United Parcel Service (UPS) ha acordado resolver una demanda nacional presentada en 2009 por la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC). El acuerdo de resolución pagará 2 millones de dólares a aproximadamente 70 empleados actuales y antiguos de UPS que fueron presuntas víctimas de discriminación por discapacidad. Lea el comunicado de prensa de la EEOC publicado el 8 de agosto de 2017.
La saga comenzó en 2009, cuando la EEOC denunció que la mayor empresa de paquetería del mundo tenía una política de bajas de 12 meses y despedía a los trabajadores que necesitaban más tiempo sin entablar un proceso interactivo ni permitir una prórroga de la baja como adaptación razonable. La EEOC investigó una denuncia presentada por una asistente administrativa que se acogió a una baja médica de 12 meses cuando comenzó a experimentar síntomas y posteriormente le diagnosticaron esclerosis múltiple. Volvió al trabajo durante unas semanas y luego necesitó tiempo libre adicional. Fue despedida por exceder la política de bajas de 12 meses. Tras esta investigación, la EEOC añadió a otras personas que, según ellos, también habían sido discriminadas de manera similar.
UPS alegó que su política de 12 meses de baja máxima era una política de asistencia razonable, ya que la asistencia regular es una función esencial del trabajo de sus empleados. La jueza Sara L. Ellis, del Tribunal de Distrito de los Estados Unidos para el Distrito Norte de Illinois, rechazó ese argumento.
El decreto de consentimiento exige las siguientes actualizaciones obligatorias de la Política de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) en un plazo de 30 días a partir de la entrada en vigor del acuerdo:
- Declaración revisada de la empresa sobre la provisión de adaptaciones razonables
- Proporcione a los empleados instrucciones explícitas sobre cómo solicitar una adaptación razonable, la identificación de las personas a las que se puede dirigir la solicitud y ejemplos de adaptaciones razonables.
- Una declaración en la que se indique a los supervisores y gerentes que tengan conocimiento de una solicitud de adaptación que remitan el asunto al personal designado de salud laboral, recursos humanos o administrativo.
- Un proceso interactivo que incluye la consideración de todas las adaptaciones razonables posibles, incluyendo preguntar al empleado si desea cambiar a un lugar de trabajo diferente.
- Considerar cada solicitud de alojamiento de los empleados de forma individual.
- Distribuir o poner a disposición de todos los empleados la política que prohíbe la discriminación por discapacidad.
- Emita una declaración a RR. HH. indicando que deben solicitar asesoramiento legal antes de despedir a un empleado que haya alcanzado el final de su baja médica o periodo de incapacidad.
- Emitir una declaración en la que se indique que UPS no tomará represalias contra ningún empleado que solicite una adaptación.
Además, la empresa impartirá formación a los supervisores de recursos humanos y cargos superiores, así como a los supervisores de salud laboral que administran el proceso de adaptación por discapacidad de la empresa, dos veces durante el periodo de tres años que abarca el decreto. La EEOC debe aprobar los materiales de formación y a los formadores antes de que se imparta la formación. Por último, la empresa está obligada a presentar informes semestrales a la EEOC sobre el estado de cada solicitud de adaptación durante los próximos tres años para demostrar el cumplimiento del acuerdo. Tras presentar cada informe, UPS debe poner a disposición un representante para responder a las preguntas de la EEOC, si las hubiera, sobre el contenido del informe. La sección de informes del decreto incluye los elementos que deben figurar en el informe, tales como:
- Nombre, dirección y número de teléfono del empleado
- Fecha de inicio de la baja, puesto ocupado antes de la baja, funciones y tareas esenciales desempeñadas antes de la solicitud.
- Acomodaciones solicitadas, identidad de los empleados que gestionaron la(s) solicitud(es), todos los puestos discutidos con el empleado y/o investigados por RR. HH. como posibles acomodaciones.
- Todas las listas de verificación de alojamiento y cualquier documento creado durante las reuniones entre la empresa y el empleado durante el proceso, correspondencia entre la empresa o el administrador externo y el empleado.
