Le dilemme
Lorsque nous demandons à nos employés de déclarer volontairement leur race, leur origine ethnique et leur sexe, nous nous retrouvons presque toujours avec une petite proportion de la population qui choisit de ne pas fournir ces informations démographiques. Il y a plusieurs raisons à cela. Pour un pourcentage croissant de la population, les options binaires d'homme ou de femme n'ont pas d'écho. Et bien que les catégories de race incluent désormais "deux ou plus", nombreux sont ceux qui ne se sentent pas à l'aise pour indiquer leur race, que ce soit par peur ou par souci de confidentialité. Certains employés refuseront de fournir l'information simplement parce qu'ils ont eu la possibilité de ne pas le faire.
L'Office of Federal Contractor Compliance Programs (OFCCP) exige des entrepreneurs fédéraux qu'ils "identifient le sexe, la race et l'origine ethnique de chaque employé" (41 CFR 60-1.12(c)). Afin de clarifier la réglementation, l'OFCCP a élaboré une question fréquemment posée (FAQ) sur le sujet :
Le règlement de l'OFCCP 41 CFR 60-1.12(c) indique que pour tout dossier personnel ou d'emploi qu'un entrepreneur conserve, il doit être en mesure d'identifier le sexe, la race et l'origine ethnique de chaque employé et, si possible, le sexe, la race et l'origine ethnique de chaque candidat.
L'OFCCP n'a pas imposé de méthode particulière de collecte des informations. L'auto-identification est la méthode la plus fiable et la méthode préférée pour compiler des informations sur le sexe, la race et l'origine ethnique d'une personne. Les entrepreneurs sont fortement encouragés à se fier à l'auto-identification des employés pour obtenir ces informations. L'observation visuelle est une méthode acceptable pour identifier les données démographiques, bien qu'elle ne soit pas toujours fiable. Si l'auto-identification n'est pas possible, les dossiers post-emploi ou l'observation visuelle peuvent être utilisés pour obtenir ces informations. Les contractants ne doivent pas deviner ou supposer le sexe, la race ou l'origine ethnique d'un candidat ou d'un employé. [souligné par l'auteur].
Bien que le règlement énonce une politique de tolérance zéro, les orientations figurant sur le site web de l'OFCCP prévoient qu'il peut y avoir des employés dont la race, l'origine ethnique et/ou le sexe sont inconnus. Avec les réglementations relatives à l'identité de genre, ces conseils sont encore plus importants. Le fait de deviner le sexe d'un employé peut être à l'origine d'une discrimination, en particulier si vous vous trompez.
Voici le dilemme. La réglementation nous dit que nous devons tenir compte de la race et du sexe de tous les employés dans la main-d'œuvre. Toutefois, il nous est interdit d'exiger des employés qu'ils indiquent leur race et leur sexe. En outre, bien que "l'observation visuelle soit une méthode acceptable pour identifier les données démographiques", le fait de deviner la race ou le sexe d'un employé pourrait constituer la base d'une action en justice pour discrimination.
La solution ?
J'ai porté cette question à l'attention d'un haut fonctionnaire de l'OFCCP lors de la conférence nationale et de la réunion annuelle de l'Association américaine pour l'accès, l'équité et la diversité (AAAED) en juin dernier. Mais mon inquiétude n'a pas été prise en compte, car le fonctionnaire n'était au courant d'aucun audit dans lequel des entrepreneurs fédéraux avaient été cités pour avoir des employés dont la race et/ou le sexe n'étaient pas connus.
En discutant avec un groupe d'entrepreneurs fédéraux à Houston le mois dernier, j'ai appris que les entrepreneurs sont, en fait, toujours tenus pour responsables de la présence d'inconnus dans leur personnel. La confusion persiste donc et les entrepreneurs fédéraux se retrouvent dans une situation inextricable.
Le 24 janvier 2019, l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) a invité la communauté des contractants fédéraux à poser une question au service d'assistance de l'agence. Le cas échéant, l'OFCCP répondra en publiant une lettre d'opinion. N'ayant jamais reculé devant un défi, j'ai proposé ma propre question - sur les inconnus de la main-d'œuvre - le 29 janvier 2019.
Le 6 février 2019, j'ai reçu un appel du service d'assistance de l'OFCCP me demandant des informations supplémentaires sur la question que j'ai posée. J'ai été informé que l'OFCCP publiera soit une lettre d'opinion, soit une FAQ sur le sujet avant la fin du mois de février.
Restez à l'écoute !
Pour accéder au portail du service d'assistance, rendez-vous à l'adresse suivante :
https://dol.secure.force.com/DOLFlowQuestions?agency=OFCCP&utm_campaign=directive201903&utm_medium=email&utm_source=govdelivery
Remarque : aucun élément de cet article ne constitue un avis juridique ni ne remplace un avis professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par le droit d'auteur © Schuyler Affirmative Action Practice.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
