Le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux du ministère américain du Travail est un lieu très actif. L'agence a annoncé une multitude de priorités qui concernent les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Parmi ces priorités figurent les suivantes :
- Questions relatives aux anciens combattants
- Questions relatives aux personnes handicapées
- Compensation
- Utilisation des casiers judiciaires dans le processus de sélection
De nouvelles réglementations ou directives ont été publiées sur chacun de ces sujets au cours de l'année 2013.
Outre ces priorités, l'OFCCP s'intéresse aux efforts de sensibilisation déployés pour trouver des minorités et des femmes, aux mesures prises pour tenir compte des pratiques religieuses des employés et aux efforts déployés pour se conformer au décret exigeant que les employés soient informés de leurs droits en matière de négociation collective. Lors des contrôles de conformité aux mesures d'action positive, l'OFCCP peut poser des questions sur les offres d'emploi auprès des bureaux du système de prestation de services d'emploi (ESDS), les aménagements spécifiques accordés aux personnes handicapées, les disparités salariales qui apparaissent dans les rapports préliminaires sur les rémunérations fournis à l'agence, les incohérences dans la tenue des registres concernant les candidats, les embauches et d'autres données, etc.
Bien sûr, l'OFCCP peut ne poser aucune de ces questions et se concentrer sur un tout autre sujet.
Les contrôles de conformité en matière d'action positive ont toujours été quelque peu imprévisibles, mais il est désormais impossible de déterminer sur quoi l'OFCCP pourrait concentrer son attention lors d'un contrôle de conformité particulier. L'OFCCP a tout simplement trop d'initiatives et trop de priorités pour savoir où se situera l'accent lors d'un contrôle de conformité.
Il semble que cette situation ne s'améliorera pas de sitôt. Ces derniers jours, le président Obama a publié des révisions à l'ordonnance exécutive 11246 qui ajoutent des protections pour les candidats et les employés en fonction de leur orientation sexuelle et/ou de leur identité de genre. L'OFCCP préparera de nouvelles réglementations pour mettre en œuvre ces révisions dans les mois à venir. Parallèlement, l'agence travaille sur de nouvelles réglementations visant à mettre en œuvre le mémorandum du président Obama exigeant que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux fournissent chaque année au gouvernement des données sur les rémunérations.
En plus de toutes ces nouvelles priorités, l'OFCCP a du mal à fournir des conseils efficaces aux responsables de la conformité des bureaux régionaux de l'OFCCP qui doivent mener des examens des mesures d'action positive. Les agents chargés de la conformité sont invités à examiner le respect des réglementations révisées concernant les anciens combattants et les personnes handicapées sans avoir reçu de formation approfondie sur la signification de ces réglementations et la manière dont elles doivent être mises en œuvre. Les agents chargés de la conformité sont également invités à recueillir des informations supplémentaires sur les rémunérations lors des contrôles de conformité sans avoir reçu d'instructions suffisantes sur qui examinera ces informations ou comment elles seront examinées.
Toutes ces nouvelles initiatives et priorités de l'OFCCP créent le chaos dans le processus d'examen réglementaire. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ne savent pas clairement comment hiérarchiser leurs efforts en matière d'action positive. Les agents de conformité de l'OFCCP ne savent pas clairement quels éléments doivent être prioritaires lors d'un examen de conformité particulier. Et chaque fois que la situation semble s'éclaircir quelque peu, l'OFCCP introduit une nouvelle priorité ou initiative qui vient brouiller davantage les cartes.
