United Parcel Service (UPS) hat sich bereit erklärt, eine 2009 von der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) eingereichte landesweite Klage beizulegen. Im Rahmen der Vergleichsvereinbarung werden rund 70 aktuelle und ehemalige UPS-Mitarbeiter, die angeblich Opfer von Diskriminierung aufgrund einer Behinderung waren, 2 Millionen US-Dollar erhalten. Lesen Sie die Pressemitteilung der EEOC vom 8. August 2017.
Die Geschichte begann 2009, als die EEOC dem weltweit größten Paketdienstleister vorwarf, eine 12-monatige Freistellungsregelung zu haben und Arbeitnehmer zu entlassen, die zusätzliche Freistellung benötigten, ohne einen interaktiven Prozess einzuleiten oder eine Verlängerung der Freistellung als angemessene Vorkehrung zuzulassen. Die EEOC untersuchte eine Beschwerde einer Verwaltungsassistentin, die eine 12-monatige krankheitsbedingte Freistellung von der Arbeit in Anspruch genommen hatte, als sie erste Symptome verspürte und später mit Multipler Sklerose diagnostiziert wurde. Sie kehrte für einige Wochen an ihren Arbeitsplatz zurück und benötigte dann zusätzliche Freistellung. Sie wurde wegen Überschreitung der 12-monatigen Freistellungsregelung entlassen. Im Anschluss an diese Untersuchung fügte die EEOC weitere Personen hinzu, die ihrer Meinung nach ebenfalls in ähnlicher Weise diskriminiert worden waren.
UPS argumentierte, dass seine Richtlinie einer maximalen Abwesenheitsdauer von 12 Monaten eine angemessene Anwesenheitsrichtlinie sei, da regelmäßige Anwesenheit eine wesentliche Funktion der Arbeit seiner Mitarbeiter darstelle. Richterin Sara L. Ellis vom US-Bezirksgericht für den nördlichen Bezirk von Illinois wies dieses Argument zurück.
Der Vergleichsvertrag sieht vor, dass innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsabschluss die folgenden obligatorischen Aktualisierungen der Richtlinie zum Americans with Disabilities Act (ADA) vorgenommen werden müssen:
- Überarbeitete Unternehmenserklärung zur Bereitstellung angemessener Vorkehrungen
- Geben Sie den Mitarbeitern klare Anweisungen, wie sie eine angemessene Vorkehrung beantragen können, nennen Sie Personen, an die der Antrag gestellt werden kann, und nennen Sie Beispiele für angemessene Vorkehrungen.
- Eine Anweisung an Vorgesetzte und Führungskräfte, die von einem Antrag auf angemessene Vorkehrungen erfahren, die Angelegenheit an das zuständige Personal der Bereiche Arbeitsschutz, Personalwesen oder Verwaltung weiterzuleiten.
- Ein interaktiver Prozess, bei dem alle möglichen angemessenen Vorkehrungen in Betracht gezogen werden, einschließlich der Frage an den Mitarbeiter, ob er an einen anderen Arbeitsort wechseln möchte.
- Jede Unterkunftsanfrage von Mitarbeitern individuell prüfen
- Verteilen Sie die Richtlinie zum Verbot der Diskriminierung aufgrund einer Behinderung oder machen Sie sie allen Mitarbeitern zugänglich.
- Geben Sie gegenüber der Personalabteilung eine Erklärung ab, dass diese vor der Kündigung eines Mitarbeiters, dessen krankheitsbedingte Freistellung oder Erwerbsunfähigkeit abgelaufen ist, rechtlichen Rat einholen muss.
- Geben Sie eine Erklärung ab, dass UPS keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeiter ergreift, die eine angemessene Vorkehrung beantragen.
Darüber hinaus wird das Unternehmen innerhalb des dreijährigen Zeitraums, für den die Verfügung gilt, zweimal Schulungen für Personalverantwortliche und höhere Führungskräfte sowie für Arbeitsschutzbeauftragte durchführen, die für die Umsetzung der behindertengerechten Anpassungen im Unternehmen zuständig sind. Die Schulungsunterlagen und die Schulungsleiter müssen vorab von der EEOC genehmigt werden. Schließlich ist das Unternehmen verpflichtet, der EEOC in den nächsten drei Jahren halbjährlich Berichte über den Stand jeder Anpassungsanfrage vorzulegen, um die Einhaltung der Vereinbarung nachzuweisen. Nach Einreichung jedes Berichts muss UPS einen Vertreter zur Verfügung stellen, der etwaige Fragen der EEOC zum Inhalt des Berichts beantwortet. Der Abschnitt „Berichte” des Dekrets enthält Punkte, die im Bericht anzugeben sind, wie z. B.:
- Name, Adresse und Telefonnummer des Mitarbeiters
- Datum des Urlaubsbeginns, vor dem Urlaub ausgeübte Tätigkeit, vor der Beantragung des Urlaubs ausgeübte Aufgaben/wesentliche Funktionen
- Beantragte Anpassungen, Identität der Mitarbeiter, die die Anträge bearbeitet haben, alle Positionen, die mit dem Mitarbeiter besprochen und/oder von der Personalabteilung als mögliche Anpassungen geprüft wurden
- Alle Checklisten für Unterkünfte und alle Dokumente, die während der Besprechungen zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeiter im Laufe des Prozesses erstellt wurden, sowie die Korrespondenz zwischen dem Unternehmen oder einem externen Verwalter und dem Mitarbeiter.
