La OFCCP ha propuesto nuevos requisitos exhaustivos para los contratistas del gobierno con el fin de promover el empleo de personas cualificadas con discapacidades en el lugar de trabajo. Si el pasado sirve de indicio del plazo de ejecución, los contratistas suelen disponer de 60 o 90 días para poner en marcha los mecanismos de cumplimiento una vez que se publican las normas en su forma definitiva. Los comentarios a la norma propuesta por la OFCCP deben presentarse a más tardar el 7 de febrero de 2012. Aunque actualmente solo se trata de una propuesta, la OFCCP desea que estas normas se aprueben definitivamente antes de que finalice el año natural 2012, si no antes. Los contratistas que tengan preocupaciones importantes sobre el tiempo, el coste y los recursos que supone el cumplimiento de la propuesta actual deberían plantear estas cuestiones prácticas mediante la presentación de comentarios.
Agencias de referencia
Los contratistas deberán establecer acuerdos de vinculación con la Agencia Estatal de Servicios de Rehabilitación Vocacional (SVRA) local o con una organización de la Red de Empleo (EN) local que figure en el Directorio de la Red de Empleo Ticket to Work de la Administración del Seguro Social, así como con una de las siguientes entidades:
- Entidades financiadas por el Departamento de Trabajo que prestan servicios de contratación o formación a personas con discapacidad.
- el Centro Integral de Orientación Profesional más cercano al establecimiento del contratista
- la Oficina Regional del Departamento de Asuntos de Veteranos más cercana al establecimiento del contratista
- grupos locales de personas con discapacidad, organizaciones o centros para la vida independiente cercanos al establecimiento del contratista.
- oficinas de colocación o de orientación profesional de instituciones educativas
- fuentes privadas de contratación
Además, las regulaciones propuestas exigen que los contratistas consulten los Recursos para Empleadores del Directorio Nacional de Recursos de la OFCCP y establezcan un acuerdo de vinculación con una o más de las organizaciones de servicios para veteranos discapacitados que figuran en el directorio y que no sean del tipo de organizaciones ya enumeradas en las regulaciones de la OFCCP.
¿Cuáles son las agencias de referencia locales en todas las ubicaciones donde su organización tiene puestos de trabajo? ¿Tiene alguna relación con ellas? ¿Las ha utilizado con éxito? ¿Cuántos candidatos cualificados le han enviado en el pasado? ¿Qué tipo de candidatos suelen recomendar? ¿Qué solidez tienen sus propias bases de datos?
Las obligaciones de conservación de registros
¿Cómo va a hacer tu organización para rastrear la identidad de las organizaciones de referencia que mencionamos antes? ¿Tienes una pregunta en tu solicitud que diga: «¿Cómo te enteraste de nosotros?» Si es así, ¿puede actualizar el formulario para incluir todas las nuevas agencias de referencia obligatorias que se espera que utilice? Si dispone de una solicitud en línea, ¿cuál es el plazo de desarrollo de software necesario para cambiar la pregunta de la solicitud, la base de datos a la que se introducirían las respuestas y la capacidad de comunicar esa información para cumplir con las obligaciones de presentación de informes anuales?
¿Cómo va a abordar su organización la diferencia entre informar sobre el número total de solicitantes para cada puesto de trabajo y la definición de «solicitante por Internet», que no exige a los empleadores examinar todos los currículos o solicitudes que se reciben y no requiere la captación de candidatos que no están cualificados para desempeñar el trabajo?
¿Su organización es capaz de conservar estos datos externos de divulgación y difusión durante tres años? (No se propone ninguna excepción para las pequeñas empresas con menos de 150 empleados y contratos por menos de 150 000 dólares, para las que el requisito actual es solo una obligación de conservación de registros durante un año).
¿Cómo realiza actualmente su organización el seguimiento de la autoidentificación de los candidatos que no son empleados? ¿Se les asigna un número de identificación único que se utiliza de forma similar en su sistema de información de recursos humanos (HRIS) o en su sistema de nóminas? ¿Los sistemas «se comunican» entre sí? ¿Cómo va a realizar su organización el seguimiento de la autoidentificación de los candidatos en la fase previa a la oferta y en la fase posterior a la invitación tras la oferta? ¿Qué medidas puede adoptar para resolver la información contradictoria o incoherente sobre la autoidentificación?