- Documentación médica recibida por la empresa
El abogado regional de la EEOC para la oficina del distrito de Chicago, Greg Gochanour, nos da una idea de lo que la EEOC espera de las empresas en esta declaración que se encuentra en el comunicado de prensa: La ADA exige a las empresas que se esfuercen realmente por trabajar individualmente con sus empleados con discapacidades para proporcionarles las adaptaciones necesarias y razonables que les permitan realizar su trabajo.
Capacite a los supervisores y gerentes que puedan recibir solicitudes de adaptaciones para que las gestionen de forma adecuada. Proporcióneles respuestas adecuadas, incluyendo dónde y a quién dirigir la solicitud.
¿Qué pueden aprender los empleadores de esta situación?
- Revise su política y su proceso para considerar adaptaciones razonables cuando lo solicite un empleado. La ADA lleva 27 años en vigor. Exige a los empleadores que participen en un proceso interactivo con los empleados que solicitan una adaptación razonable para permitirles desempeñar las funciones esenciales del puesto. Esto puede incluir tiempo libre para recibir tratamiento médico, recuperación y seguimientos periódicos, cambios en el entorno de trabajo o cambios en las funciones del puesto que permitan al empleado desempeñar las funciones esenciales del mismo.
- Haga que el proceso para solicitar una adaptación sea claro y fácilmente accesible para los empleados, incluyendo la identificación de las personas o cargos a los que se debe dirigir la solicitud, los plazos aplicables y un método para resolver disputas.
- Capacite a los supervisores y gerentes que puedan recibir solicitudes de adaptaciones para que las gestionen de forma adecuada. Proporcióneles respuestas adecuadas, incluyendo dónde y a quién dirigir la solicitud.
- Asegúrese de que exista un registro documental que muestre todos los pasos seguidos durante la tramitación de una solicitud de adaptación. Programe revisiones periódicas del proceso para garantizar que no se pase por alto ni se omita ningún paso. Contratistas federales: este suele ser un punto que figura en la lista de solicitudes adicionales de la Oficina de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) después de que se haya presentado su plan de acción afirmativa para una revisión de cumplimiento. Asegúrese de que la documentación se mantenga confidencial.
- Busque la orientación de expertos para que le ayuden a tomar decisiones acertadas sobre las adaptaciones. Existen recursos gratuitos o de bajo costo que le ayudarán con las modificaciones del entorno laboral o del equipo. Póngase en contacto con la Red de Adaptaciones Laborales (JAN) para obtener ayuda y asesoramiento expertos y confidenciales. Busque en el sitio web de la Oficina de Políticas de Empleo para Personas con Discapacidad (ODEP) más ideas, recursos y consejos.
- Si no puede o no desea realizar la adaptación solicitada, busque asesoramiento legal para asegurarse de que se encuentra en una posición jurídica sólida antes de denegar la solicitud. Se permite ofrecer alternativas a la solicitud del empleado si la alternativa es razonable y le permite desempeñar las funciones esenciales de su trabajo.
- Revise otras políticas, como las relativas a la asistencia o las bajas médicas, para detectar posibles problemas, como los relacionados con la política de bajas de 12 meses de UPS. En 2016, la EEOC publicó una guía sobre las bajas pagadas por el empleador y la ADA. Este sitio web ofrece información valiosa sobre la igualdad de acceso a las bajas, las bajas como adaptación razonable, el proceso interactivo, la reincorporación al trabajo, las dificultades excesivas y mucho más.
- No se olvide de los solicitantes. Las empresas tienen la obligación de proporcionar adaptaciones razonables en el proceso de solicitud a los solicitantes con discapacidad. Los contratistas federales que utilicen un sistema de solicitud por Internet o electrónico deben proporcionar información de contacto en su sitio web de solicitud en línea para los solicitantes con discapacidad que necesiten una adaptación en el proceso de solicitud. Consulte las preguntas frecuentes en el sitio web de la OFCCP para obtener más información sobre los sistemas de solicitud en línea.
Un proceso bien diseñado para recibir, considerar y comunicar las adaptaciones razonables es una herramienta más para los empleadores que se esfuerzan por lograr un lugar de trabajo diverso e inclusivo.
El decreto de consentimiento de UPS aún requiere la firma del juez antes de entrar en vigor. Suscríbase a BALANCEview HR Blog y manténgase al tanto mientras seguimos de cerca este y otros eventos de la EEOC.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