Le manque d'informations rend les contrôles de conformité plus difficiles
Nous savons que l'OFCCP s'intéresse beaucoup aux questions relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées, comme en témoignent les règlements révisés de l'agence publiés en septembre 2013. Ce que nous ignorons, c'est quelles parties de ces règlements révisés sont les plus importantes pour l'OFCCP et comment certaines sections de ces règlements doivent être mises en œuvre. Bien que l'OFCCP puisse nous dire que « chaque partie des règlements révisés est importante », ceux-ci sont suffisamment longs et le nombre de nouveaux règlements suffisamment important pour que les agents chargés de la conformité ne puissent pas examiner chaque élément de ces règlements lors d'un contrôle de conformité particulier. Les réponses de l'OFCCP aux questions fréquemment posées (FAQ) qui figurent sur le site web de l'agence nous ont donné un aperçu de la pensée de l'agence, mais ont parfois également brouillé les pistes. Par exemple, en ce qui concerne les données à collecter auprès des candidats et des employés, la FAQ suggère que les données sur les personnes « embauchées » doivent inclure des informations sur les sélections internes et externes (c'est-à-dire les données sur les promotions et les embauches externes). Cela diffère considérablement de la pratique antérieure de l'OFCCP, qui consistait à collecter et à comptabiliser séparément les données sur les embauches et les promotions. Autre exemple, la FAQ suggère que les employés qui ne répondent pas par « oui » ou par « non » à une question sur leur handicap doivent être comptabilisés comme « non handicapés ». Cela diffère également quelque peu de la pratique antérieure de l'OFCCP, qui consistait à comptabiliser les candidats qui ne répondaient pas aux questions sur leur origine ethnique et/ou leur sexe comme « inconnus » dans la catégorie correspondante plutôt que de les ajouter artificiellement à une catégorie particulière.
La situation est encore plus confuse en ce qui concerne les enquêtes de l'OFCCP sur la rémunération. La directive de l'OFCCP de 2013 sur la rémunération donne à l'agence une très grande latitude pour poser des questions sur les politiques, les pratiques et les décisions d'une entreprise en matière de rémunération. Cette directive suggère que l'agence peut examiner les questions de rémunération en comparant entre eux de petits groupes d'employés se trouvant dans une situation similaire, ou en comparant un grand nombre d'employés faisant partie d'un « groupe d'analyse salariale ». Le terme « groupe d'analyse salariale » est mal défini dans la directive, et celle-ci ne fournit que peu d'indications efficaces sur la manière dont les entreprises (ou l'OFCCP) doivent examiner spécifiquement les données relatives à la rémunération afin de déterminer s'il existe des problèmes qui nécessitent une attention particulière.
Le manque d'informations de la part de l'OFCCP s'étend à toutes les étapes du processus de contrôle de conformité. Bien que l'OFCCP ait mis à jour son manuel de conformité des contrats fédéraux (FCCM) en 2013, les révisions apportées au FCCM ont été effectuées AVANT la publication des réglementations révisées concernant les anciens combattants et les personnes handicapées. Ainsi, le manuel était déjà obsolète quelques mois seulement après les dernières révisions. Le FCCM révisé fournit certes des indications aux responsables de la conformité et aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux sur ce à quoi ils peuvent s'attendre lors d'un contrôle de conformité, mais il n'explique pas la manière dont l'OFCCP hiérarchisera les questions à poser ni les domaines spécifiques qui devraient faire l'objet d'une attention particulière lors d'un contrôle. Certaines des directives précédentes fournies par l'OFCCP aux responsables de la conformité et aux entrepreneurs par le biais de directives de l'agence ont été perdues lorsque l'OFCCP a retiré toute une série de directives en 2013. Parmi les directives abandonnées figurait une directive qui demandait aux entreprises d'éviter de deviner la race, l'origine ethnique et le sexe des candidats qui n'avaient pas fourni ces informations dans le formulaire de candidature. Il n'est donc plus clair si l'OFCCP attend des entreprises qu'elles évitent de deviner la race, l'origine ethnique et le sexe, si les entreprises sont désormais TENUES de deviner ces caractéristiques démographiques, ou si cette question sera traitée au cas par cas.
