United Parcel Service (UPS) a accepté de régler un procès national intenté en 2009 par la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC). L'accord de règlement prévoit le versement de 2 millions de dollars à environ 70 employés actuels et anciens d'UPS qui auraient été victimes de discrimination fondée sur le handicap. Lire le communiqué de presse de l'EEOC publié le 8 août 2017.
La saga a commencé en 2009 lorsque l'EEOC a accusé la plus grande entreprise de livraison de colis au monde d'avoir une politique de congé de 12 mois et de licencier les employés qui avaient besoin d'un congé supplémentaire sans engager de processus interactif ni autoriser une prolongation du congé à titre d'aménagement raisonnable. L'EEOC a enquêté sur une allégation faite par une assistante administrative qui avait pris un congé médical de 12 mois lorsqu'elle a commencé à présenter des symptômes et a ensuite été diagnostiquée avec une sclérose en plaques. Elle est retournée au travail pendant quelques semaines, puis a eu besoin d'un congé supplémentaire. Elle a été licenciée pour avoir dépassé la politique de congé de 12 mois. À la suite de cette enquête, l'EEOC a ajouté d'autres personnes qui, selon elle, avaient également été victimes d'une discrimination similaire.
UPS a fait valoir que sa politique de congé maximal de 12 mois était une politique d'assiduité raisonnable, car l'assiduité régulière est une fonction essentielle du travail de ses employés. La juge Sara L. Ellis, de la Cour fédérale du district nord de l'Illinois, a rejeté cet argument.
Le jugement d'expédient exige les mises à jour obligatoires suivantes de la politique relative à l'Americans with Disabilities Act (ADA) dans les 30 jours suivant la conclusion de l'accord :
- Déclaration révisée de l'entreprise concernant la mise en place d'aménagements raisonnables
- Fournir aux employés des instructions claires sur la manière de demander un aménagement raisonnable, l'identification des personnes à qui la demande peut être adressée et des exemples d'aménagements raisonnables.
- Une déclaration demandant aux superviseurs et aux gestionnaires qui sont informés d'une demande d'adaptation de renvoyer la question au personnel désigné chargé de la santé au travail, des ressources humaines ou de l'administration.
- Un processus interactif qui inclut l'examen de tous les aménagements raisonnables possibles, y compris demander à l'employé s'il souhaite changer de lieu de travail.
- Examiner chaque demande d'aménagement présentée par les employés sur une base individuelle.
- Diffuser ou rendre accessible à tous les employés la politique interdisant la discrimination fondée sur le handicap.
- Demandez aux RH de publier une déclaration indiquant qu'elles doivent demander un avis juridique avant de licencier un employé qui a atteint la fin de son congé médical ou de sa période d'invalidité.
- Publier une déclaration indiquant qu'UPS ne prendra aucune mesure de représailles à l'encontre d'un employé qui demande un aménagement.
De plus, l'entreprise organisera deux formations au cours de la période de trois ans couverte par le décret à l'intention des responsables des ressources humaines et des responsables de la santé au travail qui gèrent le processus d'aménagement pour les personnes handicapées au sein de l'entreprise. L'EEOC doit approuver le matériel de formation et les formateurs avant le début de la formation. Enfin, l'entreprise est tenue de fournir à l'EEOC des rapports semestriels sur l'état d'avancement de chaque demande d'aménagement pour les trois prochaines années afin de prouver le respect de l'accord. Après avoir soumis chaque rapport, UPS doit mettre à disposition un représentant pour répondre aux questions éventuelles de l'EEOC sur le contenu du rapport. La section « rapports » du décret comprend les éléments à fournir dans le rapport, tels que :
- Nom, adresse et numéro de téléphone de l'employé
- Date de début du congé, emploi occupé avant le congé, tâches/fonctions essentielles avant la demande
- Aménagements demandés, identité des employés qui ont traité la ou les demandes, tous les postes discutés avec l'employé et/ou examinés par les RH comme aménagements possibles.
- Toutes les listes de contrôle relatives à l'hébergement et tous les documents créés lors des réunions entre l'entreprise et l'employé au cours du processus, ainsi que la correspondance entre l'entreprise ou l'administrateur tiers et l'employé.
