Comme je l'ai dit, je suis passionné par la technologie. Il est essentiel que vos systèmes travaillent pour vous plutôt que de vous battre pour collecter et analyser les données des employés. Cependant, passer à un système RH pour la première fois ou changer de système n'est pas sans poser de problèmes. Voici donc quelques points à garder à l'esprit en matière de conformité aux mesures d'action positive : exigences en matière de conservation des documents, consultation et accès aux données, traitement des originaux, accessibilité, etc.
Si vous avez pris la décision de convertir vos dossiers papier en un système RH, félicitations. Tout d'abord, respirez un bon coup et sachez qu'au final, cela représentera un énorme pas en avant pour votre organisation. Je vous ai dit de respirer un bon coup, car le processus de transition du papier vers un système peut être long et fastidieux. Voici quelques questions de conformité AA que vous rencontrerez : Combien d'années en arrière allez-vous télécharger dans le système ? Si cela est inférieur aux exigences en matière de conservation des documents, comment allez-vous conserver ces documents ? Le système dispose-t-il de champs pour toutes les informations figurant sur l'original papier ? Si ce n'est pas le cas, comment allez-vous conserver ces documents ? Une fois qu'ils seront dans le système, serez-vous en mesure de les consulter et de les fournir à l'OFCCP si celui-ci en fait la demande ?
Si vous passez à un nouveau système, vous avez déjà réglé les problèmes mentionnés ci-dessus, mais quelques nouveaux peuvent apparaître. Y a-t-il des données de l'ancien système qui ne seront pas transférées vers le nouveau ? Si oui, comment allez-vous conserver ces données ? Si vous disposez de plusieurs systèmes (ATS, SIRH, rémunération, avantages sociaux, temps et présence, paie, gestion des performances, etc.), transférez-vous toutes les données de tous les systèmes en une seule fois ou échelonnez-vous les transitions ? Si vous les échelonnez, comment allez-vous gérer les données dans les deux systèmes pendant les transitions ? Les données transférées de l'ancien système vers le nouveau système seront-elles toujours consultables et exploitables ?
Lorsque vous prenez des décisions concernant ce qu'il faut importer dans votre nouveau système et comment le faire, je vous suggère de consulter la FAQ de l'OFCCP concernant les enregistrements et les systèmes électroniques. Il est important de bien comprendre toutes vos exigences en matière de données, de systèmes et de conservation des enregistrements avant de prendre des décisions. Il est beaucoup plus difficile et coûteux de corriger les problèmes a posteriori que de les traiter dès le début.
Exigences en matière de tenue de registres
Q. Les exigences en matière de conservation des documents papier s'appliquent-elles également aux documents conservés sous forme électronique ?
A. Oui. Si les dossiers sont conservés sous forme électronique, les entrepreneurs doivent s'assurer que les dossiers électroniques sont conservés conformément aux réglementations en matière de conservation des dossiers qui s'appliquent à tous les dossiers. Plus précisément, les réglementations de l'OFCCP aux articles 41 C.F.R. §§ 60-1.12, 60-250.80, 60-300.80 et 60-741.80 exigent que les entrepreneurs conservent des dossiers complets et exacts sur le personnel ou l'emploi. En outre, les réglementations 41 C.F.R. §§ 60-1.43, 60-250.81, 60-300.81 et 60-741.81 exigent que les entrepreneurs autorisent l'OFCCP à accéder à tous les dossiers pertinents à des fins d'inspection et de copie.
Q. Si un demandeur d'emploi soumet une candidature ou un CV contenant un lien Internet vers des documents attestant de ses qualifications (par exemple, un article ou un livre), le contractant doit-il conserver des copies des documents ou le lien URL suffit-il ?
A. Le contractant peut conserver les documents fournis par un demandeur d'emploi afin de démontrer ses qualifications dans le format fourni par ce dernier. Par exemple, si un candidat fournit au contractant un lien Internet vers un site Web tiers contenant des documents examinés électroniquement par le contractant au cours du processus de sélection, il suffit au contractant de conserver la candidature contenant le lien Internet vers les documents examinés. Toutefois, l'obligation du contractant de veiller à ce que les documents qu'il conserve sous forme électronique soient facilement accessibles pour examen, lisibles et pouvant être copiés par l'OFCCP, s'applique également à ces documents Internet. Par conséquent, afin de garantir la conformité, l'OFCCP recommande aux contractants de conserver une copie papier ou électronique de tout document stocké sur Internet.
