L'OFCCP a proposé de nouvelles exigences détaillées pour les entrepreneurs gouvernementaux dans le but de promouvoir l'emploi de personnes handicapées qualifiées sur le lieu de travail. Si l'on se fie à l'expérience passée, les entrepreneurs disposent généralement de 60 à 90 jours pour mettre en place les mécanismes nécessaires à la conformité une fois que les règlements ont été publiés dans leur forme définitive. Les commentaires sur la règle proposée par l'OFCCP doivent être soumis au plus tard le 7 février 2012. Bien qu'il ne s'agisse pour l'instant que d'une proposition, l'OFCCP souhaite que ces réglementations soient finalisées avant la fin de l'année civile 2012, voire plus tôt. Les entrepreneurs qui ont des inquiétudes importantes concernant le temps, le coût et les ressources nécessaires pour se conformer à la proposition actuelle devraient envisager de soulever ces préoccupations pratiques en soumettant leurs commentaires.
Agences de référence
Les entrepreneurs devront conclure des accords de partenariat avec l'agence locale de services de réadaptation professionnelle (SVRA) ou avec un organisme local du réseau pour l'emploi (EN) figurant dans le répertoire du réseau pour l'emploi Ticket to Work de l'administration de la sécurité sociale, ainsi qu'avec l'un des organismes suivants :
- entités financées par le ministère du Travail qui fournissent des services de recrutement ou de formation aux personnes handicapées
- le centre de carrière One-Stop le plus proche de l'établissement du contractant
- le bureau régional du ministère des Anciens Combattants le plus proche de l'établissement du contractant
- groupes locaux de personnes handicapées, organisations ou centres pour la vie autonome situés à proximité de l'établissement du contractant
- services d'orientation professionnelle ou de placement des établissements d'enseignement
- sources de recrutement privées
En outre, les règlements proposés exigent que les entrepreneurs consultent les ressources pour employeurs du répertoire national des ressources de l'OFCCP et concluent un accord de partenariat avec une ou plusieurs organisations d'aide aux anciens combattants handicapés figurant dans le répertoire qui ne font pas partie des types d'organisations déjà énumérés dans les règlements de l'OFCCP.
Quelles sont les agences de placement locales dans toutes les régions où votre organisation propose des emplois ? Avez-vous déjà établi des relations avec elles ? Les avez-vous déjà utilisées avec succès ? Combien de candidats qualifiés vous ont-elles envoyé par le passé ? Quel type de candidats vous recommandent-elles généralement ? Quelle est la fiabilité de leurs bases de données ?
Les obligations en matière de conservation des documents
Comment votre organisation va-t-elle suivre l'identité des organismes de référence décrits ci-dessus ? Votre formulaire de candidature comporte-t-il une question demandant « Comment avez-vous entendu parler de nous ? » Si oui, pouvez-vous mettre à jour le formulaire afin d'y inclure toutes les nouvelles agences de référence que vous êtes censé utiliser ? Si vous disposez d'un formulaire de candidature en ligne, quel est le délai nécessaire au développement logiciel pour modifier la question du formulaire, la base de données dans laquelle les réponses seraient enregistrées et la capacité à communiquer ces informations dans le cadre des obligations de reporting annuel ?
Comment votre organisation va-t-elle gérer la différence entre le nombre total de candidats pour chaque poste et la définition du candidat Internet, qui n'oblige pas les employeurs à examiner chaque CV ou candidature reçu et ne nécessite pas de solliciter des candidats non qualifiés pour le poste ?
Votre organisation est-elle en mesure de conserver ces données externes relatives à la sensibilisation et à la diffusion pendant trois ans ? (Aucune exception n'est prévue pour les petites entreprises de moins de 150 employés et dont les contrats sont inférieurs à 150 000 dollars, pour lesquelles l'obligation actuelle de conservation des données est limitée à un an).
Comment votre organisation assure-t-elle actuellement le suivi de l'auto-identification des candidats non employés ? Un numéro d'identification unique leur est-il attribué, similaire à celui utilisé dans votre système d'information RH ou votre système de paie ? Ces systèmes « communiquent-ils » entre eux ? Comment votre organisation va-t-elle assurer le suivi de l'auto-identification des candidats au stade de la pré-offre et au stade de l'invitation post-offre ? Quelles mesures pouvez-vous mettre en place pour résoudre les informations d'auto-identification contradictoires ou incohérentes ?
