Ser demandado (o demandar a alguien) no es una frase que a la mayoría de nosotros nos guste oír. Pero seamos realistas: la vida y los litigios ocurren a veces.
Y cuando ocurre, es bueno que los legos en la materia se familiaricen con la jerga fundamental, e incluso puede que algunos juristas necesiten refrescarse la memoria. Después de todo, si has recibido una notificación, no es el mejor momento para empezar a buscar en Google "¿qué es una notificación de retención de litigio?". Así que, sin más preámbulos, entremos en materia: ¿qué es un aviso de retención de litigio?
En primer lugar, una retención judicial recibe diferentes nombres. Puede denominarse "retención legal", "orden de conservación" u "orden de retención". Emitida por el equipo jurídico de una empresa, es una suspensión temporal de las políticas de destrucción de documentos electrónicos o en papel de una organización en relación con cualquier documento que pueda ser relevante para un caso legal nuevo o inminente.
Menudo trabalenguas. Esencialmente, se ordena a los empleados que se abstengan de borrar o descartar cualquier documento que pueda ser relevante para un pleito.
Todo el proceso comienza con la emisión (o recepción) de una notificación de retención de litigio.
¿Qué es una notificación de retención de litigios?
Un aviso de retención de litigio, aviso de retención legal o aviso de conservación de documentos (sí, realmente tienen muchos nombres) es el documento estándar que procede del abogado interno de la organización que se enfrenta a un litigio, una investigación gubernamental o una auditoría.
Se envía a los empleados de la empresa (o incluso de la organización gubernamental) en cuestión, y describe su obligación de preservar toda la información, documentos, datos y registros pertinentes. El documento contiene explicaciones importantes, y su propósito es mantener todas las pruebas pertinentes a salvo de la destrucción o alteración y garantizar que estén disponibles para el proceso de descubrimiento antes del litigio.
Si su organización prevé razonablemente un litigio, debe aplicar una retención de litigios. Los empleados deben ser alertados siempre que haya información que pueda ser necesaria durante el proceso de descubrimiento. Los requisitos de conservación pueden ser publicados por su empresa cuando reciba una denuncia, una carta de demanda o una carta de conservación que indique o solicite expresamente la conservación de determinados documentos o información.
Una organización puede emitir una orden de retención de litigio internamente, o su abogado puede emitir una orden de retención de litigio utilizando una carta de retención de litigio. Una empresa puede enfrentarse a sanciones si no cumple las órdenes de retención de litigios. Las sanciones pueden incluir importantes multas monetarias, el reembolso de los costes de litigación de la parte contraria, o inferencias contra la parte que incumple las obligaciones de presentación de pruebas.
¿De qué se compone un aviso de retención legal?
Como se trata de un documento legal importante, hay algunos puntos que toda notificación escrita de retención legal debe incluir:
- Una descripción exhaustiva del objeto del litigio o investigación - esto ayuda al destinatario a determinar si posee información relevante.
- Instrucciones explícitas de no destruir, borrar o alterar los registros, junto con ejemplos de los registros que deben conservarse y sus fuentes. Algunos ejemplos son:
- Ordenadores de casa y del trabajo
- Teléfonos móviles
- Sistemas de buzón de voz -tanto de oficina como personales- y sus cintas de copia de seguridad.
- Advertencias sobre la importancia de conservar cualquier información posiblemente relevante y, lo que es más importante, las posibles consecuencias de no cumplir con la notificación de litigio.
- Directrices detalladas sobre los tipos de documentos y materiales que deben conservarse, así como los intervalos de fechas pertinentes.
- Una explicación al destinatario de que este deber de conservación en virtud de la notificación de retención no finaliza hasta que se le notifica como tal; es continuo.
- Datos de contacto del abogado de la empresa responsable de emitir y aplicar la retención legal. Una alternativa es facilitar los datos de contacto de otra persona interna encargada de responder a las preguntas sobre la retención judicial y recibir la información pertinente recabada por los empleados de la empresa.
Consecuencias de no respetar un aviso de retención legal
No aplicar y mantener una retención de litigios a tiempo puede tener graves consecuencias legales. Los tribunales estadounidenses sancionan con regularidad a empresas y otras organizaciones por no aplicar correctamente las retenciones de litigios.
Estas sanciones pueden incluir sanciones monetarias, como el pago de los honorarios y costes legales de su adversario; instrucciones de inferencia adversa al jurado, en relación con cualquier información que se haya perdido o destruido; y la exclusión de pruebas para apoyar una reclamación o defensa. En algunos casos graves, puede llegar hasta la sentencia en rebeldía o el sobreseimiento del litigio.
Buenas prácticas para la retención de litigios
A menos que quiera enfrentarse a las sanciones, está claro que toda organización está obligada a preservar toda la información pertinente una vez que se entera de un litigio o investigación inminente.
Sin embargo, los enfoques tradicionales de las retenciones legales pueden ser difíciles, caros y propensos a errores, dejando innecesariamente a la empresa expuesta a riesgos. Su organización necesita una solución de gestión integral del proceso de retención legal que sea defendible, coherente y que permita elaborar informes.
Centralizar documentos
Los datos y documentos pertinentes pueden estar dispersos entre varias personas y sistemas, en varios departamentos o en diversas ubicaciones. Esto hace que el cumplimiento manual sea increíblemente difícil y costoso.
La solución de retención legal adecuada le permitirá centralizar sus documentos e información, e integrarse con los sistemas internos para permitirle identificar rápidamente a los posibles custodios de información relevante, basándose en los datos actualizados de los empleados.
Automatizar procesos y crear plantillas
Sin una solución automatizada, el personal se esfuerza por identificar a los custodios y obtener los certificados necesarios para garantizar un cumplimiento defendible. La automatización de este proceso y el uso de plantillas de retenciones legales pueden ahorrar tiempo a su personal jurídico, reduciendo su tiempo de gestión de retenciones legales en un 75 % gracias a un proceso coherente y notificable que también mitiga el riesgo de litigios.
Le permitirá comunicar instrucciones a los custodios adecuados y, a continuación, automatizar recordatorios y escalamientos para impulsar el cumplimiento puntual.
La mejor solución de software de retención de litigios (como, por supuesto, nuestro propio LegalHold) incorporará un diseño de interfaz de usuario y UX intuitivo para simplificar todo el proceso, maximizando la eficiencia tanto para el departamento jurídico como para los custodios. En sólo cuatro sencillos pasos, un equipo jurídico puede crear y gestionar una retención: un proceso estandarizado y repetible que reduce el riesgo de que se eliminen pruebas potenciales y que puede resistir el escrutinio judicial.
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