Q. Si les normes de conservation des dossiers des candidats en ligne s'appliquent au recrutement pour un poste particulier et que le contractant reçoit des CV papier pour ce poste de la part de demandeurs d'emploi lors d'un salon de l'emploi ou d'une foire aux emplois, le contractant doit-il conserver les CV papier reçus ?
A. Le contractant doit conserver les CV uniquement s'il envisage de retenir ceux reçus lors du salon de l'emploi pour un poste particulier. Le contractant n'est pas tenu de conserver les CV s'il a pour pratique constante de ne pas prendre en considération les CV papier reçus lors d'un salon de l'emploi ou d'une foire aux emplois. Par exemple, le contractant n'aura pas besoin de conserver les CV papier remis lors d'un salon de l'emploi s'il ne les prend pas en considération et demande à tous les demandeurs d'emploi de publier leur CV sur son site web et/ou de postuler à des postes particuliers sur ce site. Le contractant doit veiller à appliquer ce protocole de manière uniforme et cohérente. C'est la pratique effective du contractant qui détermine s'il a pris en considération un CV. Par exemple, si la politique d'un entrepreneur est d'accepter uniquement les CV soumis via son site web, mais que sa pratique réelle consiste à examiner également les CV reçus lors d'un salon de l'emploi ou d'une foire à l'emploi, l'entrepreneur devra conserver à la fois les CV collectés lors des salons de l'emploi et ceux soumis via son site web.
Consultation et accès
Q. Si un entrepreneur transfère ses dossiers papier relatifs à son personnel vers un système d'archivage électronique, quels documents doit-il fournir à l'OFCCP à sa demande ?
A. Les réglementations de l'OFCCP exigent que les entrepreneurs autorisent l'OFCCP à accéder à leurs dossiers lors d'une évaluation de conformité ou d'une enquête sur une plainte menée par l'OFCCP. Ces exigences s'appliquent à la fois aux dossiers papier et électroniques. Voir 41 C.F.R. §§ 60-1.43, 60-250.81, 60-300.81 et 60-741.81. Ainsi, tous les dossiers électroniques du contractant doivent être facilement accessibles pour examen, lisibles et pouvant être copiés par l'OFCCP.
Q. Un entrepreneur peut-il soumettre à l'OFCCP des documents dans le même format que celui fourni par les demandeurs d'emploi à l'entrepreneur si les dossiers ont été fournis via une adresse Internet, un lien ou une URL ?
A. Un entrepreneur peut fournir à l'OFCCP les documents fournis par les demandeurs d'emploi dans le format soumis par ces derniers. Cependant, les entrepreneurs doivent s'assurer que tous les liens Internet fournis à l'OFCCP sont exacts, à jour et opérationnels, et que les documents auxquels ils renvoient sont facilement identifiables, disponibles pour consultation et pouvant être copiés. Si l'OFCCP n'est pas en mesure d'accéder, d'inspecter ou de dupliquer les dossiers d'un entrepreneur pour quelque raison que ce soit, par exemple si le serveur hébergeant les dossiers a été désactivé, si le lien a été déplacé ou modifié, ou si un logiciel spécial est nécessaire pour télécharger et consulter les dossiers, la fourniture de liens Internet ne satisfera pas aux exigences d'accès aux dossiers de l'entrepreneur et l'OFCCP demandera à l'entrepreneur de fournir d'autres moyens d'accès aux dossiers demandés. À tout moment, le contractant doit fournir à l'OFCCP un accès effectif pour l'inspection et la duplication des documents demandés. Comme indiqué dans la réponse précédente, afin de garantir la conformité, l'OFCCP recommande aux contractants de conserver une copie papier ou électronique de sauvegarde de tout document stocké sur Internet. En outre, si les documents d'un contractant sont disponibles en plusieurs formats, l'OFCCP se réserve le droit d'exiger que ces documents soient produits dans un ou plusieurs des formats disponibles.
Originaux papier
Q. Quand un entrepreneur peut-il détruire un document original papier qui a été converti en document électronique ?
A. En général, le document papier original peut être détruit à tout moment après avoir été transféré dans un système d'archivage électronique. Cependant, le document papier original ne peut être détruit si la copie électronique ne reproduit pas fidèlement le document original.