A diferencia de la raza o el género, que son características bastante inmutables, la discapacidad no es inmutable, por lo que la OFCCP propone una reidentificación anual para todos los empleados, pero la propuesta es que esta solicitud sea anónima. ¿Cómo va a garantizar su organización que cada persona reciba la solicitud y que la respuesta sea anónima? ¿Cómo ayudará una solicitud anónima anual a su organización a alcanzar el objetivo del 7 % para cada uno de los grupos de trabajo de su plan de acción afirmativa?
Difusión externa
Los contratistas deberán enviar una notificación por escrito sobre la política de la empresa en materia de acción afirmativa a todos los subcontratistas, incluidos los proveedores y subcontratistas, solicitándoles que adopten las medidas oportunas. Según lo propuesto, esta notificación anual no se limita a los proveedores y subcontratistas cuyo trabajo sea necesario para la ejecución de un contrato público.
¿Tu departamento de cuentas por pagar tiene una dirección de correo electrónico para cada proveedor y vendedor con el que haces negocios? Si no es así, sería prudente empezar a conseguirla, ya que las notificaciones por correo electrónico son un mecanismo muy eficaz para cumplir con este aspecto de la normativa.
Revisión anual de todas las cualificaciones físicas y mentales para el puesto de trabajo.
¿Tu organización cuenta con descripciones de puestos sólidas para cada puesto de la organización?
Las nuevas regulaciones exigirían que todas las cualificaciones físicas y mentales para el trabajo se revisaran anualmente, independientemente de si dichas cualificaciones se aplican realmente o no. Además, se exigirá a los contratistas que mantengan documentación sobre los métodos utilizados para completar la revisión, los resultados de la misma y cualquier medida tomada en respuesta a ella.
Requisitos para registrar los motivos de decisiones específicas de empleo que afectan a personas con discapacidad
La normativa propuesta impondría al contratista la obligación de registrar y conservar información específica sobre su consideración de los solicitantes y empleados, tal y como se detalla a continuación:
- Cada puesto para el que se consideró a un solicitante con discapacidad y cada programa de formación para el que se consideró a un solicitante con discapacidad.
- Cada promoción para la que se consideró a un empleado con discapacidad y cada programa de formación para el que se consideró a un empleado con discapacidad.
- Una declaración de los motivos por los que se rechazó a un solicitante o empleado con discapacidad para un puesto de trabajo, un ascenso o una formación.
- Una descripción de cualquier adaptación considerada para una persona con discapacidad a la que se le haya denegado un empleo, un ascenso o una formación.
- Un registro de cualquier adaptación realizada y una descripción de dicha adaptación para cualquier contratación, promoción o formación que haya sido posible gracias a dicha adaptación.
¿Puede su organización relacionar la información sobre discapacidad con cada solicitante considerado para un puesto de trabajo, cada empleado que ha realizado un programa de formación y cada empleado que ha sido considerado para un ascenso? ¿Cómo va a cumplir su organización con la obligación de disponer de una «declaración de los motivos por los que se ha rechazado a un solicitante o empleado con discapacidad para un puesto de trabajo, un ascenso o una formación», sin dar a conocer en el proceso inicial de toma de decisiones que la persona tiene una discapacidad? Lamentablemente, es probable que la declaración «se seleccionó al candidato más cualificado» no sea bien recibida por la OFCCP como documentación suficiente para justificar por qué no se seleccionó a un candidato discapacitado para un empleo o un ascenso.
Período de comentarios
Como recordatorio, el plazo para enviar comentarios sobre la norma propuesta expirará el 7 de febrero. Si le preocupa cómo va a poder cumplir su organización o si tiene sugerencias que permitan a la OFCCP alcanzar su objetivo de aumentar el empleo de personas cualificadas con discapacidad en el lugar de trabajo, considere la posibilidad de enviar comentarios para que la OFCCP los tenga en cuenta cuando evalúe el texto definitivo de la norma.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
