperrenbrief aussprechen. Ein Unternehmen kann mit Strafen belegt werden, wenn es die Anordnungen zur Unterbrechung des Verfahrens nicht befolgt. Zu den Strafen können hohe Geldstrafen, die Erstattung der Prozesskosten des Gegners oder Schlussfolgerungen gegen die Partei gehören, die ihren Offenlegungspflichten nicht nachkommt.

Woraus besteht ein rechtlicher Sperrvermerk?

Da es sich um ein wichtiges juristisches Dokument handelt, sollten einige Punkte in einem schriftlichen Sperrvermerk enthalten sein:

  • Eine umfassende Beschreibung des Gegenstands des Rechtsstreits oder der Untersuchung - so kann der Empfänger feststellen, ob er über relevante Informationen verfügt.
  • Ausdrückliche Anweisung, keine Aufzeichnungen zu zerstören, zu löschen oder zu verändern, zusammen mit Beispielen für die aufzubewahrenden Aufzeichnungen und deren Quellen. Einige Beispiele hierfür sind:
    • Computer am Arbeitsplatz und zu Hause
    • Handys
    • Voicemail-Systeme - sowohl im Büro als auch privat - und deren Sicherungsbänder
  • Warnungen über die Wichtigkeit, alle möglicherweise relevanten Informationen aufzubewahren - und, was noch wichtiger ist, über die möglichen Folgen einer Nichtbeachtung der Streitverkündung.
  • Detaillierte Leitlinien für die Arten von Dokumenten und Materialien, die aufbewahrt werden müssen, sowie die entsprechenden Datumsbereiche.
  • Eine Erläuterung des Empfängers, dass die Aufbewahrungspflicht gemäß dem Sperrvermerk nicht mit der Benachrichtigung endet, sondern fortbesteht.
  • Kontaktdaten des Unternehmensanwalts, der für den Erlass und die Durchsetzung der gerichtlichen Verfügung zuständig ist. Eine Alternative ist die Angabe der Kontaktdaten einer anderen internen Kontaktperson, die für die Beantwortung von Fragen zur Prozesssperre und die Entgegennahme der von den Mitarbeitern des Unternehmens gesammelten sachdienlichen Informationen zuständig ist.

Welche Folgen hat die Nichtbeachtung eines Sperrvermerks?

Das Versäumnis, eine Prozesssperre rechtzeitig einzuführen und aufrechtzuerhalten, kann schwerwiegende rechtliche Folgen haben. US-Gerichte verhängen regelmäßig Sanktionen gegen Unternehmen und andere Organisationen, die es versäumt haben, eine Prozesssperre ordnungsgemäß einzuführen.

Zu diesen Sanktionen können Geldstrafen gehören, z. B. die Zahlung der Anwalts- und Gerichtskosten des Gegners, die Anweisung an die Geschworenen, aus verloren gegangenen oder zerstörten Informationen negative Schlüsse zu ziehen, und der Ausschluss von Beweisen zur Untermauerung einer Forderung oder Verteidigung. In einigen schwerwiegenden Fällen kann es sogar zu einem Versäumnisurteil oder zur Einstellung des Verfahrens kommen.

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Bewährte Praktiken für das Halten von Rechtsstreitigkeiten

Es ist klar, dass jede Organisation verpflichtet ist, alle relevanten Informationen aufzubewahren, sobald sie von einem drohenden Rechtsstreit oder einer Untersuchung erfährt, es sei denn, sie möchte mit Strafen rechnen.

Herkömmliche Vorgehensweisen bei der Sperrung von Dokumenten können jedoch schwierig, teuer und fehleranfällig sein und ein Unternehmen unnötig einem Risiko aussetzen. Ihr Unternehmen benötigt eine End-to-End-Verwaltungslösung für den Legal Hold-Prozess in einer vertretbaren, konsistenten und berichtspflichtigen Weise.

Dokumente zentralisieren

Relevante Daten und Dokumente können über eine Reihe von Personen und Systemen, über mehrere Abteilungen oder verschiedene Standorte verstreut sein. Das macht die praktische, manuelle Einhaltung von Vorschriften unglaublich schwierig und kostspielig.

Mit der richtigen Lösung für die rechtliche Aufbewahrung können Sie Ihre Dokumente und Informationen zentralisieren und in interne Systeme integrieren, um auf der Grundlage aktueller Mitarbeiterdaten schnell potenzielle Verwahrer relevanter Informationen zu ermitteln.

Prozesse automatisieren und Vorlagen erstellen

Ohne eine automatisierte Lösung ist es für die Mitarbeiter schwierig, die Verwahrer zu identifizieren und die erforderlichen Bescheinigungen einzuholen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Durch die Automatisierung dieses Prozesses und die Verwendung von Vorlagen für rechtliche Aufbewahrungsfristen können Ihre Mitarbeiter in der Rechtsabteilung Zeit sparen und ihre Zeit für die Verwaltung von rechtlichen Aufbewahrungsfristen um 75 % reduzieren - dank eines einheitlichen, berichtspflichtigen Prozesses, der auch das Risiko von Rechtsstreitigkeiten mindert.

Es ermöglicht Ihnen, Anweisungen an die richtigen Verwahrer zu übermitteln und dann Erinnerungen und Eskalationen zu automatisieren, um die rechtzeitige Einhaltung zu gewährleisten.

Eine erstklassige Softwarelösung für das Halten von Rechtsstreitigkeiten (wie natürlich unsere eigene LegalHold) umfasst eine intuitive Benutzeroberfläche, die den gesamten Prozess vereinfacht und die Effizienz sowohl für die Rechtsabteilung als auch für die Sachwalter maximiert. In nur vier einfachen Schritten, kann ein juristisches Team einen Sperrvermerk erstellen und verwalten - ein standardisierter, wiederholbarer Prozess, der das Risiko, dass potenzielle Beweismittel gelöscht werden, verringert und einer gerichtlichen Überprüfung standhält.

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