美国劳工部联邦合同合规计划办公室事务繁忙。该机构已宣布多项影响联邦承包商及分包商的重点工作，其中包括以下内容：
- 涉及退伍军人的问题
- 关于残疾人的问题
- 赔偿
- 在选拔过程中使用犯罪记录
2013年期间，上述每个领域都颁布了新的法规或指令。
除上述重点事项外，合规计划办公室还关注以下工作：为招募少数族裔和女性员工开展的外联活动；为保障员工宗教信仰自由所采取的措施；以及为遵守行政命令而实施的合规努力——该命令要求向员工提供关于集体谈判权利的通知。 在平权行动合规审查期间，合约合规计划办公室可能就以下事项提出质询：与就业服务交付系统（ESDS）办公室的职位空缺登记情况、为残障人士提供的具体便利措施、提交给该机构的初步薪酬报告中出现的薪酬差异、关于应聘者、录用人员及其他数据的记录保存不一致问题等等。
当然，联邦合同合规计划办公室可能完全不问这些问题，而是聚焦于某个完全不同的议题。
平权行动合规审查向来具有一定不可预测性，但如今完全无法预判联邦合约合规计划办公室（OFCCP）在任何特定合规审查中会将关注点聚焦于何处。该机构推进的计划过多、优先事项过多，以致无法确定任何合规审查的具体侧重点。
看来这种状况短期内不会好转。 近日，奥巴马总统修订了第11246号行政命令，新增了基于性取向和/或性别认同的求职者及雇员保护条款。联邦合约合规计划办公室将在未来数月内制定新规以落实修订内容。与此同时，该机构正着手制定新规，以执行奥巴马总统关于要求联邦承包商及分包商每年向政府提交薪酬数据的备忘录。
在所有这些新优先事项之上，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）正竭力为其地区办事处的合规官员提供有效指导，这些官员必须执行平权行动审查。 合规官员被要求审查企业是否遵守修订后的退伍军人及残疾人相关法规，却未获得关于这些法规内涵及实施方式的充分培训。在合规审查过程中，他们还被要求收集额外的薪酬信息，但并未得到关于信息审查主体及审查方式的明确指示。
联邦合约合规计划办公室（OFCCP）推出的所有这些新举措和优先事项，正在监管审查流程中制造混乱。联邦承包商和分包商对如何优先推进平权行动毫无头绪。OFCCP合规官员在任何特定合规审查中也无法明确哪些事项应列为首要重点。而每当形势稍显明朗之际，OFCCP便会推出新的优先事项或举措，使局面再度陷入混乱。
信息匮乏使合规审查更具挑战性
我们了解到，根据该机构2013年9月发布的修订条例，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）对退伍军人和残疾人士相关问题极为关注。 但我们尚不清楚修订条例中哪些部分对OFCCP最为关键，以及特定条款应如何落实。尽管OFCCP可能告知我们"修订条例的每个部分都至关重要"，但修订条例篇幅冗长且新增条款数量庞大，合规专员在任何特定合规审查中都无法逐条审阅所有内容。 该机构官网发布的常见问题解答（FAQs）虽揭示了部分监管思路，却也时常模糊了核心议题。 例如关于从应聘者和员工处收集的数据，FAQs指出"录用人员"数据应同时涵盖内部选拔与外部选拔（即晋升与外部招聘数据）。这与OFCCP以往将录用数据与晋升数据分开收集统计的做法存在显著差异。 另一例证是，常见问题解答建议：当员工对残疾状况的询问未作"是"或"否"明确答复时，应将其计入"非残疾"类别。这同样与OFCCP既往做法存在差异——此前未提供种族、族裔及/或性别数据的申请者，会被归入"未知"类别而非人为归入特定群体。
在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）对薪酬问题的调查中，情况更为复杂。该机构2013年颁布的薪酬指令赋予其相当大的自由裁量权，可就企业的薪酬政策、实践及决策提出质询。该指令表明，该机构可能通过比较小规模的同类员工群体，或通过分析大量属于"薪酬分析组"的员工来审查薪酬问题。 该指令中"薪酬分析组"的定义含糊不清，且对企业（或OFCCP）如何具体审查薪酬数据以判断是否存在需关注的问题，指令本身几乎未提供有效指导。
联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的信息缺失贯穿合规审查流程的各个环节。尽管该机构于2013年更新了《联邦合约合规手册》（FCCM），但修订工作是在退伍军人及残障人士相关法规修订版发布之前完成的。因此，该手册在最近一次修订后仅数月便已过时。 修订后的FCCM确实为合规官及联邦承包商、分包商提供了合规审查流程的预期指引，但并未阐明OFCCP将如何优先处理审查问题，也未明确审查应重点关注的具体领域。 2013年劳工部撤销系列指令时，此前通过机构指令向合规官及承包商提供的部分指导内容随之失效。 其中一项废止的指令曾要求企业避免对未通过申请调查表提供种族、族裔及性别信息的应聘者进行猜测。因此，目前尚不明确OFCCP是否仍期望企业避免猜测此类人口统计特征，企业是否现被要求必须进行猜测，抑或该问题将采取个案处理方式。
混乱时期的优先事项设定
显然，联邦承包商和分包商无法关注劳工部合约合规办公室（OFCCP）宣布的每项新优先事项。这最终将适得其反，原因有二：