Définir les priorités en période de chaos
Il est évident que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ne peuvent pas se concentrer sur chaque nouvelle priorité annoncée par l'OFCCP. Cela serait finalement contre-productif pour deux raisons :
- L'OFCCP a trop de priorités pour qu'une entreprise puisse réellement mettre en œuvre des programmes pour chacune d'entre elles. Les questions relatives aux anciens combattants, aux personnes handicapées, à la rémunération, au casier judiciaire, aux accommodements religieux, à l'orientation sexuelle et à l'identité de genre vont toutes, en théorie, nécessiter l'attention des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Dans ce contexte, il faudra également prêter attention aux questions traditionnelles relatives à la race, à l'origine ethnique et au genre.
- L'OFCCP modifie régulièrement ses priorités sans préavis. Bien que l'OFCCP ait manifesté un intérêt relativement constant pour les questions relatives aux anciens combattants, aux personnes handicapées et à la rémunération depuis l'entrée en fonction du président Obama, les domaines spécifiques qui devaient faire l'objet d'une attention particulière à cet égard ont changé régulièrement d'une année à l'autre et d'un contrôle de conformité à l'autre. Au cours de certains contrôles de conformité, l'OFCCP s'est montré très intéressé par la question de savoir si les objectifs de placement des minorités et des femmes étaient atteints, puis a abandonné cet intérêt lors d'autres contrôles. Récemment, nous avons constaté un intérêt marqué pour les questions relatives aux aménagements pour les pratiques religieuses (qui relèvent de la compétence de l'OFCCP en vertu d'une certaine partie de la réglementation fédérale sur la discrimination positive). La durée de cet intérêt reste incertaine.
Étant donné que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ne peuvent raisonnablement se concentrer sur toutes les priorités et initiatives émanant de l'OFCCP, sur quoi devraient-ils concentrer leurs efforts ? Voici quelques conseils pratiques.
- Concentrez-vous sur les questions susceptibles d'avoir des répercussions importantes et durables. Les entreprises doivent examiner les données qui pourraient être soumises lors d'un contrôle de conformité à la politique d'action positive afin de déterminer s'il existe des domaines dans lesquels une discrimination potentielle pourrait être constatée. Les questions d'embauche liées à la race, à l'origine ethnique et au sexe continuent d'avoir le plus grand impact lors des contrôles de conformité de l'OFCCP. Les questions techniques telles que l'obligation, prévue dans la version révisée de la réglementation relative aux anciens combattants, pour les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux de publier leurs offres d'emploi auprès du bureau compétent du système de services d'emploi, peuvent retenir toute l'attention de l'OFCCP, mais le non-respect de cette obligation n'entraînera qu'une obligation de publier correctement les offres d'emploi. Il s'agit en fait d'une simple « tape sur les doigts ». À l'inverse, si l'OFCCP découvre une disparité significative dans la manière dont les pratiques d'embauche d'une entreprise affectent un groupe protégé par la réglementation fédérale en matière d'action positive, cela peut donner lieu à un règlement financier important, accompagné d'un communiqué de presse destiné au grand public.
- Prenez des mesures concernant les éléments clairement requis par la réglementation fédérale. Il existe peut-être de nombreux domaines dans lesquels les exigences de la réglementation de l'OFCCP sont floues, mais il y en a d'autres dans lesquels les attentes de l'OFCCP sont relativement claires. Deux de ces points relativement clairs concernent les réglementations révisées de l'OFCCP relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées. Comme indiqué ci-dessus, le fait de ne pas enregistrer correctement les offres d'emploi auprès du bureau compétent du service de l'emploi peut être considéré comme une infraction mineure, mais il ressort clairement des réglementations que ces enregistrements sont obligatoires pour presque tous les postes. Plus important encore, il ressort clairement de la réglementation révisée que les entreprises sont tenues de mener des actions de sensibilisation pour recruter des anciens combattants et des personnes handicapées, même si la nature exacte de ces actions n'est pas clairement définie. Les entreprises doivent veiller à respecter ces exigences claires afin de démontrer leur volonté de mettre en œuvre la réglementation en matière d'action positive.
