Die OFCCP hat umfangreiche neue Anforderungen für Auftragnehmer der Regierung vorgeschlagen, um die Beschäftigung qualifizierter Menschen mit Behinderungen am Arbeitsplatz zu fördern. Wenn man von der Vergangenheit ausgeht, haben Auftragnehmer in der Regel 60 oder 90 Tage Zeit, um die Mechanismen zur Einhaltung der Vorschriften einzuführen, sobald diese in ihrer endgültigen Form veröffentlicht wurden. Stellungnahmen zu den vorgeschlagenen Vorschriften der OFCCP müssen bis spätestens 7. Februar 2012 eingereicht werden. Obwohl es sich derzeit nur um einen Vorschlag handelt, möchte die OFCCP, dass diese Vorschriften spätestens vor Ende des Kalenderjahres 2012 in Kraft treten. Auftragnehmer, die erhebliche Bedenken hinsichtlich des Zeit-, Kosten- und Ressourcenaufwands für die Einhaltung des aktuellen Vorschlags haben, sollten in Betracht ziehen, diese praktischen Bedenken durch Einreichen von Kommentaren zur Sprache zu bringen.
Vermittlungsagenturen
Auftragnehmer müssen Kooperationsvereinbarungen mit der örtlichen staatlichen Berufsrehabilitationsbehörde (SVRA) oder einer örtlichen Organisation des Beschäftigungsnetzwerks (EN) schließen, die im Verzeichnis des Beschäftigungsnetzwerks „Ticket to Work“ der Sozialversicherungsbehörde aufgeführt ist, sowie mit einer der folgenden Einrichtungen:
- Vom Arbeitsministerium finanzierte Einrichtungen, die Dienstleistungen im Bereich der Personalbeschaffung oder Ausbildung für Menschen mit Behinderungen anbieten
- das One-Stop Career Center in der Nähe des Unternehmens des Auftragnehmers
- die Regionalstelle des Ministeriums für Veteranenangelegenheiten, die dem Standort des Auftragnehmers am nächsten liegt
- Lokale Behindertengruppen, Organisationen oder Zentren für selbstbestimmtes Leben in der Nähe des Unternehmens des Auftragnehmers
- Vermittlungs- oder Karrierebüros von Bildungseinrichtungen
- private Rekrutierungsquellen
Darüber hinaus verlangen die vorgeschlagenen Vorschriften, dass Auftragnehmer die Arbeitgeberressourcen des National Resource Directory der OFCCP konsultieren und eine Kooperationsvereinbarung mit einer oder mehreren der im Verzeichnis aufgeführten Dienstleistungsorganisationen für behinderte Veteranen abschließen, die nicht zu den bereits in den Vorschriften der OFCCP aufgeführten Organisationstypen gehören.
Welche lokalen Vermittlungsagenturen gibt es an allen Standorten, an denen Ihr Unternehmen Stellen zu besetzen hat? Haben Sie bereits Beziehungen zu ihnen? Haben Sie sie bereits erfolgreich genutzt? Wie viele qualifizierte Kandidaten haben sie Ihnen in der Vergangenheit vermittelt? Welche Art von Kandidaten vermitteln sie in der Regel? Wie umfangreich sind ihre eigenen Datenbanken?
Die Aufbewahrungspflichten
Wie wird Ihre Organisation die Identität der oben beschriebenen Überweisungsorganisationen nachverfolgen? Gibt es in Ihrem Antrag eine Frage, die lautet: „Wie haben Sie von uns erfahren?“ Wenn ja, können Sie das Formular aktualisieren, um alle neuen erforderlichen Vermittlungsagenturen aufzunehmen, die Sie voraussichtlich nutzen werden? Wenn Sie über ein Online-Bewerbungsformular verfügen, wie lange dauert es, bis die Software so angepasst ist, dass die Frage im Bewerbungsformular geändert, die Antworten in die Datenbank eingespeist und die Informationen für die jährlichen Berichtspflichten gemeldet werden können?
Wie wird Ihr Unternehmen mit dem Unterschied zwischen der Meldung der Gesamtzahl der Bewerber für jede Stelle und der Definition des Begriffs „Internetbewerber“ umgehen, wonach Arbeitgeber nicht verpflichtet sind, jeden eingehenden Lebenslauf oder jede eingehende Bewerbung zu prüfen, und keine Kandidaten anwerben müssen, die für die Stelle nicht qualifiziert sind?
Ist Ihre Organisation in der Lage, diese externen Daten zur Öffentlichkeitsarbeit und Verbreitung drei Jahre lang aufzubewahren? (Es gibt keine Ausnahme für kleine Unternehmen mit weniger als 150 Mitarbeitern und Verträgen unter 150.000 US-Dollar, für die derzeit nur eine Aufbewahrungspflicht von einem Jahr gilt).
Wie verfolgt Ihr Unternehmen derzeit die Selbstidentifizierung von Bewerbern, die keine Mitarbeiter sind? Wird ihnen eine eindeutige Identifikationsnummer zugewiesen, die auch in Ihrem HRIS- oder Lohnabrechnungssystem verwendet wird? Kommunizieren die Systeme miteinander? Wie wird Ihr Unternehmen die Selbstidentifizierung von Bewerbern in der Phase vor dem Stellenangebot und in der Phase nach der Einladung zum Vorstellungsgespräch verfolgen? Welche Maßnahmen können Sie ergreifen, um widersprüchliche oder inkonsistente Selbstidentifizierungsinformationen zu klären?