- Documentation médicale reçue par l'entreprise
Greg Gochanour, avocat régional de l'EEOC pour le bureau du district de Chicago, nous donne un aperçu de ce que l'EEOC attend des entreprises dans cette déclaration figurant dans le communiqué de presse : L'ADA exige des entreprises qu'elles fassent un réel effort pour travailler individuellement avec leurs employés handicapés afin de leur fournir les aménagements nécessaires et raisonnables qui leur permettront d'accomplir leur travail.
Former les superviseurs et les responsables susceptibles de recevoir des demandes d'aménagement afin qu'ils sachent comment les traiter de manière appropriée. Leur fournir des réponses adéquates, notamment en leur indiquant où et à qui adresser la demande.
Que peuvent retenir les employeurs de cette situation ?
- Réexaminez votre politique et votre processus d'examen des aménagements raisonnables lorsqu'un employé en fait la demande. L'ADA est en vigueur depuis 27 ans. Elle oblige les employeurs à s'engager dans un processus interactif avec les employés qui demandent un aménagement raisonnable afin de leur permettre d'exercer les fonctions essentielles de leur poste. Cela peut inclure des congés pour traitement médical, convalescence et suivis périodiques, des modifications de l'environnement de travail ou des changements dans les tâches professionnelles qui permettront à l'employé d'exercer les fonctions essentielles de son poste.
- Rendez le processus de demande d'aménagement clair et facilement accessible aux employés, notamment en identifiant les personnes ou les postes auxquels la demande doit être adressée, les délais applicables et la méthode de résolution des litiges.
- Former les superviseurs et les responsables susceptibles de recevoir des demandes d'aménagement afin qu'ils sachent comment les traiter de manière appropriée. Leur fournir des réponses adéquates, notamment en leur indiquant où et à qui adresser la demande.
- Assurez-vous qu'il existe une trace documentaire indiquant toutes les étapes suivies lors du traitement d'une demande d'aménagement. Prévoyez un examen périodique du processus afin de vous assurer qu'aucune étape n'est négligée ou omise. Entrepreneurs fédéraux: il s'agit souvent d'un élément figurant sur la liste des demandes supplémentaires de l'Office of Federal Contract Compliance (OFCCP) après la soumission de votre plan d'action positive pour un examen de conformité. Veillez à ce que la documentation reste confidentielle.
- Demandez conseil à des experts pour vous aider à prendre les bonnes décisions en matière d'aménagements. Il existe des ressources gratuites ou peu coûteuses qui vous aideront à modifier votre environnement de travail ou votre équipement. Contactez le Job Accommodation Network (JAN) pour obtenir l'aide et les conseils d'experts en toute confidentialité. Consultez le site web de l'Office of Disability Employment Policy (ODEP) pour trouver d'autres idées, ressources et conseils.
- Si vous ne pouvez ou ne souhaitez pas accorder l'aménagement demandé, demandez conseil à un juriste afin de vous assurer que vous êtes en règle avant de refuser la demande. Il est permis de proposer des alternatives à la demande de l'employé si celles-ci sont raisonnables et lui permettent d'exercer les fonctions essentielles de son poste.
- Examinez d'autres politiques, telles que celles relatives à l'assiduité ou aux congés médicaux, afin d'identifier d'éventuels problèmes, comme dans le cas de la politique de congé de 12 mois d'UPS. En 2016, l'EEOC a publié des directives sur les congés payés par l'employeur et l'ADA. Ce site web fournit des informations précieuses sur l'égalité d'accès aux congés, les congés en tant qu'aménagement raisonnable, le processus interactif, le retour au travail, les difficultés excessives, etc.
- N'oubliez pas les candidats. Les entreprises ont le devoir de fournir des aménagements raisonnables dans le cadre du processus de candidature pour les candidats handicapés. Les entrepreneurs fédéraux qui utilisent un système de candidature en ligne ou électronique doivent fournir les coordonnées sur leur site web de candidature en ligne pour les candidats handicapés qui ont besoin d'un aménagement dans le cadre du processus de candidature. Consultez la FAQ sur le site web de l'OFCCP pour plus d'informations sur les systèmes de candidature en ligne.
Un processus bien conçu pour recevoir, examiner et communiquer les demandes d'aménagement raisonnable est un outil supplémentaire pour les employeurs qui s'efforcent de créer un milieu de travail diversifié et inclusif.
Le jugement d'expédient UPS doit encore être signé par le juge avant d'entrer en vigueur. Abonnez-vous au BALANCEview HR Blog et restez à l'écoute, car nous suivons de près cet événement et d'autres événements liés à l'EEOC.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