- Conservez des dossiers complets. L'importance de disposer de dossiers complets ne doit pas être sous-estimée. Disposer d'informations fiables sur les processus de sélection et d'embauche et de données efficaces sur les candidats peut s'avérer crucial lorsque des questions se posent au sujet d'éventuelles disparités dans l'embauche de certains groupes protégés par les réglementations en matière d'action positive. De même, disposer de dossiers complets sur les efforts spécifiques déployés pour recruter des personnes issues de minorités, des femmes, des anciens combattants et des personnes handicapées peut faciliter tout contrôle de conformité de l'OFCCP. Compte tenu de l'intérêt actuel de l'OFCCP pour les questions relatives aux personnes handicapées, il peut être très important de conserver des dossiers complets sur les demandes d'aménagements formulées par les candidats et les employés, ainsi que sur les réponses à ces demandes. Des dossiers complets peuvent souvent vous sauver la mise lors d'un contrôle de conformité difficile.
- Réfléchissez à la manière dont l'entreprise répondra aux questions relatives à la rémunération. Il est tout simplement impossible de connaître les questions spécifiques que l'OFCCP pourrait poser au sujet de la rémunération lors d'un contrôle de conformité. Toutefois, les entreprises doivent élaborer un plan d'action précisant comment les questions seront traitées et qui sera chargé d'y répondre. Si la rémunération est contrôlée au niveau local par les responsables du recrutement, ceux-ci devront comprendre le type de questions qui pourraient être soulevées lors d'un contrôle de conformité. Si la rémunération est contrôlée par un responsable de la rémunération avec le soutien du personnel des ressources humaines, les questions relatives à la rémunération doivent être transmises par l'intermédiaire du responsable de la rémunération, qui doit comprendre les intérêts de l'OFCCP. Il est plus important d'avoir une compréhension de base des problèmes potentiels et de la manière dont l'entreprise répondra aux questions à ce sujet que de préparer des analyses de régression approfondies et d'autres rapports statistiques qui ne déboucheront peut-être sur aucune mesure concrète.
- Soyez attentif aux informations publiées par l'OFCCP. L'OFCCP publie régulièrement de nouvelles informations sur son site Web. Même si certains éléments du site peuvent ne pas être utiles (par exemple, la réponse à une question fréquente particulière), il EST utile de suivre les tendances et les thèmes généraux qui se dégagent du site Web et des diverses publications et déclarations de l'OFCCP. Par exemple, l'OFCCP met régulièrement en avant la révision de sa réglementation concernant les anciens combattants et les personnes handicapées comme une réalisation majeure, mais bon nombre des publications de l'agence dans la rubrique « Dernières actualités et événements » traitent des accords de rattrapage salarial liés aux disparités en matière d'embauche découvertes lors des contrôles de conformité. En suivant les tendances et les thèmes majeurs abordés sur le site Web et dans les autres déclarations de l'OFCCP, les entreprises peuvent mieux cibler leurs efforts et leur attention.
Le chaos qui règne à l'OFCCP ne prendra pas fin de sitôt. Les domaines d'intérêt actuels de l'agence pourraient à nouveau changer avec la publication du décret présidentiel sur l'orientation sexuelle et l'identité de genre et l'accent supplémentaire mis sur les questions de rémunération. Le programme réglementaire du ministère du Travail pour l'OFCCP suggère que l'OFCCP publiera bientôt des réglementations révisées concernant la discrimination sexuelle et des réglementations révisées pour les entreprises qui réalisent des projets de construction pour le gouvernement fédéral. Ces révisions peuvent ou non avoir lieu, et elles peuvent ou non être une priorité pour l'agence.
Il n'existe aucun moyen fiable de prédire exactement où se trouvera l'OFCCP à un moment donné. Tout ce que les entreprises peuvent faire, c'est se concentrer sur ce qui est vraiment important, faire des efforts dans la mesure du possible et prêter attention à ce qui se passe au sein de l'agence.
Pour plus d'informations sur les activités de l'OFCCP, veuillez contacter Bill Osterndorf à l'adresse [email protected].
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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