- Von dem Unternehmen erhaltene medizinische Unterlagen
Greg Gochanour, Regionalanwalt der EEOC für das Bezirksbüro Chicago, gibt uns in dieser Erklärung aus der Pressemitteilung einen Einblick in die Erwartungen der EEOC an Unternehmen: Das ADA verlangt von Unternehmen, dass sie sich ernsthaft bemühen, individuell mit ihren Mitarbeitern mit Behinderungen zusammenzuarbeiten, um ihnen die notwendigen und angemessenen Vorkehrungen zu bieten, die es ihnen ermöglichen, ihre Arbeit zu verrichten.
Schulen Sie die Vorgesetzten und Manager, die möglicherweise Anträge auf angemessene Vorkehrungen erhalten, im richtigen Umgang mit solchen Anträgen. Geben Sie ihnen geeignete Antworten an die Hand, einschließlich Informationen darüber, wohin und an wen der Antrag weitergeleitet werden soll.
Was können Arbeitgeber aus dieser Situation lernen?
- Überprüfen Sie Ihre Richtlinien und Verfahren zur Berücksichtigung angemessener Vorkehrungen, wenn ein Mitarbeiter dies beantragt. Das ADA ist seit 27 Jahren in Kraft. Es verpflichtet Arbeitgeber, mit Mitarbeitern, die angemessene Vorkehrungen beantragen, in einen interaktiven Prozess einzutreten, damit der Mitarbeiter die wesentlichen Aufgaben seines Arbeitsplatzes erfüllen kann. Dazu können Freistellungen für medizinische Behandlungen, Genesung und regelmäßige Nachuntersuchungen, Änderungen der Arbeitsumgebung oder Änderungen der Arbeitsaufgaben gehören, die es dem Mitarbeiter ermöglichen, die wesentlichen Aufgaben seines Arbeitsplatzes zu erfüllen.
- Machen Sie den Prozess für die Beantragung einer Unterkunft für die Mitarbeiter klar und leicht zugänglich, einschließlich der Angabe der Personen oder Berufsbezeichnungen, an die die Anfrage gerichtet werden soll, der geltenden Fristen und einer Methode zur Beilegung von Streitigkeiten.
- Schulen Sie die Vorgesetzten und Manager, die möglicherweise Anträge auf angemessene Vorkehrungen erhalten, im richtigen Umgang mit solchen Anträgen. Geben Sie ihnen geeignete Antworten an die Hand, einschließlich Informationen darüber, wohin und an wen der Antrag weitergeleitet werden soll.
- Stellen Sie sicher, dass alle Schritte, die bei der Bearbeitung eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen unternommen wurden, dokumentiert werden. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen des Prozesses ein, um sicherzustellen, dass keine Schritte übersehen oder übersprungen werden. Bundesauftragnehmer – dies ist häufig ein Punkt auf der Liste der zusätzlichen Anforderungen des Office of Federal Contract Compliance (OFCCP), nachdem Ihr Aktionsplan zur Förderung der Chancengleichheit zur Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften eingereicht wurde. Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation vertraulich behandelt wird.
- Lassen Sie sich von Experten beraten, um fundierte Entscheidungen hinsichtlich der Arbeitsbedingungen zu treffen. Es gibt kostenlose oder kostengünstige Ressourcen, die Ihnen bei der Anpassung der Arbeitsumgebung oder der Arbeitsmittel helfen. Wenden Sie sich an das Job Accommodation Network (JAN), um fachkundige und vertrauliche Hilfe und Beratung zu erhalten. Weitere Ideen, Ressourcen und Ratschläge finden Sie auf der Website des Office of Disability Employment Policy (ODEP).
- Wenn Sie die gewünschte Anpassung nicht vornehmen können oder wollen, holen Sie rechtlichen Rat ein, um sicherzustellen, dass Sie auf einer soliden rechtlichen Grundlage stehen, bevor Sie die Anfrage ablehnen. Es ist zulässig, Alternativen zur Anfrage des Mitarbeiters anzubieten, wenn die Alternative angemessen ist und es ihm ermöglicht, die wesentlichen Aufgaben seines Arbeitsplatzes zu erfüllen.
- Überprüfen Sie andere Richtlinien, beispielsweise zu Anwesenheit oder krankheitsbedingtem Arbeitsausfall, auf mögliche Probleme wie bei der 12-monatigen Freistellungsrichtlinie von UPS. Im Jahr 2016 veröffentlichte die EEOC Leitlinien zu bezahlter Freistellung durch den Arbeitgeber und dem ADA. Diese Website bietet wertvolle Informationen zu gleichem Zugang zu Freistellung, Freistellung als angemessene Vorkehrung, dem interaktiven Prozess, der Rückkehr an den Arbeitsplatz, unzumutbarer Härte und vielem mehr.
- Vergessen Sie die Bewerber nicht. Unternehmen sind verpflichtet, Bewerbern mit Behinderung angemessene Vorkehrungen für den Bewerbungsprozess zu treffen. Bundesauftragnehmer, die ein internet- oder elektronisches Bewerbungssystem verwenden, müssen auf ihrer Online-Bewerbungswebsite Kontaktinformationen für Bewerber mit Behinderung bereitstellen, die eine Anpassung des Bewerbungsprozesses benötigen. Weitere Informationen zu Online-Bewerbungssystemen finden Sie in den FAQ auf der Website der OFCCP.
Ein gut durchdachter Prozess für die Entgegennahme, Prüfung und Kommunikation von angemessenen Vorkehrungen ist ein weiteres Instrument für Arbeitgeber, die sich um einen vielfältigen und integrativen Arbeitsplatz bemühen.
Die UPS-Einverständniserklärung muss noch vom Richter unterzeichnet werden, bevor sie in Kraft treten kann. Abonnieren Sie den BALANCEview HR Blog und bleiben Sie auf dem Laufenden, während wir diese und andere EEOC-Ereignisse verfolgen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