Im Gegensatz zu Rasse oder Geschlecht, die relativ unveränderliche Merkmale sind, ist eine Behinderung nicht unveränderlich. Aus diesem Grund schlägt die OFCCP vor, dass alle Mitarbeiter sich jährlich erneut selbst identifizieren, wobei diese Aufforderung jedoch anonym erfolgen soll. Wie will Ihre Organisation sicherstellen, dass jede Person die Aufforderung erhält und dass die Antwort anonym bleibt? Wie wird eine jährliche anonyme Aufforderung Ihrer Organisation helfen, das 7-Prozent-Ziel für jede Ihrer Jobgruppen im Rahmen des Affirmative-Action-Plans zu erreichen?
Externe Verbreitung
Auftragnehmer sind verpflichtet, allen Subunternehmern, einschließlich Subunternehmern und Lieferanten, eine schriftliche Mitteilung über die Unternehmenspolitik in Bezug auf ihre Maßnahmen zur Förderung benachteiligter Gruppen zuzusenden und diese zu entsprechenden Maßnahmen aufzufordern. Wie vorgeschlagen, beschränkt sich diese jährliche Mitteilung nicht auf Lieferanten und Zulieferer, deren Arbeit für die Erfüllung eines Regierungsauftrags erforderlich ist.
Verfügt Ihre Kreditorenbuchhaltung über eine E-Mail-Adresse für jeden Lieferanten und Anbieter, mit dem Sie Geschäfte tätigen? Wenn nicht, wäre es ratsam, sich eine zu besorgen, da E-Mail-Benachrichtigungen ein sehr effizientes Mittel sind, um diesen Aspekt der Compliance zu erfüllen.
Jährliche Überprüfung aller körperlichen und geistigen beruflichen Qualifikationen
Verfügt Ihre Organisation über aussagekräftige Stellenbeschreibungen für jede Position innerhalb der Organisation?
Die neuen Vorschriften sehen vor, dass alle körperlichen und geistigen beruflichen Qualifikationen jährlich überprüft werden müssen, unabhängig davon, ob diese Qualifikationen tatsächlich angewendet werden oder nicht. Darüber hinaus sind Auftragnehmer verpflichtet, Unterlagen über die zur Durchführung der Überprüfung verwendeten Methoden, die Ergebnisse der Überprüfung und alle daraufhin ergriffenen Maßnahmen aufzubewahren.
Anforderungen zur Dokumentation der Gründe für bestimmte Beschäftigungsentscheidungen, die Menschen mit Behinderungen betreffen
Die vorgeschlagene Verordnung würde dem Auftragnehmer die Verpflichtung auferlegen, bestimmte Informationen über die Beurteilung von Bewerbern und Mitarbeitern wie folgt zu erfassen und aufzubewahren:
- Jede Stelle, für die ein Bewerber mit einer Behinderung in Betracht gezogen wurde, und jedes Ausbildungsprogramm, für das ein Bewerber mit einer Behinderung in Betracht gezogen wurde.
- Jede Beförderung, für die ein Mitarbeiter mit Behinderung in Betracht gezogen wurde, und jedes Schulungsprogramm, für das ein Mitarbeiter mit Behinderung in Betracht gezogen wurde.
- Eine Erklärung, warum ein Bewerber oder Mitarbeiter mit einer Behinderung für eine Anstellung, Beförderung oder Fortbildung abgelehnt wurde.
- Eine Beschreibung aller Maßnahmen, die für eine Person mit Behinderung in Betracht gezogen wurden, die für eine Anstellung, Beförderung oder Ausbildung abgelehnt wurde.
- Eine Aufzeichnung aller vorgenommenen Anpassungen und eine Beschreibung dieser Anpassungen für jede Einstellung, Beförderung oder Schulung, die durch eine Anpassung ermöglicht wurde.
Kann Ihre Organisation Informationen über Behinderungen zu jedem Bewerber, der für eine Anstellung in Betracht gezogen wurde, jedem Mitarbeiter, der an einer Schulung teilgenommen hat, und jedem Mitarbeiter, der für eine Beförderung in Betracht gezogen wurde, zuordnen? Wie wird Ihre Organisation der Verpflichtung nachkommen, eine „Erklärung über die Gründe für die Ablehnung eines Bewerbers oder Mitarbeiters mit einer Behinderung für eine Anstellung, Beförderung oder Schulung” abzugeben, ohne im ersten Entscheidungsprozess bekannt zu geben, dass die Person behindert ist? Leider wird die Erklärung „ein besser qualifizierter Kandidat wurde ausgewählt” von der OFCCP wahrscheinlich nicht als ausreichende Begründung dafür akzeptiert werden, warum ein Kandidat mit Behinderung nicht für eine Anstellung oder Beförderung ausgewählt wurde.
Kommentarzeitraum
Zur Erinnerung: Die Frist für die Einreichung von Stellungnahmen zu dem Regelungsvorschlag endet am 7. Februar. Wenn Sie Bedenken haben, wie Ihre Organisation die Vorschriften einhalten kann, oder wenn Sie Vorschläge haben, wie die OFCCP ihr angestrebtes Ziel, die Beschäftigung von qualifizierten Menschen mit Behinderungen am Arbeitsplatz zu erhöhen, erreichen kann, reichen Sie bitte Ihre Stellungnahme ein, damit die OFCCP diese bei der Bewertung des endgültigen Wortlauts der Regelung berücksichtigen kann.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