Accessibilité
Q. Un entrepreneur peut-il utiliser uniquement un système de candidature en ligne pour accepter les candidatures à un emploi ?
R. Oui, un entrepreneur a la possibilité d'utiliser un système de candidature en ligne uniquement ou un autre formulaire électronique tel que le courrier électronique ou la télécopie. Cependant, les entrepreneurs doivent veiller à ce que les candidats handicapés aient les mêmes chances de postuler à un emploi. Voir 41 CFR Parties 60-250.5, 60-250.20, 60-250-21, 60-300.5, 60-300.20, 60-300.21, 60-741.5, 60-741.20 et 60-741.21.
Q. Un entrepreneur doit-il s'assurer que son système de candidature en ligne est accessible aux personnes handicapées ?
A. L'ADA, la section 503, la VEVRAA et leurs règlements exigent qu'un entrepreneur offre des chances égales aux candidats qualifiés handicapés et aux anciens combattants handicapés pour postuler à des emplois. Cette obligation comprend, si nécessaire, la mise en place d'aménagements raisonnables pour les personnes handicapées qualifiées, à moins que cela n'impose une contrainte excessive (difficulté ou dépense importante) à l'entrepreneur. Les entrepreneurs concernés doivent également prendre des mesures positives pour employer et promouvoir les personnes handicapées et les anciens combattants handicapés qualifiés dans leurs pratiques de recrutement, de publicité et de candidature. Voir 41 CFR Parties 60-300.5 et 60-741.5.
Bien que des progrès technologiques majeurs aient été réalisés ces dernières années, de nombreux systèmes en ligne peuvent ne pas être entièrement accessibles. Par exemple, une personne malvoyante peut avoir des difficultés à lire le texte ou les graphiques d'une page web. Ou bien, le système peut ne pas fonctionner si une personne handicapée utilise un logiciel d'adaptation. Les entrepreneurs peuvent donc trouver avantageux (mais ce n'est pas obligatoire) de concevoir ou de repenser leurs systèmes de candidature en ligne afin de garantir le plus grand accès possible au plus grand nombre de candidats potentiels handicapés. L'utilisation de techniques de « conception universelle » peut être un moyen rentable et efficace de minimiser le besoin d'aménagements individuels raisonnables et de garantir que l'entrepreneur touche et reçoit des candidatures provenant du plus large éventail possible de candidats qualifiés.
Si un entrepreneur propose systématiquement aux candidats plusieurs méthodes pour postuler à un emploi et que toutes ces méthodes sont traitées de manière égale, l'employeur n'est pas tenu de s'assurer que son système de candidature en ligne est entièrement accessible. Mais si un entrepreneur utilise uniquement un système de candidature en ligne pour accepter les candidatures à un emploi, il doit s'assurer que les candidats potentiels handicapés peuvent soit utiliser le système, soit soumettre leur candidature en temps utile par d'autres moyens. Cela implique notamment de fournir un moyen de contacter l'entrepreneur, autre que le système en ligne, afin de demander tout aménagement raisonnable nécessaire pour offrir à un candidat handicapé une chance égale de postuler et d'être pris en considération pour les emplois proposés par l'entrepreneur.
Q. Comment un entrepreneur peut-il savoir si son système de candidature en ligne est interopérable avec les technologies d'assistance utilisées par les personnes handicapées ?
A. Pour qu'un système de candidature soit accessible à tous, il doit intégrer des technologies électroniques et informatiques « interopérables ». L'interopérabilité est la capacité d'un système informatique à interagir et à communiquer efficacement lorsqu'un candidat handicapé utilise des technologies d'assistance/logiciels adaptatifs et des stratégies adaptatives avec le système de candidature du prestataire. Le Bureau des politiques en matière d'emploi des personnes handicapées (ODEP) du ministère américain du Travail a identifié les ressources disponibles à cet égard pour les entrepreneurs et les candidats à un emploi. Ces informations, ainsi que d'autres, sont disponibles sur le site web de l'ODEP à l'adresse www.dol.gov/odep. Des ressources supplémentaires sont disponibles sur le site web du Job Accommodation Network (JAN) à l'adresse www.jan.wvu.edu.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