- 联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的优先事项过多，任何企业都难以切实为每一项优先事项制定专项计划。退伍军人、残障人士、薪酬待遇、犯罪记录、宗教信仰调整、性取向及性别认同等问题，理论上都要求联邦承包商及分包商予以关注。在此背景下，传统种族、族裔及性别相关议题仍需获得相应重视。
- 联邦合规计划办公室（OFCCP）会定期且不经通知地调整工作重点。自奥巴马总统就任以来，该机构虽对退伍军人、残障人士及薪酬相关议题保持着相对稳定的关注，但具体关注领域却逐年变动，且在不同合规审查中反复调整。某些审查中，OFCCP曾高度关注少数族裔与女性的岗位分配目标达成情况，而在其他审查中又放弃了此类关注。 近期，该机构对宗教活动便利措施问题展现出显著关注（此类措施依据联邦平权法规特定条款属于OFCCP管辖范围）。此关注将持续多久尚不明确。
鉴于联邦承包商和分包商无法合理关注劳工部合约合规办公室（OFCCP）推出的每项优先事项和举措，他们应将精力集中在哪些方面？以下是一些实用建议。
- 重点关注可能产生重大且持久影响的问题。企业应审查在平权行动合规审查期间可能提交的数据，以确定是否存在可能被认定为潜在歧视的领域。涉及种族、族裔和性别的招聘问题，在联邦合约合规计划办公室（OFCCP）合规审查中仍具有最大影响。 技术性问题（如修订版退伍军人法规要求联邦承包商及分包商向就业服务交付系统办公室申报职位空缺）可能受到OFCCP高度关注，但未履行该义务仅会导致被要求规范申报流程——实质上属于"轻微处罚"范畴。 反之，若OFCCP发现企业招聘实践对受联邦平权法案保护群体造成显著差异，则可能面临严厉的经济处罚，并伴随面向公众的新闻公告。
- 对联邦法规明确要求的事项采取行动。虽然在许多领域，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的法规要求可能尚不明确，但也有其他事项其期望相对清晰。 其中两项明确要求涉及退伍军人及残障人士的修订条例。如前所述，未向相关就业服务机构申报职位空缺可能仅属"轻微违规"，但条例明确规定几乎所有职位都必须进行申报。 更重要的是，修订后的法规明确要求企业必须采取外联措施招募退伍军人及残疾人士，尽管具体外联方式尚未明确。企业应切实履行此类明确要求，以彰显其落实平权行动法规的诚意。
- 保持完善的记录。 记录的重要性不容小觑。 当涉及平权行动法规所保护群体雇佣中的潜在差异问题时，拥有详实的选拔招聘流程信息和有效的应聘者数据往往能成为关键救命稻草。 同样，关于寻找少数族裔、女性、退伍军人及残障人士的具体外联工作记录，也能让劳工部合规审查办公室（OFCCP）的合规审查更顺畅。 鉴于OFCCP当前对残疾人议题的关注，完整记录应聘者及员工提出的便利措施申请及其处理结果至关重要。在严苛的合规审查中，完善的记录往往能成为关键救星。
- 考虑公司将如何应对薪酬相关问题。在合规审查期间，完全无法预知联邦合同合规计划办公室（OFCCP）可能提出的具体薪酬问题。但企业应制定应对方案，明确如何回答问题以及由哪些人员参与答复。若薪酬由各地招聘经理自主管控，这些招聘经理需了解合规审查中可能涉及的问题类型。 若薪酬由薪酬经理在人力资源部门支持下管控，相关问题应通过薪酬经理统一处理，该经理需掌握OFCCP的关注重点。相较于准备可能无法产生实际行动的详尽回归分析及其他统计报告，更重要的是对潜在问题领域及公司应对策略形成基本认知。
- 请关注联邦合同合规计划办公室（OFCCP）发布的信息。该机构会定期在其官网更新内容。虽然网站上的单篇资讯（如特定常见问题的解答）可能价值有限，但持续追踪官网及各类OFCCP出版物与声明中呈现的趋势和核心主题具有重要意义。 例如，该机构常将修订后的退伍军人及残障人士法规作为核心成果宣扬，但其"最新动态与新闻"栏目中大量公告却聚焦于合规审查中发现的招聘差异所引发的补薪和解问题。企业通过追踪官网及OFCCP各类声明中的趋势与核心议题，能更精准地把握工作重点与关注方向。
联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的混乱局面短期内不会结束。随着总统关于性取向和性别认同的行政命令发布，以及对薪酬问题的额外关注，该机构当前的重点领域可能再次发生变化。 劳工部公布的OFCCP监管议程显示，该机构即将发布修订版性别歧视法规，并针对承接联邦政府工程项目的公司出台新规。这些修订可能实施也可能搁置，是否成为监管重点尚存变数。
要准确预测联邦合同合规计划办公室（OFCCP）在任何特定时刻的行动方向，目前尚无有效途径。企业所能做的，就是聚焦真正重要的领域，在力所能及之处付出努力，并密切关注该机构的动态。
如需了解联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的最新动态，请联系比尔·奥斯特多夫，邮箱：[email protected]。
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编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