Contrairement à la race ou au sexe, qui sont des caractéristiques relativement immuables, le handicap n'est pas immuable, c'est pourquoi l'OFCCP propose une auto-identification annuelle pour tous les employés, mais la proposition prévoit que cette sollicitation soit anonyme. Comment votre organisation va-t-elle s'assurer que chaque personne reçoive la demande et que la réponse soit anonyme ? Comment une demande annuelle anonyme aidera-t-elle votre organisation à atteindre l'objectif de 7 % pour chacun des groupes professionnels de votre plan d'action positive ?
Diffusion externe
Les entrepreneurs seront tenus d'envoyer une notification écrite de la politique de l'entreprise relative à ses efforts en matière d'action positive à tous les sous-traitants, y compris les fournisseurs et sous-traitants, en leur demandant de prendre les mesures appropriées de leur côté. Tel que proposé, cette notification annuelle ne se limite pas aux fournisseurs et sous-traitants dont le travail est nécessaire à l'exécution d'un contrat gouvernemental.
Votre service comptabilité fournisseurs dispose-t-il d'une adresse e-mail pour chaque fournisseur et prestataire avec lequel vous travaillez ? Si ce n'est pas le cas, il serait judicieux d'en obtenir une, car les notifications par e-mail constituent un moyen très efficace de se conformer à cette exigence.
Examen annuel de toutes les qualifications physiques et mentales requises pour le poste
Votre organisation dispose-t-elle de descriptions de poste détaillées pour chaque poste au sein de l'organisation ?
Les nouvelles réglementations exigeraient que toutes les qualifications physiques et mentales requises pour un poste soient réévaluées chaque année, qu'elles soient ou non réellement appliquées. De plus, les entrepreneurs seront tenus de conserver la documentation relative aux méthodes utilisées pour effectuer cette réévaluation, aux résultats de celle-ci et à toute mesure prise en conséquence.
Exigences relatives à la consignation des motifs justifiant certaines décisions en matière d'emploi touchant les personnes handicapées
Le règlement proposé imposerait à l'entrepreneur l'obligation d'enregistrer et de conserver des informations spécifiques sur la manière dont il traite les candidats et les employés, comme suit :
- Chaque poste pour lequel un candidat handicapé a été pris en considération et chaque programme de formation pour lequel un candidat handicapé a été pris en considération.
- Chaque promotion pour laquelle un employé handicapé a été pris en considération et chaque programme de formation pour lequel un employé handicapé a été pris en considération.
- Déclaration expliquant les raisons pour lesquelles un candidat ou un employé handicapé a été refusé pour un emploi, une promotion ou une formation.
- Une description des aménagements envisagés pour une personne handicapée qui se voit refuser un emploi, une promotion ou une formation.
- Un registre de tous les aménagements effectués et une description de ces aménagements pour toute embauche, promotion ou formation rendue possible grâce à un aménagement.
Votre organisation est-elle en mesure de retracer les informations relatives au handicap de chaque candidat à un poste, de chaque employé ayant suivi une formation et de chaque employé ayant été pris en considération pour une promotion ? Comment votre organisation compte-t-elle se conformer à l'obligation de fournir une « déclaration expliquant pourquoi un candidat ou un employé handicapé a été refusé pour un poste, une promotion ou une formation », sans révéler dès le début du processus décisionnel que la personne est handicapée ? Malheureusement, la mention « candidat plus qualifié sélectionné » ne sera probablement pas bien accueillie par l'OFCCP comme justification suffisante pour expliquer pourquoi un candidat handicapé n'a pas été sélectionné pour un emploi ou une promotion.
Période de commentaires
Pour rappel, la date limite pour soumettre vos commentaires sur la proposition de règlement est fixée au 7 février. Si vous vous interrogez sur la manière dont votre organisation va pouvoir se conformer à cette réglementation ou si vous avez des suggestions qui permettraient à l'OFCCP d'atteindre son objectif d'augmenter l'emploi des personnes handicapées qualifiées sur le lieu de travail, n'hésitez pas à soumettre vos commentaires à l'OFCCP afin qu'il en tienne compte lors de l'évaluation du texte final du règlement.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
